Rekrutacja zdalna, czyli interview w dobie pandemii. 5 pytań do rekrutera z Deloitte

Pandemia koronawirusa a rekrutacja

Redakcja: Jak zmienił się proces rekrutacji w Państwa firmie w związku z pandemią koronawirusa? Jakie zmiany czekają kandydatów?

Emilia Sadowska, rekruterka z Deloitte: Pandemia koronawirusa spowodowała, że ograniczaliśmy do minimum kontakty bezpośrednie i zaczęliśmy pracować zdalnie. Konsekwencją tego była potrzeba przeformatowania również procesu rekrutacji. Nie była to jednak dla nas rewolucja, a dostosowanie poszczególnych etapów do nowych realiów. Zarówno pierwszy etap rekrutacji, aplikacja i przesłanie CV, jak i drugi, testy rekrutacyjne, zawsze odbywały się online. W związku z tym, w tych fazach, nie było potrzeby wprowadzania zmian. Kolejny krok to wywiad telefoniczny, który także pozostał bez zmian. Nie jest to jednak element stały dla wszystkich zespołów. To część, która występuje w procesach rekrutacji do Działów: Audytu i Doradztwa Podatkowego. W Działach Doradztwa Finansowego i Konsultingu ten element nie występuje.

Zmiany zaszły na ostatnim etapie rekrutacji, czyli w przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej. Ze względu na pandemię i fakt, że niemożliwe są osobiste spotkania z kandydatami, interview odbywa się zdalnie. W spotkaniu uczestniczy kandydat i przedstawiciel biznesu z zespołu, do którego kandydat aplikuje. To okazja, aby po raz pierwszy porozmawiać z potencjalnym przełożonym. W Deloitte, aktualnie, to spotkanie odbywa się poprzez komunikator online. Często w tym etapie bierze udział także pracownik zespołu rekrutacji. W przypadku procesów rekrutacji do wybranych zespołów, w trakcie takiej wideorozmowy, kandydaci mogą zostać poproszeni o wykonanie krótkich case study lub zadań z wykorzystaniem programu Excel. 

W pełni zdalny proces dla zespołu rekruterów był dużą zmianą. Przed pandemią spotkania odbywały się prawie zawsze osobiście. Ważny dla nas był bezpośredni kontakt z kandydatem, ułatwiający budowanie relacji. Z drugiej strony, dla kandydata, była to okazja do odwiedzenia naszego biura, poczucia atmosfery firmy i doświadczenia jak potencjalnie będą wyglądały dojazdy do pracy. Zdalne rozmowy należały do wyjątków i przeprowadzaliśmy je jedynie z kandydatami, którzy np. studiowali za granicą i nie było możliwości spotkania się z nimi w Polsce. 

Przygotowanie do wideokonferencji

2. Jak przygotować się do wideorozmowy kwalifikacyjnej?

Spotkanie rekrutacyjne w biurze i wideorozmowa różnią się formą, przebieg w dużej mierze pozostaje niezmienny. Wydaje mi się, że zdalny format, powoduje, że poza merytoryką kandydat musi zadbać także o techniczną i wizualną stronę takiej rozmowy. Podpowiadając jak się przygotować wymieniłabym kilka kluczowych punktów.

Po pierwsze, przygotowanie merytoryczne. Pod tym względem, wideorozmowa nie różni się od tej prowadzonej w biurze. Warto przeanalizować swoje dotychczasowe doświadczenie, zastanowić się nad motywacją do pracy na danym stanowisku oraz przygotować wcześniej pytania do rekrutera oraz potencjalnego przełożonego . 

Po drugie, kwestie techniczne. Ważne jest sprawdzenie sprzętu i tego, czy działa Skype. Należy upewnić się, czy mamy wszystkie narzędzia potrzebne do rozmowy: kamerkę, głośniki, mikrofon. Przyda się także naładowana bateria w komputerze. Warto przed rozmową przetestować np. ze znajomymi jak działa aplikacja do prowadzenia rozmowy, aby nic nas nie zaskoczyło. 

Dodatkowo, dbałość o otoczenie. Należy wyeliminować wszystkie elementy, które mogłyby nas rozproszyć w trakcie rozmowy, np. wyłączyć lub wyciszyć telefon komórkowy. Warto też mieć pod ręką notes lub długopis, na wypadek, gdyby trzeba było zanotować coś w trakcie rozmowy.

