Onboarding, czyli pierwsze kroki w nowej firmie

Dla wielu osób najbardziej stresującym momentem jest nie tyle sam udział w procesie rekrutacyjnym, co pierwsze dni nowej pracy. To naturalne – nawet najbardziej doświadczeni eksperci muszą nagle od zera uczyć się zupełnie nieznanej kultury organizacyjnej, odnaleźć się wśród nowych osób, w strukturze i procedurach. Dlatego tak ważny jest proces onboardingu, czyli adaptacji nowozatrudnionych osób w firmie.

W CRIDO robimy wszystko, żeby zredukować strach przed nieznanym do minimum. Głównymi bohaterami tego procesu są opiekunowie nowych pracowników (buddy). To osoby, które silnie identyfikują się z kulturą organizacyjną, mają świetne zdolności komunikacyjne i są pierwszym kontaktem dla nowego pracownika (new joiner).

Aby kompleksowo wesprzeć nowego pracownika, do roli buddy’ego angażujemy równocześnie dwie osoby. Z jednej strony jest to buddy biznesowy, czyli przedstawiciel powiększającego się zespołu. Jego rola jest istotna, bo to on posiada wiedzę na temat stanowiska i obowiązków oraz świetnie zna zespół. Z drugiej, do akcji wkracza buddy administracyjny – osoba z zespołu wsparcia, która pomoże w sprawach organizacyjno-administracyjnych.

Rola buddy’ego nie należy do najłatwiejszych. Przede wszystkim to duża odpowiedzialność za dobre wdrożenie new joinera. Po drugie, oznacza firmowanie organizacji i prezentowanie, jakie zachowania są w niej pożądane, a jakie nie – także poprzez własny przykład. W końcu rola ta wymaga poświęcenia czasu, którego w dzisiejszym świecie ciągle wszystkim brakuje. Dlatego otwartość na dodatkowe zaangażowanie jest niezmiernie cenna.

Kiedy zaczynaliśmy budowę procesu onboardingu wiedzieliśmy, że nie możemy zostawić naszych pracowników samych z tak dużą odpowiedzialnością. Zbudowaliśmy więc wokół tego program rozwojowy – Buddy Program. Bazę stanowi nasz portal szkoleniowy, w którym znajduje się dedykowana ścieżka z materiałami edukacyjnymi. Organizujemy też spotkania w gronie buddych, wciąż aktualizujemy materiały wspierające ich we wdrażaniu nowych pracowników:

• Know-how Buddy’ego – najaktualniejsze wersje przewodników buddy’ego oraz new joinera, opis programu onboardingu skierowanego do nowych osób oraz prezentacje z dotychczasowych spotkań buddych. Dostęp do aktualnych przewodników jest niezmiernie istotny w tak odpowiedzialnej roli, jaką jest wdrożenie nowego pracownika do organizacji. Zespół HR na bieżąco weryfikuje treści udostępniane w ramach programu. Bardzo istotne jest również, by buddy wiedział, jakie materiały są udostępniane podopiecznemu. Dzięki temu może efektywniej zarządzać procesem wdrożenia.
• Rozwój buddy’ego – zależy nam na rozwoju osobistym buddych. Przygotowaliśmy dla nich materiały self-study dotyczące styli społecznych i zarządzania sobą w czasie. Dzięki nim usprawniają swoją komunikację oraz planują swoje działania jeszcze efektywniej.
• Spotkania w gronie buddych – regularne spotkania w gronie buddych są okazją do podzielenia się doświadczeniami, przepracowania wymagających tematów, pojawiających się w procesie zdobywania nowych umiejętności. Networking w tej grupie jest kluczowy do utrzymania motywacji na wysokim poziomie.

Buddy jest jak przewodnik. Wskazuje new joinerowi właściwą drogę do pełnego wdrożenia. Wsparcie buddy’ego jest jednym z wielu elementów onboardingu, obok szkolenia wprowadzającego (induction) i kontaktu z liderem. Obecność osoby, która proaktywnie wdraża nowych pracowników, jest dla nich pierwszym kontaktem oraz spaja wszystkie elementy, które dołączający do firmy musi ukończyć, jest elementem kluczowym.

Kontakt z drugim człowiekiem dedykowanym do roli wspierającej obniża stres nowego pracownika, ponieważ nie czuje się on pozostawiony sam sobie. Poznawanie nowego świata przychodzi new joinerowi łatwiej i szybciej. Nie boi się tak bardzo ryzykować i doświadczać, bo wie, że ma komu zadać pytania lub kogo poradzić się w trudnej sytuacji. Wdrożenie z udziałem takiego przewodnika jest efektywniejsze niż przeklikiwanie suchych prezentacji czy rozwiązywanie testów online. W końcu tylko 10% wiedzy pracownik zdobywa dzięki kursom i szkoleniom, 20% wiedzy pochodzi z informacji zwrotnej, a 70% wiedzy zdobywa się w poprzez praktykę. Buddy Program świetnie sprawdza się w tym schemacie zarówno dla buddych, jak i new joinerów.

W naszym systemie nowy pracownik pozostaje pod taką dedykowaną opieką przez pierwsze trzy miesiące w firmie. Następnie wybiera sobie mentora, który jest osobą na stanowisku wyższym niż on sam i odpowiada za rozwój dalszej kariery zawodowej. Ale to już inna historia...