Kontroling przyszłości okiem ekspertki

Zagadnienia finansowe towarzyszą ludzkości od wieków. Najwcześniejsze historyczne wzmianki o prowadzeniu finansów i rozliczeń datowane są na około 3000 lat p.n.e.. Wraz z intensywnym rozwojem nauki i techniki zachodzą zmiany we wszystkich innych dziedzinach działaności człowieka, również w finansach. Pięćdziesiąt lat temu nie było telefonów komórkowych, a komputer był wielkości szafy. W tamtych czasach nikt nie słyszał o pojęciach Big Data czy Business Intelligence, a chmury występowały tylko na niebie.

Współcześnie firmy mierzą się z ogromnym wyzwaniem w związku z ilością danych finansowych, które spływają każdego dnia. Konieczne stało się dostarczenie przejrzystych informacji służacych do podejmowania decyzji. Informacje potrzebne są „na już”, co stawia działy kontrolingu pod ogromną presją.

Jak wyobrażasz sobie kontroling przyszłości?

Uważam, że już teraz widzimy w jakim kierunku zmierza ten obszar. Przede wszystkim, tak jak w pozostałych dziedzinach życia, ogromną rolę odgrywa automatyzacja procesów. Ilość danych, które są obecnie przetwarzane sprawia, że usprawnianie procesów kontrolingowych jest koniecznością. Tutaj z pomocą przychodzą nam bazy danych i narzędzia z zakresu Business Intelligence. Według mnie, automatyzacja pracy w kontrolingu wcale nie oznacza, że będzie mniejsze zapotrzebowanie na specjalistów z tej dziedziny... a wręcz przeciwnie.

Koniecznością stanie się posiadanie zespołów kontrolingu, które nie tylko potrafią sporządzać raporty, analizować dane czy dostarczać informacji służącej podejmowaniu decyzji. Dział kontrolingu powinien stać się partnerem biznesowym, który potrafi zinterpretować dane, wykorzystując do tego najnowsze technologie. Moim zdaniem kluczowe stanie się połączenie wiedzy finansowej, zdolności analitycznych i umiejętności technicznych.

Jak wygląda praca w dziele kontrolingu w Getinge?

W Getinge stawiamy na nowoczesny kontroling. W naszym dziale pracują specjaliści do spraw kontrolingu i kontrolerzy finansowi przypisani zarówno do poszczególnych spółek, jak i pełniący globalne role. Rozwijamy stanowiska z zakresu Business Intelligence i łączymy je z funkcją kontrolingu. Podstawowe założenie takiego rozwiązania - czyli połączenie finansów i umiejętności technicznych w ramach działu kontrolingu - prowadzi do stworzenia baz danych, raportów i zestawów wizualizacji. Pozwala to na wdrożenie innowacji w dwóch głównych obszarach:

• Pracownicy kontrolingu mogą skupić się bardziej na analizie problemu zamiast poświęcać czas na transformację danych w informację. Eliminujemy setki raportów w Excelu.
• Dostarczamy gotowe rozwiązania (np. w środowisku Power BI), aby nasi parnerzy biznesowi mogli na bieżąco śledzić wybrane KPI, a także samemu dokonywać analiz i zaglębiać się w wybrane aspekty działalności.

Informacje zaprezentowane w raportach i wizualizacjach zbudowanych w narzędziu Power BI są przedstawione w sposób przejrzysty i intuicyjny. Narzędzie to pozwala na analizę danych historycznych i bieżących, wychodząc od ogółu, a następnie przechodząc do szczegółu w zależności od tego, jakie informacje potrzebujemy uzyskać.

Niezaprzeczalnie jedną z największych korzyści jest oszczędność czasu w porównaniu z przygotowaniem analizy w Excelu. Znacząco przyspiesza to i usprawnia proces decyzyjny. Dodatkowo, wizualizacje w Power BI można wykorzystywać w trakcie prezentacji, ponieważ dane są dynamiczne. Jeżeli chodzi o zakres obowiązków to dział kontrolingu zajmuje się między innymi analizą poszczególnych elementów rachunku zysków i strat, bilansu, a także tworzeniem prognozy finansowej. Regularne analizy i raporty to jednak nie wszystko... Najciekawiej robi się, gdy dostajemy zapytania od naszych partnerów biznesowych (tak zwane „ad hoc”).

Jak wyglądał proces wprowadzania narzędzia Power BI w Getinge?

Proces przechodzenia na Power BI rozpoczął się w 2020 roku. Miesiące pracy, a raczej współpracy, między działami finansów, kontrolingu i oczywiście IT zaowocowały utworzeniem odpowiednich baz danych i pierwszych wizualizacji w Power BI. Przy takiej ilości danych i informacji koniecznością było przeprowadzenie szczegółowych testów. W SSC w Krakowie został utworzony zespół testowy, który miałam przyjemność nadzorować. Miał on na celu sprawdzić poprawnośc nie tylko danych, ale też zastosowanej metodologii i mapowania danych. Testy przebiegały w kilku fazach i trwały kilka miesięcy.

Dzięki ogromnemu zaangażowaniu i dokładności osób biorących udział w testach udało się zidentyfikować i poprawić pewne nieprawidłowości. Następnie utworzone raporty i wizualizacje zostały wprowadzone globalnie w Getinge. Ten etap oczywiście wiązał się z udzieleniem wsparcia osobom, które po raz pierwszy korzystały z tych narzędzi. Z czasem pracownicy odkryli jaką ogromna wartość dodaną stanowią utworzone w Power BI raporty i docenili ilość oraz jakość przedstawionych danych. Oczywiście to dopiero początek naszej drogi, ale kolejne lata zapowiadają się bardzo ciekawie.

Wiemy w jakim kierunku zmierza kontroling. Jakie cechy przydają się w takiej pracy?

Podstawą jest wiedza finansowa i doświadczenie, ponieważ to pozwala zdobyć perspektywę i zrozumieć procesy zachodzące w biznesie. Niezwykle istotna jest umiejętność rozpoznawania powiązań między poszczególnymi elementami i wysuwania na tej podstawie wniosków. Pracownika kontrolingu powinna też cechować swego rodzaju ciekawość i dociekliwość. W związku z pracą na dużej ilości danych i informacji finansowych pracownik powinien wykazywać się skrupulatnością, cierpliwością i dokładnością.

W związku z szybkim tempem zmian, które następują we współczesnym świecie, cechą pożądaną u pracownika działu kontrolingu jest otwartość na zmiany, a nawet, powiem więcej, bycie prekursorem zmian. Z odpowiednią wiedzą i umiejętościami pracownik powinien potrafić zidentyfikować obszary, które można usprawnić, a następnie przedstawiać takie opcje przełożonemu lub współpracownikom.