Jak mierzyć efektywność rekrutacji?

Efektywna rekrutacja – dlaczego jest ważna?

Sposób zarządzania rekrutacją wpływa na całą organizację. Ważnym aspektem, na którym odbija się źle przeprowadzone poszukiwanie nowego pracownika, są finanse firmy, które przez nieefektywne proces pozyskiwanie talentów mogą bardzo ucierpieć.

Konsekwencją źle prowadzonej rekrutacji mogą być także problemy w zespole, którego dotyczy proces. Przez wybór niewłaściwej osoby lub przez zmaganie się z brakami kadrowymi pracownicy mogą być przemęczeni, sfrustrowani, a w ostateczności podjąć decyzję o zmianie pracy. Te czynniki powodują spadek produktywności w firmie.

Czytaj: Wpływ zmian w organizacji na pracowników. Czym jest „change fatigue”?

Aby uniknąć tych problemów, warto zadbać o efektywną rekrutację. Oto, na co należy zwrócić uwagę i jakich błędów unikać.

Udana rekrutacja = udany pracownik

Liczby, analizy i twarde dane dotyczące procesu rekrutacji są oczywiście bardzo ważne, szczególnie perspektywie długoterminowej. Należy jednak zacząć od zadania sobie pytania: czy na końcu całego procesu została zatrudniona właściwa osoba?

Oto kilka czynników, które mogą pomóc nam stwierdzić, czy nowy pracownik był odpowiednim wyborem dla naszej firmy:

Wpisuje się w opis stanowiska, na które aplikował,
Osiąga wyniki wyznaczone dla swojej roli,
Zostaje w firmie na dłużej.

Mierzenie efektywności rekrutacji należy zatem postrzegać jako zadanie długoterminowe, ponieważ na samym początku nie jesteśmy w stanie ustalić wyników ani czasu rotacji kandydata.

Jeżeli pracownik niedługo po zatrudnieniu odchodzi z firmy, oznacza to, że proces nie został przeprowadzony w sposób efektywny – nawet, jeśli wcześniej z pozoru wszystkie czynniki, takie jak czas i pieniądze, zgadzały się z założeniami.

Warto wówczas przyjrzeć się, co może być tego przyczyną. Zdarza się na przykład, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat nie otrzymał dokładnego nakreślenia swojej roli i obowiązków.

Bywa też odwrotnie: kandydat, a później pracownik, jest zadowolony z procesu rekrutacji i z nowej pracy, ma prawidłową postawę wobec pracy, jednak nie przynosi zamierzonych efektów. Na takie sytuacje powinny uważać szczególnie małe firmy.

Przykładowy scenariusz: Mała firma szuka kandydata na stanowisko kontrolera finansowego, który ma być pierwszą osobą w organizacji zajmującą się finansami. Podczas procesu rekrutacji nie ma nikogo, kto merytorycznie oceniłby jego wiedzę. Po zatrudnieniu pracownika okazuje się, że jego kompetencje nie są wystarczające do tak wymagającej i fachowej roli.

Odpowiedzią na ten problem może być outsourcing – skorzystanie z usług zewnętrznego eksperta, który będzie w stanie ocenić wiedzę i umiejętności kandydata.

Czytaj: Rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem na stanowisko finansowe – jak się do niej przygotować?

Jak mierzyć efektywność rekrutacji w trakcie procesu?

Powiedzieliśmy już sobie, jak określić, czy rekrutacja była efektywna już jakiś czas po jej przeprowadzeniu. Czasami jednak potrzebujemy informacji tu i teraz, jeszcze podczas trwania naboru.

Wówczas warto zwrócić uwagę na liczbę dobrych kandydatów oraz na źródła, z których przychodzą ich aplikacje.

Ważne jest, aby mierzyć jakość, a nie ilość – to liczba dobrych kandydatów, a nie ogólna liczba zgłoszeń informuje nas o tym, czy rekrutacja przebiega efektywnie.

Co cechuje dobrego kandydata?

Spełnia większość lub wszystkie wymagania wymienione w ogłoszeniu,
Po krótkiej rozmowie telefonicznej można zaprosić go na rozmowę kwalifikacyjną.

Oczywiście są to podstawowe, uniwersalne kwestie. W zależności od stanowiska i potrzeb firmy możemy ustalić swoje własne wytyczne co do „dobrego kandydata” i to nimi sugerować się podczas oceny produktywności.

Obserwacja, z jakich źródeł pozyskujemy najwięcej atrakcyjnych aplikacji to wartościowa informacja na przyszłość, która może pomóc nam ograniczyć koszty.

Jeżeli jesteśmy już na etapie przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, możemy poprosić kandydatów o informację zwrotną dotyczącą rekrutacji, na przykład wysyłając do nich ankietę. Szczery feedback umożliwi lepszą pracę z następnymi osobami.

Narzędzia do mierzenia efektywności rekrutacji

Nowoczesne narzędzia mogą znacząco ułatwić nam pracę zarówno podczas prowadzenia rekrutacji, jak i w mierzeniu jej efektywności. Należą do nich:

NPS – Net Promoter Score – służy do badania satysfakcji kandydata z procesu rekrutacyjnego,
ATS – Applicant Tracking System – to rodzaj systemów, które pomagają w mierzeniu czasu rekrutacji, kosztów, efektywności poszczególnych źródeł, czy też ilu kandydatów odpadło na poszczególnych etapach,
Excel – do kontrolowania budżetu rekrutacyjnego i kosztów rekrutacyjnych.
Formularze rekrutacyjne – pojawiają się najczęściej zaraz po kliknięciu przycisku „aplikuj” i pytają kandydata o najważniejsze dla nas informacje, na przykład: doświadczenie, dyspozycyjność, wykształcenie. Dodanie takiego formularza pozwala wstępnie „przefiltrować” osoby zainteresowane, pozostawiając tylko te, które mogą rzeczywiście nadawać się na dane stanowisko,
Badania po przeprowadzonej rekrutacji – mierzenie produktywności oraz wskaźnika rotacji w firmie.