Jak dobrze przygotować się do urlopu?

Psychologowie radzą, by na wakacje jeździć dwa razy w roku: raz w dobrze znane miejsce, gdzie możemy w pełni się zrelaksować, a drugi gdzieś, gdzie jeszcze nie byliśmy, by poznawać, doświadczać i kolekcjonować wrażenia. Taka forma odpoczynku zapewni naszemu mózgowi zarówno potrzebny odpoczynek, jak i odpowiednią stymulację.

Udany urlop i wartościowy odpoczynek od codziennych zajęć pozwala nam przez długi czas być aktywnymi i efektywnymi zawodowo. Wielu z nas nie potrafi jednak całkowicie oderwać się od pracy na czas urlopu, co jak tłumaczy psycholog Karolina Dróżdż z Luxmed Łódź, jest zgubne, bo jednoczesne odpoczywanie i pracowanie jest nie do pogodzenia, zatem nie odpoczywamy wówczas wcale.

Jeśli na co dzień pracujemy na pełnych obrotach, jesteśmy zaangażowani w ważne projekty, lubimy i cenimy to, co robimy, nie jest łatwo się oderwać i wyjechać na wakacje. Jak zatem zaplanować urlop tak, by nie towarzyszył mu stres ani poczucie winy z powodu pozostawionej pracy?

Strategiczne planowanie

Kluczowe dla powodzenia projektu „urlop” będzie dokładne zaplanowanie, ustalenie reguł, przekazanie informacji i realizacja założonego planu. Z pewnością pomoże Ci stworzenie checkisty ze wszystkimi punktami do zrealizowania przed wyjazdem.

Po pierwsze przygotowania do nieobecności w pracy zacznij odpowiednio wcześniej, biorąc pod uwagę specyfikę i czas trwania wykonywanych zadań. Pomyśl o czasie zarówno poprzedzającym Twój wyjazd, jak i o okresie po powrocie – dzięki temu nie będziesz podczas urlopu myśleć o tym, co masz zrobić po powrocie. Co ważne, wyznacz sobie czas na „wyhamowanie” – dzień lub choćby kilka godzin ostatniego dnia przed wakacjami, oraz na „rozbieg” w pierwszym okresie z powrotem.

Bardzo ważne jest w tym kontekście ustalenie priorytetów. Zastanów się lub skonsultuj z szefem, które z Twoich zadań trzeba wykonać przed dłuższą przerwą, a co może poczekać, aż wrócisz.

Bardzo dobrą praktyką jest skontaktowanie się z najważniejszymi klientami i partnerami na dwa tygodnie przed urlopem. Warto poinformować ich wcześniej o planowanej nieobecności, zaproponować przyspieszenie prac lub inne formy realizacji aktualnych spraw. Dzięki temu Twoi klienci i kontrahenci poczują się ważni i dobrze obsługiwani – a Ty będziesz mógł jechać na wakacje ze spokojną głową.

Współpracujesz z zespołem? Zaplanuj z wyprzedzeniem, czego mogą potrzebować od Ciebie koledzy podczas Twojej nieobecności, a także w czym będziesz uczestniczyć krótko po powrocie. To, co najważniejsze, wpisz w swój plan.

Informacja na wagę złota

Przekazywanie informacji i dobra komunikacja są podstawą przy skutecznym planowaniu spokojnego urlopu. Poinformuj współpracowników odpowiednio wcześniej, by na przykład osoba zastępująca Cię nie została zaskoczona przekazanymi jej czasowo obowiązkami w ostatniej chwili.

Zrób szczegółową listę zadań do wykonania i projektów, nad którymi aktualnie pracujesz. Dodaj opis każdego tematu oraz instrukcję: co jest do zrobienia pod Twoją nieobecność. Twojemu zastępcy przydać się może również podpowiedź, jak radzić sobie z potencjalnym problemem. Przekaż mu wszelkie wiadomości i sugestie, oraz listę priorytetów.

Poinformuj wszystkich, kto Cię zastępuje. Z pewnym wyprzedzeniem przed urlopem porozmawiaj też z przełożonym. Zdaj mu relację z tego, jaki jest stan wykonania Twoich zadań, co już zostało zrobione, a co odkładasz na później. Pokaż mu listę tematów, które zostawiasz zastępującej Cię osobie. W ten sposób nie tylko unikniesz pytań i niepokojenia szefa, lecz także pokażesz swoją dobrą organizację pracy i dodatkowo podkreślisz zdolności przywódcze.

Spokojna głowa

Nawet jeśli na co dzień jesteś samodzielnym pracownikiem i uważasz, że nikt nie wykona Twojej pracy z taką dokładnością jak Ty sam, postaraj się na czas urlopu zaufać innym członkom zespołu i powierzyć im swoje obowiązki.

Podejmij decyzję, czy będziesz choćby częściowo dostępny mailowo i telefonicznie i czy chcesz być informowany przynajmniej o najważniejszych rzeczach dziejących się w Twoim zespole. Skonsultuj to z szefem i poinformuj współpracowników. Niezależnie od tego ustal, w jaki sposób będzie się można z Tobą skontaktować w razie konieczności. Dobrym pomysłem będzie również doprecyzowanie, jakie sytuacje mogą wymagać Twojej natychmiastowej interwencji.

Dzięki tym wszystkim krokom będziesz mieć pewność, że wszystkie Twoje sprawy służbowe zostały przekazane i zminimalizujesz ryzyko konieczności zajmowania się pracą w wolnym czasie.

Zanim wyjedziesz

Ostatni dzień przed urlopem to czas na domknięcie aktualnych spraw i przekazanie zadań. Nie rozpoczynaj już nowych projektów, zamiast tego zadbaj, by nic nie pozostało niezałatwione ze spraw zaległych.

Nie zapomnij ustawić autorespondera z terminem Twojego powrotu i kontaktem do osoby, która Cię zastępuje w ważnych sprawach. Stwórz też automatyczną odpowiedź na telefony pod Twój numer w czasie Twojej nieobecności.

By zapewnić sobie miły powrót za kilka tygodni, zrób porządek w dokumentach na komputerze, a także posprzątaj na biurku.