Sposób na zwiększenie skuteczności nie tylko w pracy. Personal Kanban i model SMART

W obszarze rozwoju osobistego istnieje wiele narzędzi, które pomagają skutecznie wytyczać cele. Najpopularniejszą z nich jest model SMART.

Według modelu SMART cele powinny być konkretne, mierzalne, ambitne, realistyczne i umiejscowione w czasie.

Gdy po etapie planowania przychodzi czas na realizację, większość z nas dzieli cele na mniejsze etapy i przygotowuje sobie listy zadań do zrobienia. Czasem zapisane ręcznie, czasem z wykorzystaniem narzędzi online. Nierzadko wydające się nie mieć końca. Dlaczego jednak skuteczność realizacji zadań w oparciu standardową listę nie jest zbyt wysoka? Jak to zmienić?

Zwizualizuj swoją listę zadań

Przede wszystkim lista "To-Do" nie pozwala zwizualizować zadań, które na nas czekają. Forma listy jest zbiorem wszystkich czynności do wykonania, jednak trudno na niej zachować zależność pomiędzy zadaniami lub nadać im odpowiednie priorytety. Równie często brakuje w niej informacji o statusie zadań oraz wyszczególnionych etapów pracy.

Wykorzystaj swoją listę zadań jako punkt startowy. Zapisz wszystkie czynności, które masz do wykonania. Jeśli dane zadanie jest kompleksowe i składa się z kilku kroków, podziel je na mniejsze części. Tak przygotowana lista to tzw. backlog.

Jeśli pojawi się kolejne zadanie, dodaj je do tej listy. Wykorzystaj ją do uwolnienia się od ciągłej potrzeby pamiętania, że masz coś jeszcze do zrobienia. Przejrzyj backlog i zastanów się, które zadania mają najwyższy priorytet, czy któreś elementy są od siebie zależne. Być może podczas realizacji takich działań będziesz potrzebował zachować ustaloną kolejność. Sprawdź to!

Personal Kanban

Koncepcja Personal Kanban to sposób na podejmowanie świadomych, konstruktywnych decyzji w działaniu. 

System ten pozwala zintegrować i zorganizować wszystkie aspekty życia, jednocześnie koncentrując się wyłącznie na wykonywaniu jednego zadania na raz. Oprócz tego ma zapewniać jasny obraz sytuacji i pomagać nawet wtedy, gdy ulegniesz rozproszeniu.

Zespoły w firmach pracujące w metodologii Agile często korzystają z tablic Kanban. Dzięki nim mają zobrazowany zakres obowiązków, są na bieżąco ze statusem zadań i mogą zmaksymalizować swoje wyniki.

Zwiększenie skuteczności w pięciu krokach

Personal Kanban możesz wykorzystać, żeby zwiększyć swoją skuteczność, pracując samodzielnie. Oto 5 kroków, jak to zrobić.

1. Na papierze, tablicy lub przy pomocy narzędzi takich jak Trello, Microsoft Planner a nawet Excel, narysuj 3 kolumny. Każdej z nich nadaj jeden nagłówek: DO ZROBIENIA (to do), W TRAKCIE (in progress) i ZROBIONE (done). W zależności od potrzeb możesz modyfikować liczbę kolumn i dodać kolejne statusy np. W PRZEGLĄDZIE (in review), gdy współpracujesz z innymi osobami nad realizacją zadania i czekasz na informację zwrotną.
2. Wróć do swojej listy zadań (backlog) i wybierz z niej te, które chcesz wykonać w danym okresie (np. tydzień). Przegląd listy pozwoli ci nadać priorytety i określić zależności pomiędzy zadaniami.
3. Następnie dodaj zadania do kolumny DO ZROBIENIA. Pozwoli ci to realistycznie zarządzać swoimi możliwościami czasowymi i uniknąć frustracji związanej z niekończącą się listą zadań do zrobienia.
4. W danym dniu wybieraj do realizacji zadania z listy DO ZROBIENIA i umieszczaj je w kolumnie z nagłówkiem W TRAKCIE. Umożliwi ci to skoncentrowanie się w danym czasie tylko na wybranych zagadnieniach.
5. Ukończenie danego zadania oznacza, że należy je przenieść w miejsce zrealizowanych tasków. Umieść je w kolumnie ZROBIONE.

Skuteczność a multitasking

Mimo wieloletniego promowania wielozadaniowości – multitaskingu – tak naprawdę nie jesteśmy się w stanie skupić na wielu zadaniach jednocześnie. Nasz umysł nieustannie przełącza się pomiędzy wykonywanymi czynnościami, co znacząco wpływa na naszą koncentrację i prawdopodobieństwo popełnienia błędów.

Klucz do sukcesu: ogranicz liczbę zadań umieszczanych w kolumnie W TRAKCIE.

Paradoksalnie podczas skupienia się na jednej czynności możemy ukończyć ją dużo szybciej, niż gdy staramy się wykonać kilka zadań w tym samym czasie. To podejście sprzyja także większej dokładności podczas procesu realizacji zadania, co przekłada się na mniejszą liczbę błędów.

Ogranicz liczbę zadań W TRAKCIE na swojej tablicy, skupiając się najlepiej na jednym z nich. Satysfakcja z realizowania kolejnych zadań i postępów może być wspaniałym motywatorem do osiągania następnych celów!