Nowe zadania stojące przed rachunkowością firm

Ich skuteczne rozwiązywanie wymaga zmian w organizacji firmy. Skłania do sięgania po informacje dotąd uważane za mało istotne. Sprzyja podejmowaniu zdań leżących dotąd poza głównym nurtem działań. Jednym słowem – zmiany realiów wymuszają zmiany w zarządzaniu.

W Europie od około ćwierćwiecza, w krajach anglosaskich, szczególnie w USA nieco dłużej - mniej więcej od około 60 lat, obiektem tych zmian jest również rachunkowość firmy. Polegają one na jej ewolucji z systemu informacji monopolistycznie podporządkowanego zewnętrznej sprawozdawczości w system o wielu funkcjonalnościach. Wskutek nich rachunkowość przedsiębiorstwa jest zdolna zaspokajać indywidualne i często istotnie różniące się względem siebie potrzeby informacyjne artykułowane przez coraz liczniejszą rzeszę jej współczesnych użytkowników. Ich lista nieustannie rośnie.

 

Po pierwsze, są wśród nich księgowi obarczeni tradycyjnym obowiązkiem obsługi sprawozdawczości zewnętrznej. Z perspektywy polskich doświadczeń aż kusi, by powiedzieć jej pierwotni, "najstarsi" odbiorcy. Można by, gdyby takie twierdzenie dało się… obronić. A przeszkód jest wiele. Wśród nich szczególnie trudno byłoby zignorować fakt, że sprawozdawczość zewnętrzna we współczesnym znaczeniu to wynalazek zaledwie lat 30. XX wieku. Tymczasem, np. zasada podwójnej księgowości, w środowiskach księgowych jednoznacznie kojarzona z rachunkowością finansową i sprawozdawczością zewnętrzną, jest od niego starsza, bagatela, o jakieś 800 lat. Świadczą o tym szkockie znaleziska z 1200 roku zawierające opis procedur podwójnego zapisu księgowego. Nieco później, w XV wieku, zasada podwójnego zapisu stała się tematem podobno najobszerniejszej na jej temat dysertacji napisanej przez nauczyciela matematyki Leonarda da Vinci – Paccioli.  Warto nadmienić, że zachwycał się jej prostotą także poeta Johann Wolfgang von Goethe, twierdząc, że jest "największym wynalazkiem ludzkości", co też miało miejsce parę stuleci temu.

 

Fakty te warto zachować w pamięci, szczególnie wobec niemal powszechnego w Polsce przekonania, że rachunkowość w służbie zarządzania (rachunkowość zarządcza) to wynalazek ostatnich lat, podczas gdy pierwotną funkcją rachunkowości jest obsługa zewnętrznej sprawozdawczości. Również dlatego, że wspomniane daty prawdopodobnie nie przypadkowo pokrywają się z wielkimi przedsięwzięciami, dzisiaj powiedzielibyśmy "biznesowymi", jakimi w swoim czasie były zarówno wyprawy krzyżowe, jak i wyprawy podróżników do Nowego Świata, które prawdopodobnie stymulowały rozwój rachunkowości.

Po drugie, wśród aktualnie najliczniejszych użytkowników informacji dostarczanej z systemu rachunkowości firmy, szczególnie w krajach rozwiniętych gospodarek, są kontrolerzy. Obciążeni obowiązkiem zbudowania systemu zarządzania umożliwiającego sterowanie wynikami finansowymi firm stają przed bardzo odpowiedzialnym zadaniem. Jest nim udostępnienie decydentom informacji objaśniającej wpływ przygotowywanych decyzji na przyszłe wyniki firmy oraz wskazującej stopień realizacji celów w tym zakresie. Tyle, że w tym przypadku "udostępnić" bynajmniej nie oznacza „wydrukować”. Jeżeli rachunkowość firmy została zbudowana wyłącznie z myślą o obsłudze sprawozdawczości zewnętrznej, "udostępnienie" polegać będzie na jej przystosowaniu do podjęcia nowych zadań i zaspokojenia z gruntu różnych potrzeb informacyjnych nowych odbiorców. W najprostszym ujęciu, o ile sprawozdawczość zewnętrzna zdąża do znalezienia odpowiedzi na pytanie „ile wynosi wynik”, o tyle zarządzający zainteresowani wywieraniem aktywnego wpływu na jego wysokość, poszukują odpowiedzi na pytanie „dlaczego wynik jest taki i od czego to zależy?”.

