Strefa Klienta
Autoresponder to automatyczna odpowiedź, która pojawia się nadawcy wiadomości email wtedy, gdy adresat jest poza biurem i był na tyle miły, że przed wyjazdem dokonał pewnych zmian w ustawieniach swojej poczty. Pozostawienie takiej informacji zwrotnej to rodzaj biznesowej grzeczności i wyraz uprzejmości wobec osób, które w czasie nieobecności adresata będą chciały z nim się skontaktować.
Dlaczego warto pamiętać o ustawieniu autorespondera?
Na pewno nieraz zdarzyło Wam się, że Wasz mail pozostawał bez odpowiedzi przez długi czas. Cierpliwość nadawcy wystawiona jest wówczas na dużą próbę a w głowie rodzi się mnóstwo pytań, wątliwości czy podejrzeń.
"Może mój mail nie doszedł, trafił do spamu, został usunięty przed przeczytaniem, zawieruszył się wśród innych..."
"Może mój mail nie jest interesujący dla adresata i go najzwyczajniej w świecie ignoruje! (oj, ty ty!)..."
"Może napisałem/am w mailu coś co bardzo, bardzo nie spodobało się adresatowi..." (w tym momencie jeszcze raz nadawca sprawdza treść wiadomości, literka po literce)"
Sporo tego, ale to nie wszystko, ponieważ adresat może być przecież w delegacji, na urlopie wypoczynkowym, zdrowotnym, macierzyńskim czy innym. Może być nieobecny w pracy dzień, dwa, tydzień, dwa, miesiąc, trzy, dziewięć. A może już nie pracuje w tej firmie?
Jeśli to, co dzieje się w umyśle nadawcy w tej sytuacji przypomina wzburzone morze, to można powiedzieć, że przeczytanie autorespondera, zawierającego dwa-trzy zdania z konkretami sprawia, że ten sam nadawca staje się momentalnie oazą spokoju.
Kiedy autoresponder będzie działał jak balsam?
...balsam nawilżający, plasterek, miód na serce, kamień z serca? Wtedy, gdy będzie zawierał odpowiedzi na następujące pytania:
- W jakim terminie adresat wiadomości jest niedostępny? (Najważniejsze - kiedy wróci!)
- Z kim można kontaktować się w sprawach pilnych, ważnych i tych z kategorii - i pilne, i ważne jednocześnie?
Tylko tyle. Sama autoodpowiedź jest już sygnałem dla nadawcy, że adresat prawdopodobnie nie przeczytał wiadomości (bywają adresaci, którzy sprawdzają pocztę także podczas nieobecności w pracy). Powód nieobecności nie jest tak ważny, gdy wiemy kiedy adresat wróci.
Wzory autoresponderów
Autoresponder może być wiadomością utrzymaną w stylu formalnym. Prostą, klasyczną, bez osobistych wynurzeń, z utartymi zwrotami. Ten typ spawdzi się wtedy, gdy w czasie nieobecności możemy spodziewać się maili od osób, z którymi łączą nas kontakty formalne, biznesowe i na co dzień utrzymujemy właśnie taki profesjonalny ton w korespondecji.
Przykład 1:
Szanowni Państwo,
w dniach [widełki czasowe] przebywam na urlopie.
Pod moją nieobecność zastępuje mnie [imię i nazwisko osoby kontaktowej, stanowisko tej osoby, kontakt - adres mailowy, nr telefonu].
Na wszystkie Państwa wiadomości odpowiem zaraz po powrocie.
Pozdrawiam
[imię i nazwisko nadawcy]
Przykład 2:
Dzień dobry,
uprzejmie informuję, że w dniach [widełki czasowe] jestem poza biurem.
Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie. W sprawach związanych z [tu sprawa], proszę o kontakt z [imię i nazwisko osoby kontaktowej, stanowisko tej osoby, kontakt - adres mailowy, nr telefonu].
Z poważaniem
[imię i nazwisko nadawcy]
Przykład 3 (po angielsku):
Dear sender,
Thank you for your email.
Please be informed that on [widełki czasowe] I am out of the office with limited access to my mailbox during this period, so please expect some delay in my reply.
In urgent cases please contact with [imię i nazwisko osoby kontaktowej, stanowisko tej osoby, kontakt - adres mailowy, nr telefonu].
Best regards,
[imię i nazwisko nadawcy]
Przykład 4:
Jeśli nie chcecie zmieniać treści autorespondera przy każdej okazji nieobecności w biurze, ciekawym pomysłem jest utworzenie go w formie forumalarza. Znakiem x zaznaczamy wówczas odpowiedni wiersz i dodajemy datę powrotu. Ta forma jest o tyle ciekawa, że daje czytelnikowi odpowiedź na pytanie, co dalej będzie działo się z jego wiadomością. Powód nieobecności wydaje się tu mniej ważny.
Szanowni Państwo,
dziękuję za wiadomość. Jestem poza biurem z powodu:
( ) szkolenia
( x ) delegacji
( ) święta państwowego
( ) urlopu zdrowotnego
( ) urlopu wypoczynkowego.
Państwa wiadomość:
( x ) nie zostanie przeczytana
( ) może zostać przeczytana w międzyczasie
( ) zostanie przeczytana i odpowiem na nią po powrocie.
Wrócę [data].
Pozdrawiam
[imię i nazwisko nadawcy]
Przykład 5:
Autoresponder może też uciekać od formalnych zwrotów, ale taki typ sprawdzi się bardziej w branży kreatywnej lub wtedy, gdy nasz adres email znają ludzie, z którymi łączą nas mniej formalne, luźniejsze relacje. W takim przypadku wzory autoresponderów nie mają sensu wcale, bowiem idea polega na tym, żeby taka wiadomość była zupełnie niecodzienna, wymykała się schematom i najlepiej była nie do podrobienia. Całkowicie w stylu nadawcy.
Dzień dobry!
Kiedy czytasz tego maila, [informacja, co teraz robisz].
Wracam [data powrotu], ale jeśli potrzebujesz pomocy już teraz, [imię osoby kontaktowej, adres mailowy, nr telefonu] na pewno z chęcią pomoże! :)
Pozdrawiam serdecznie
[imię nadawcy]
Autor: Karolina Zdunowska
Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. W przeszłości współpracowała z wydawnictwami: Media Regionalne, Ringier Axel Springer i Marquard Media. W Grupie MBE była odpowiedzialna za redakcję tekstów do magazynu „Kariera w Finansach i Bankowości” oraz na stronę KarierawFinansach.pl w latach 2018-2022.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.