Problemy ze zdalną rekrutacją

3. Czy kandydaci mogą liczyć na drugą szansę, gdyby nie udało im się np. połączyć czy wystąpiłyby inne problemy techniczne?

Pamiętajmy, że problemy techniczne mogą dotyczyć obu stron, zarówno kandydatów, jak i rekruterów. Chciałabym uspokoić kandydatów, że w przypadku kłopotów technicznych, jesteśmy wyrozumiali. Zawsze w takiej sytuacji wchodzi w grę rozmowa telefoniczna albo umówienie innego terminu, żebyśmy mogli komfortowo zobaczyć się i usłyszeć. Zauważyłam, że problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy sprawdzamy znajomość programu Excel. Zdarza się, że kandydaci łączą się z nami poprzez aplikację w telefonie i nie mają tego programu na swoich urządzeniach. W takich sytuacjach staramy się znaleźć rozwiązanie, żeby rekrutacja była sprawiedliwa dla wszystkich i każdy był przetestowany w taki sam sposób. Dynamicznie reagujemy i dostosowujemy się do sytuacji. Otwartości i wyrozumiałości oczekujemy także od kandydatów. 

Chcąc wyeliminować problemy, stworzyliśmy porady dla kandydatów, dotyczące rozmów online. Zestaw porad otrzymuje każda osoba zapraszana na rozmowę kwalifikacyjną. Równolegle wysyłamy link do spotkania na Skype, dzięki czemu kandydat może wcześniej przetestować połączenie. 

CV – najważniejsze wskazówki

4. Wiele młodych osób może wykorzystać okres pandemii na przygotowanie CV. W sieci sporo jest poradników na ten temat. Czy jest coś, na co szczególnie zwracają Państwo uwagę?

Myślę, że teraz jest dobry moment na to, żeby osoby poszukujące pracy lub te, które będą wkrótce poszukiwać, dopracowały CV i sprawdziły, czy nie ma w nim błędów.

Warto spojrzeć na dokument z dystansem i zadać sobie pytanie, czy zwrócilibyśmy na niego uwagę , gdybyśmy byli rekruterami.

CV powinno być przygotowane w sposób staranny, czytelny i przede wszystkim, powinno odpowiadać na konkretne ogłoszenie. Pamiętajmy, żeby wypunktować obowiązki z wcześniejszych prac lub praktyk, a także opisywać różne doświadczenia. Jeśli ktoś wykonywał już pracę dorywczą albo był na praktykach to warto o tym wspomnieć. 

W procesach rekrutacji do Działu Audytu najczęściej biorą udział studenci kierunków finansowych, ale zapraszamy także studentów innych specjalności. Jednak w przypadku tych drugich, warto dodać informację o swojej motywacji i o tym, dlaczego aplikujemy do tego zespołu. Ważne, żeby rekruter zobaczył, że kandydat jest zdeterminowany i w pełni świadomy swojego wyboru oraz zmiany kierunku ścieżki zawodowej.

Onboarding pracownika a pandemia

5. Jak wygląda onboarding pracownika w czasach koronawirusa?

Aktualnie wdrożenie nowych pracowników oraz załatwianie kwestii formalnych związanych z zatrudnieniem odbywa się zdalnie. Online prowadzone są szkolenia, zarówno te, które przechodzi każdy nowy pracownik,  jak i te dotyczące procedur związanych z pracą w danym dziale. Największym wyzwaniem jest przekazanie sprzętu. Nowi pracownicy, którzy mogą pojawić się biurze, odbierają sprzęt osobiście, oczywiście z zachowaniem zasady bezpieczeństwa. Osoby, które nie mogą zgłosić się osobiście, sprzęt mają dostarczany pod wskazany adres. Każda osoba, która rozpoczyna w Deloitte pracę ma swojego coacha, a w przypadku niektórych zespołów, także buddiego. Dzięki nim wejście do nowej organizacji jest łatwiejsze. Spotkania z nimi, a także z nowym zespołem odbywają się online. Niektórzy nawet praktykują wirtualne spotkania na kawę. Na integrację w biurze przyjdzie jeszcze czas. 

Dziękuję za rozmowę.