Home office to nie urlop. Jak efektywnie pracować w domu?

Przyjęta przez Sejm 2 marca 2020 r. specustawa ws. koronawirusa przewiduje, że pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną. Na razie trudno oszacować, ile firm się na to zdecyduje, ale przypuszcza się, że około 2,5 miliona Polaków jest zatrudnionych w branżach, które mają taką możliwość.

Jak przygotować się do wykonywania zadań w domowym zaciszu? Co zrobić, żeby czas spędzony w domu był równie efektywny jak ten, kiedy wypełniamy obowiązki w biurze? 

1. Poinformujcie bliskich, że to nie jest dzień wolny

Członkowie rodziny, zwłaszcza ci, którzy nie są przyzwyczajeni do pracy poza miejscem zatrudnienia, mogą nie rozumieć idei home office. Warto poinformować ich o tym, że jest to standardowy dzień pracy i poprosić o zapewnienie warunków, które umożliwią wam realizację obowiązków.

2. Zorganizujcie sobie miejsce pracy

Poza zapewnieniem przez pracodawcę sprzętu, warto zorganizować sobie miejsce pracy w domu. Przygotujcie biurko, odpowiednie oświetlenie, wygodne krzesło. Dobrą organizację zaczyna się od uporządkowania przedmiotów wokół stanowiska pracy. Należy wyeliminować zbędne elementy, które będą tylko rozpraszały. Za to warto przygotować potrzebne urządzenia i narzędzia do wykonywania zadań. Należy trzymać zasilacze, notatnik czy wodę w pobliżu - mając je pod ręką, unikniemy zbyt częstego przerywania pracy.

Perspektywa spędzenia całego dnia w wygodnej piżamie lub dresie może być bardzo kusząca, ale wstawanie rano i rozpoczynanie dnia pracy tak samo jakby przejeżdżało się do biura zwiększa wydajność pracownika.

Dzięki odbyciu codziennej, porannej rutyny w postaci zwykłego ubrania się, mózg otrzymuje sygnał, że nadszedł czas, aby pracować, a nie odpoczywać.

3. Dobrze zaplanujcie pracę

Pierwszą rzeczą, którą każdy pracownik powinien zrobić przed rozpoczęciem właściwej pracy jest jej zaplanowanie. Dokładne rozpisanie zadania w punktach, z przewidzianym czasem ich wykonania, pogrupowane według ich priorytetu to klucz do właściwej organizacji. Dzięki temu deadline nigdy nie będzie straszny. Warto od czasu do czasu dać znać przełożonemu, na jakim etapie pracy jesteście lub czym się zajmujecie.

4. Wykorzystujcie narzędzia ułatwiające organizację i współpracę

Praca zdalna staje się łatwiejsza, jeżeli zaczynamy używać odpowiednich narzędzi. Możemy podzielić je na dwie kategorie: umożliwiające współpracę z innymi osobami na odległość i te, które usprawniają samodzielną organizację pracy. Dzięki nim praca zdalna może stać się przyjemniejsza i łatwiejsza, a pracownik szybko zauważy wzrost efektywności.

Strategiczne spotkania zespołów działających zdalnie nie stanowią problemu, jeśli pracownik ma pod ręką smartfon lub laptop z dostępem do Internetu. Kiedy nie ma możliwości osobistego spotkania przed podjęciem ważnych decyzji, zdalna komunikacja odgrywa tutaj ważną rolę. Sprawną pracę zespołową ułatwią takie narzędzia jak Slack, Microsoft Teams, Skype - numer jeden w zespołowej komunikacji online.

Źródła:

• "Koronawirus: Rośnie liczba osób, które pracują z domu", informacja prasowa, Antal, 2020. 
• "Jak wprowadzić pracę zdalną i efektywnie pracować z domu?", informacja prasowa, Michael Page, 2020.