Po trzecie, potrzeby informacyjne kadry zarządzającej i wynikające stąd obowiązki kontrolerów dotyczące zapewnienia dostępu do informacji są szczególnie duże wówczas, gdy firmy działają w warunkach silnej konkurencji. Wówczas przedmiotem zainteresowania stają się dodatkowo porównania z kluczowymi konkurentami dotyczące osiąganych wyników, poziomu produktywności, struktury wydatkowanych środków, poziomu nakładów na inwestycje czy efektywności podejmowanych projektów inwestycyjnych.

 

Gdy konkurentami są gracze rynku globalnego, firmy stają przed koniecznością wprowadzenia do swej rachunkowości procedur umożliwiających dodatkowo prowadzenie porównań międzynarodowych. To powszechna praktyka wśród dużych i średnich firm krajów rozwiniętych. Jak wynika z badań prowadzonych w początku XXI wieku w gospodarce niemieckiej, do tej roli aspiruje zarówno amerykański standard rachunkowości finansowej (GAAP), jak i międzynarodowe standardy rachunkowości. Wynika z nich również, że wysiłek polegający na uruchomieniu tego dodatkowego standardu rachunkowości poniosło ponad 60 proc. firm niemieckich z listy 2000 największych.

Po czwarte, wśród użytkowników rachunkowości, których zadania stawiają przed rachunkowością firmy nowe wymagania są również dyrektorzy finansowi firm. Usuwanie barier w przepływie kapitału pomiędzy gospodarkami różnych krajów ułatwia tworzenie grup kapitałowych. Często ich uczestnikami są firmy działające w różnych krajach, objęte jurysdykcją narodowych, różniących się między sobą, standardów rachunkowości finansowej. W tej sytuacji koniecznością staje się oparcie rachunkowości w tych firmach na rozwiązaniach umożliwiających respektowanie standardów przygotowania informacji sprawozdawczej obowiązujących w kraju będącym siedzibą konkretnej firmy i jednocześnie wymagań stawianych przez przepisy kraju będącego siedzibą władz grupy kapitałowej.

Konkludując, firma zlokalizowana np. w Polsce, należąca do koncernu z siedzibą w Szwajcarii, konkurującego z firmami amerykańskimi i dodatkowo stosująca w zarządzaniu instrumenty kontrolingu musi "pomieścić" w swej rachunkowości procedury umożliwiające udostępnienie informacji dotyczącej wpływu prowadzonej działalności na majątek i kapitały firmy jednocześnie w kilku standardach, mianowicie zgodnych z wymaganiami:

a)polskiej ustawy o rachunkowości (finansowej),

b)szwajcarskich przepisów regulujących zasady zewnętrznej sprawozdawczości,

c)amerykańskiego standardu rachunkowości finansowej lub, stosownie do suwerennej w tym względzie decyzji, międzynarodowych standardów rachunkowości oraz

d)standardu rachunkowości zarządczej, który wprawdzie znajduje się poza obszarem zainteresowań regulacji prawnych, jest jednak regulowany przez normy zawodowe (podobnie jak profesjonalizm w każdym innym zawodzie).

Sytuacja ta zasadniczo zmienia obowiązki i wymagania, jakim sprostać musi rachunkowość we współczesnej firmie. Z pewnością czas monopolu służb księgowych na informację z rachunkowości raczej nieodwracalnie odchodzi do przeszłości. 

Nowe zadania staną również przed rachunkowością setek i tysięcy firm polskich i to z kilku powodów. Po pierwsze, zdecyduje o tym atrakcyjność polskiej gospodarki dla inwestorów zagranicznych. Po drugie, jej coraz silniejsze umocowanie w gospodarce globalnej. Po trzecie, coraz silniejsza presja konkurencji na szukanie źródeł wzrostu w poprawie wydajności i produktywności. Przyczyny te wszystkie razem i każda z osobna wzbudzą zapotrzebowanie osób zarządzających na informację o wynikach firm w standardach innych niż określony dla polskiej sprawozdawczości finansowej.

Jeden z niemieckich konsultantów kontrolingu Otto Tylkowski, na pytanie typu: "co było pierwsze: jajko czy kura" zwykł odpowiadać; "kurnik". Podobna licytacja w kwestii, który ze współczesnych użytkowników rachunkowości firmy ma "ważniejsze" potrzeby i w związku z tym może narzucać innym odbiorcom standardy udostępnianej informacji, wymagałaby równie salomonowej odpowiedzi. Licytacja taka, szczególnie na linii: sprawozdawczość finansowa – kontroling, jest jednak na porządku dziennym w wielu polskich firmach. Przy czym w większości przypadków piłka jest po stronie sprawozdawczości finansowej.

