Nowe technologie w finansach. Wywiad z Katarzyną Gądek z ABB Business Services

Finanse a technologie

Jak oceniłaby Pani obecny stan zaawansowania technologicznego w branży finansowej?

Katarzyna Gądek, Global GBS HR Expert Services Controller w ABB: Działy finansowe muszą szybko reagować na potrzeby biznesowe. W obszarze finansowo-księgowym robotyzacja i automatyzacja są już bowiem znanym faktem, a nie wizją przyszłości. W ABB Business Services w codziennej pracy wykorzystujemy zaawansowane narzędzia, m.in. do przesyłania poleceń księgowań, rejestracji środków trwałych, rozliczania wydatków pracowniczych, uzgadniania kont bilansowych czy księgowania wyciągów bankowych.

Raport „The Future of Employment: How susceptible are jobs to computerisation?” przygotowany przez Carla Benedikta Frey'a oraz Michaela Osborne’a pokazuje, że aż 94% księgowych i audytorów może zmierzyć się z ryzykiem automatyzacji i tym, że niektóre czynności, takie jak np. analiza, którą zajmują się na co dzień, będą w przyszłości przypisane do robotów lub programów komputerowych. Dlatego od osób pracujących w obszarze finansów Centrach Usług Wspólnych oczekuje się, że będą aktualizować swoją wiedzę oraz rozwijać umiejętności, by doskonale odnaleźć się w pracy opartej na robotyzacji i automatyzacji.

Umiejętności pracowników działów finansowych

Jakie umiejętności zatem, Pani zdaniem, powinien mieć pracownik działów finansowych w BPO/SSC? Czy wpływ na zestaw takich kompetencji ma postępująca automatyzacja?

Transformacja cyfrowa w obszarze finansowo-księgowym wymusza pozyskiwanie talentów z rynku – pracowników, którzy wzbogacą organizację o świeże spojrzenie oraz są elastyczni w stosunku do nadchodzących zmian. Poprzez dynamicznie zachodzące zmiany w ciągu ostatnich lat, których głównym motorem napędowym jest rozwój nauki i techniki, pożądaną kompetencją pracowników, szczególnie w obszarze finansów, jest zdolność do efektywnego reagowania na pojawiające się nowe elementy rzeczywistości. Wymaga to rozwoju umiejętności, które charakteryzuje nie tylko gotowość na zmiany, lecz także aktywne uczestnictwo w ich kreowaniu oraz wdrażaniu.

Do zespołów ABB Business Services dołączają zarówno absolwenci bez wcześniejszego doświadczenia, jak i eksperci finansowi, analitycy biznesowi czy specjaliści w zarządzaniu projektami. Oczekiwania pracodawców względem specjalistów dotyczą przede wszystkim twardych umiejętności merytorycznych, ale również szerokiej wiedzy, zainteresowań technologicznych oraz umiejętności obserwowania nowych trendów i wprowadzania ich w życie. Każdy pracownik działów finansowych w BPO/SSC powinien też w pełni rozumieć wartości obowiązujące w firmie. W ABB zwracamy na to szczególną uwagę. 

Cele automatyzacji i robotyzacji

Jaki jest cel automatyzacji w księgowości?

W automatyzacji i usprawnianiu pracy nie chodzi oczywiście o to, aby stwarzać ryzyko utraty zatrudnienia. Celem jest redukcja lub całkowita eliminacja rutynowych, powtarzalnych czynności, by pracownik miał więcej czasu na bardziej skomplikowane procesy i analizy, co wpłynie korzystnie na jego motywację i satysfakcję z wykonywanej pracy. Robot powinien uwolnić pracownika od prostych aktywności, by specjalista mógł poświęcić zaoszczędzony czas na zadania strategiczne i bardziej wartościowe. Inaczej mówiąc, część powtarzalnych czynności może wykonać robot, zmniejszając margines błędu, optymalizując czy nawet przyspieszając niektóre procesy.

Automatyzacja w księgowości. Kiedyś i dziś

Jakie procesy w księgowości już są zautomatyzowane? Czy mogłaby Pani opowiedzieć jak na przestrzeni lat Pani pracy zmieniała się praca w finansach w kontekście nowych technologii?

Branża BPO/SSC zmienia się bardzo dynamicznie. Pamiętam, że jeszcze niedawno praca w księgowości wyglądała zupełnie inaczej. Księgowało się dokumenty głównie w wersji papierowej. Obecnie prawie wszystko ma formę elektroniczną – także akceptacje płatności. Kiedyś na dokumentach księgowych lub w sprawozdaniach finansowych musiała być aprobata pisemna z własnoręcznym podpisem – teraz są podpisy elektroniczne, dostosowane narzędzia do przepływu faktur i poleceń księgowych do aprobaty z wbudowaną ścieżką autoryzacji.

