Jak napisać list motywacyjny

Dobry list motywacyjny w jasny i konkretny sposób odpowiada na pytanie, dlaczego chcemy objąć dane stanowisko. Jego zadaniem jest przekonanie rekrutera do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną.

Dlatego musi spełniać szereg warunków formalnych – być przejrzysty i czytelny, a także w logiczny, uporządkowany sposób przedstawiać zawarte w nim informacje. Przy tym powinien być na tyle atrakcyjny, by zaciekawić adresata i przedstawić autora jako interesującego, wartościowego kandydata. Choć nie jest to łatwe, warto postarać się stworzyć taki list. Jak to zrobić?

 

Przygotowanie

Podobnie jak w przypadku tworzenia CV, przed napisaniem listu motywacyjnego warto się do tego zadania przygotować.

Po pierwsze przeanalizuj dokładnie ogłoszenie. Powie Ci ono, czego oczekuje pracodawca i jakich umiejętności poszukuje u pracownika na danym stanowisku.

Po drugie zdobądź jak najwięcej informacji na temat firmy, do której aplikujesz, a także osób, do których napiszesz swój list. Dostępne dziś narzędzia czynią ten research prostym: zacznij od strony internetowej organizacji, poprzez profile firmy i jej pracowników na portalach profesjonalnych, po opinie na forach dyskusyjnych. Polecamy również zasięgnięcie opinii na temat potencjalnego pracodawcy wśród znajomych. Wiedza ta pomoże Ci skuteczniej zaplanować i napisać swój list motywacyjny.

Zanim zaczniesz pisać, przemyśl dobrze swoją motywację i argumentację. Dlaczego chcesz podjąć pracę na oferowanym stanowisku? Dlaczego pracodawca powinien zatrudnić właśnie Ciebie? Odpowiedź na te pytania stanowi esencję listu i rekruter będzie ją umiał z niego wyczytać.

Zwróć jeszcze uwagę na styl i wygląd Twojego listu. Jego długość nie powinna przekraczać jednej standardowej strony formatu A4. Powinien być napisany standardową, łatwo czytelną czcionką, z przejrzystym formatowaniem: nieco powiększoną interlinią, wyjustowany, tak by jego lektura nie przysparzała kłopotów i nie była męcząca. Dobrym pomysłem jest ujednolicenie wyglądu CV i listu motywacyjnego poprzez zastosowanie tego samego szablonu i formatu – wygląda to profesjonalnie i świadczy o starannym przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych.

 

List motywacyjny – elementy

Elegancki list motywacyjny powinien mieć kompozycję tradycyjnego listu. W prawym górnym rogu strony umieszczamy zatem miejscowość i datę, nieco niżej, po lewej stronie swoje dane kontaktowe (najlepiej te same co w CV), znów nieco niżej, po prawej umieszczamy adresata listu: tytuł, imię i nazwisko oraz funkcję w firmie (jeśli kierujemy list do konkretnej osoby), nazwę działu, do którego piszemy, lub nazwę firmy. Zadbaj o wcięcia, odstępy i wyrównanie poszczególnych elementów tekstu, tak by stanowiły czytelną, estetyczną całość.

List rozpoczynamy od zwrotu grzecznościowego, który powinien mieć oficjalną formę. Jeśli wiesz, do kogo piszesz, użyj zwrotu od „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”, jeśli nie, rozpocznij od „Szanowni Państwo”.

Wstęp. Początek listu powinien zawierać informację o źródle, z którego dowiedziałeś się o ofercie pracy oraz deklarację chęci podjęcia tej pracy. Mimo sformalizowania tej części listu nie należy używać tu standardowego wzoru zdania otwierającego, bowiem wstęp powinien od razu zaciekawić i zatrzymać uwagę czytającego. Warto zatem pokusić się o oryginalne, choć oficjalne rozpoczęcie listu. We wstępie możemy również krótko się przedstawić, a także określić swój cel.

Argumentacja. Drugi akapit listu motywacyjnego budujemy na podstawie wcześniejszej analizy ogłoszenia, a jego celem jest pokazanie, że spełniamy wymagania pracodawcy, co potrafimy, w czym jesteśmy specjalistami i jakie sukcesy, które mamy na koncie, o tym świadczą. Należy przy tym odnosić się do kryteriów wymienionych w ogłoszeniu, ale nie dosłownie i nie powtarzając informacji zawartych w CV, lecz rozszerzając je i nawiązując do nich. Pamiętaj, że aby to, co piszesz było ciekawe, wyjątkowe, a zarazem wiarygodne, najlepiej jest podawać przykłady i dane. Na przykład jeśli aplikujesz na stanowisko doradcy klienta w banku, a pracodawca zaznacza, że do Twoich zadań będzie należała sprzedaż produktów bankowych klientom indywidualnym, pochwal się doświadczeniem na podobnym stanowisku, dodając, o ile wzrosły w ciągu kwartału Twoje wyniki sprzedaży produktów kredytowych. Gdy pracodawca wymaga znajomości technik sprzedaży, napisz o ukończonym kursie w tym zakresie. Pamiętaj, że fakty i dane zapadają w pamięć. W ten sposób przekonasz rekrutera, że Twoje umiejętności i doświadczenie sprawdzą się na danym stanowisku.

 

List motywacyjny daje nam też szansę szerszego niż w CV opowiedzenia o sobie. W kolejnej jego części przedstawisz bowiem swoją motywację do pracy, zdolności, umiejętności i kompetencje miękkie. Ich wspólnym mianownikiem powinno być dopasowanie do oferty pracy. Pamiętaj, że nie powinna to być lista cech, a każdą z tych, które zdecydujesz się w tym miejscu wymienić, powinieneś poprzeć przykładem. Zarówno w tym, jak i poprzedzającym akapicie Twojego listu warto stosować słowa kluczowe dla danego stanowiska i branży.

Zakończenie to w pierwszej części krótkie podsumowanie listu, a w drugiej wyrażenie nadziei na kontakt ze strony pracodawcy. Podobnie jak we wstępie warto unikać tu kopiowania standardowych wzorów.

Na końcu nie zapomnij o podpisie imieniem i nazwiskiem, poprzedzonym pozdrowieniem „Z poważaniem” lub „Łączę wyrazy szacunku”.

 

Podsumowanie

Po napisaniu jeszcze raz bardzo uważnie przeczytaj swój list, by znaleźć i poprawić ewentualne błędy językowe, logiczne. Zwróć szczególną uwagę na pisownię nazwisk czy nazw firm. Dobrym pomysłem jest też skonsultowanie zarówno treści, jak i formy listu z drugą osobą, ponieważ sami mamy tendencję do niezauważania własnych błędów.

Jeśli w CV umieściłeś klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w stopce dokumentu, możesz to samo zrobić w liście motywacyjnym.

Gotowy list, po sprawdzeniu i sformatowaniu, zapisz jako PDF. Dzięki temu unikniesz nieestetycznego wyglądu dokumentu przy innych niż u Ciebie ustawieniach programu.