 

Tymczasem lansowana jeszcze kilka dziesięcioleci temu teza, że szczegółowość to klucz do stworzenia uniwersalnych systemów informacyjnych dostosowanych do potrzeb wszystkich użytkowników, została ostatecznie zweryfikowana negatywnie. Już od dłuższego czasu systemy informacyjne cechuje celowość będąca efektem ich ukierunkowania na indywidualne potrzeby konkretnych odbiorców informacji. Proces ten nie ominął rachunkowości. Miejsce dyskusji o tym, kto jest jej kluczowym użytkownikiem, zostały skutecznie wyparte. W ich miejsce podjęto działania na rzecz wzbogacenia funkcjonalności rachunkowości i przekształcenia jej w instrument wspierający rozwiązywanie problemów daleko wykraczających poza obowiązki sprawozdawczości zewnętrznej.

Na marginesie warto nadmienić, że chyba jedynym użytkownikiem rachunkowości firmy, którego indywidualne potrzeby w polskich przedsiębiorstwach nie zostały zakwestionowane, jest sprawozdawczość podatkowa (w czym niewątpliwie dopomogły groźby sankcji karnych). Mimo niedogodności, które się z tym wiążą, służby finansowo-księgowe bez zbędnych dyskusji zaakceptowały konieczność stosowania odrębnych procedur wyceny niektórych pozycji kosztów i przychodów oraz naliczania wyniku dla potrzeb sprawozdawczości finansowej i sprawozdawczości podatkowej. 

Podjęcie przez rachunkowość firmy obsługi nowych użytkowników wymaga zgody na następny krok na tej drodze. Powszechna akceptacja dla zasad koegzystencji sprawozdawczości finansowej i podatkowej może go znacznie ułatwić. Bowiem z gruntu analogiczne rozwiązania, mogą otworzyć rachunkowość także na inne, wykorzystywane w zarządzaniu standardy informacji o wpływie podejmowanych działań na wyniki finansowe firm. Ich równie zgodną koegzystencję można bowiem osiągnąć wprowadzając do rachunkowości rozwiązania polegające na:

a)kilkakrotnym wycenianiu tych samych zdarzeń na potrzeby różnych standardów informacji o wynikach przy konsekwentnym przestrzeganiu zasady ich jednokrotnej ewidencji,

b)indywidualizacji zasad raportowania informacji z rachunkowości firmy adresowanej do jej różnych użytkowników,

c)równoległym wprowadzaniu indywidualnych procedur rozliczania wyników (w tym opartych na odmiennych metodach rachunku kosztów) na potrzeby różnych odbiorców,

d)wprowadzeniu procedur kontrolnych pozwalających uzgadniać wyniki uzyskane w różnych standardach.

Ich wdrożenie oznacza jednocześnie kres monopolu sprawozdawczości zewnętrznej  w wyznaczaniu standardów rejestracji kosztów i przychodów, w narzucaniu procedur ich przetwarzania i ostatecznie także raportowania osiągniętych wyników. W nowych okolicznościach jego miejsce musi zająć praktyka artykułowania własnych potrzeb informacyjnych przez wszystkich docelowych użytkowników rachunkowości oraz wypracowania przez specjalistów rachunkowości procedur ewidencji, rozliczania wyników i ich raportowania respektujących jednocześnie wszystkie standardy udostępnianej informacji.

Nie ma więc wątpliwości, że nowe zadania stojące przed rachunkowością firm to również nowe wyzwania dla ich dyrektorów finansowych. Tak długo, jak długo zmiany te nie przenikną do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, tak długo zadania rachunkowości będą identyfikowane wyłącznie ze sprawozdawczością zewnętrzną. Co gorsze, tak długo firmy nie uzyskają wsparcia informacyjnego, bez którego niemożliwe jest ich otwarcie i przysposobienie do podejmowania współczesnych wyzwań. 

Jednym z najważniejszych w polskich firmach pozostaje unowocześnienie procesów zarządzania. To między innymi z powodu całkowitego podporządkowania rachunkowości firm potrzebom zewnętrznej sprawozdawczości kontroling zamiast z nową technologią zarządzania w wielu, nawet poszukujących go firmach, identyfikowany jest z wyłącznie z nowym raportowaniem niestety nadal "starej" (bo przygotowywanej pod dyktat potrzeb sprawozdawczości zewnętrznej) informacji.