Kolejny przykład to uzgadnianie kont bilansowych – niegdyś proces i czynność bardzo manualna, obecnie w ABB mamy zautomatyzowane narzędzie pobierające salda z systemu ERP, informujące o jego zmianach oraz robota do przygotowywania najprostszych uzgodnień oraz wgrywania dokumentacji. Proces jest bardzo zmienny, dlatego też roboty muszą być dostosowywane do najnowszych wersji lub zmian w procesie. Duży postęp nastąpił również w obszarze księgowania wyciągów bankowych: od księgowania papierowego wyciągu otrzymanego tradycyjną pocztą do automatycznego księgowania plików otrzymanych z banków.

Digitalizacja procesów finansowych postępuje bardzo szybko w wielu obszarach: płatnościach, kontroli należności, obsłudze umów leasingowych, procesie deklaracji podatkowych, zarządzania procesem zakupowym czy raportowania finansowego.

Nowe technologie powodują, że praca w finansach uległa przez ostatnie kilkanaście lat potężnej transformacji, a rola księgowego ewoluowała wraz ze zmianami.

Praca zespołowa w BPO/SSC

Wokół zawodu księgowego krąży wiele stereotypów. Jaki charakter ma dziś praca w księgowości – indywidualny, czy może bardziej zespołowy? Jaki wpływ mają na to nowe technologie?

Zdecydowanie praca księgowego ma charakter zespołowy! Szczególnie widoczne jest to w strukturach Global Business Services, gdzie mamy procesowy podział pracy i występuje wiele zależności od momentu zakupu do ostatecznego rozliczenia i zaraportowania danych finansowych. Patrząc w uproszczeniu na procesy finansowe, cykl zaczyna się od złożenia zamówienia (Dział Zakupów), aprobaty i zaksięgowania faktury (Biznes, Dział Zobowiązań), płatności (Dział Płatności). Umiejętność współpracy w zespole jest więc kluczowa, gdyż zróżnicowane działania poszczególnych działów mają prowadzić do określonego, wspólnie osiągniętego rezultatu.

Codzienność pracy księgowego to obecnie sprawne korzystanie z nowinek technologicznych opartych na rozwiązaniach chmurowych, Microsoft SharePoint, sztucznej inteligencji czy nowych wersjach systemów księgowo-finansowych. Nowe technologie pozwalają na przyspieszenie procesu, pracy kilku osób w jednym pliku, automatyzacji powtarzalnych części procesów. W ABB szczególnie zwracamy uwagę, by patrzeć na procesy pod kątem usprawnień oraz podnoszenia jakości świadczonych usług.

Praca zdalna a nowe technologie

Praca zdalna obecnie jest coraz częściej stosowana w wielu firmach i branżach. Jakie narzędzia pozwalają pracownikom księgowości i finansów zachować ducha pracy zespołowej, gdy pracują z domu?

Bardzo użyteczne są narzędzia do komunikacji, takie jak MS Teams, Skype oraz poczta Outlook. Dzięki nim zespół może mieć spotkania z funkcją video, prowadzone są również szkolenia online. W ABB działa to bardzo dobrze. Podobnie część szkoleń wprowadzających do pracy dla nowozatrudnionych (onboarding) realizowana jest zdalnie z wykorzystaniem tych narzędzi.

Technologie na co dzień

Skoro już o narzędziach mowa, czy mogłaby Pani powiedzieć na koniec, które jeszcze programy komputerowe wykorzystuje Pani w pracy?

Podstawowym narzędziem księgowego jest system SAP (głównie moduł FI, CO). Używamy również Hyperiona (ABACUS Consolidator / Analyzer) do skonsolidowanych raportów finansowych, GRCM – programu dedykowanego do kontroli wewnętrznych oraz dodatkowych narzędzi, bez których trudno wyobrazić sobie pracę, np. z pakietu MS Office. 

W kwestii narzędzi do kalkulacji, nadal króluje niepodzielnie od lat MS Excel. Na tym programie opierają się wszelkie wyliczenia, od prostych do bardzo zaawansowanych, jak np. pliki do raportowania sprawozdań finansowych. Wiążą się z nim także również bardzo użyteczne dodatki, np. narzędzie do transmisji danych Smart View.

W ABB Business Services mamy również możliwość czatu z Richardem (tzn. Richard ChatBot) – robotem, który odpowiada na zadane mu pytania z obszaru administracji, finansów, zasobów ludzkich, kontrolingu itd. Pomaga on pracownikom znaleźć odpowiednie osoby w organizacji, instrukcje czy dostępne procedury. W ten sposób pracownik oszczędza naprawdę dużą ilość czasu. Wsparcie Richarda doceniają szczególnie nowo zatrudnione osoby w organizacji, ale nie tylko – o jego powodzeniu może świadczyć fakt, że w ciągu 2 godzin od uruchomienia, Richard ChatBot odpowiedział na 2600 zadanych pytań!

Dziękuję za rozmowę.