E-mail to podstawowe narzędzie, bez którego nie będzie funkcjonować już obecnie żadna organizacja. Elektroniczne wiadomości, których zadaniem była szybsza i skuteczniejsza wymiana idei, myśli, spostrzeżeń, opinii i zadań, w pracy stają się powoli największymi pożeraczami czasu.
Według danych zebranych i przeanalizowanych przez serwis Business Insider aż 1/3 Amerykanów sprawdza wiadomości w swojej skrzynce pocztowej właściwie przez cały dzien. E-mail to również jeden z "wirusów" wywołujących FOBO (obok mediów społecznościowych), czyli lęk przed byciem odłączonym od wirtualnego świata (skrót od ang. terminu: fear of being offline). W raporcie opracowanym przez firmę AOL w 2010 roku można przeczytać, że 62 proc. ludzi sprawdza wiadomości w weekend, a 59 proc. nie wejdzie do łazienki bez swojego telefonu komórkowego. To badania sprzed 5 lat - procent populacji dosłownie podłączonych do swoich monitorów obecnie wydaje się być jeszcze bardziej powszechny.
FOBO dotyka wszystkich dziedzin naszego życia. Denerwujesz się, że bateria w Twoim telefonie ma tylko 5 proc. energii? Przesiadujesz w kawiarniach, gdzie klienci posiadają dostęp do darmowego Wi-Fi? Nie wyobrażasz sobie wakacji w miejscu, gdzie nie ma zasięgu? Irytujesz się, kiedy jadąc metrem, masz do czynienia z zakłóceniami? Żadne spotkanie nie jest dla Ciebie święte – czy to randka czy spotkanie ze znajomymi? Jeżeli na któreś z tych pytań odpowiedziałeś "tak", bez wątpienia cierpisz na FOBO.
FOBO odpowiada również za spadek produktywności w miejscu pracy. Z badań przeprowadzonych jeszcze w poprzedniej dekadzie przez Loughborough University (2002) wynika, że aż 70 proc. wiadomości przychodzących "czekało" na odpowiedź tylko 6 sekund. Jeżeli te wyniki porównamy z średnim czasem, który pracownik poświęca na powrót do zadania, od którego został oderwany (zazwyczaj zajmuje mu to ok. 10 minut), wnioski nasuwają się same. E-mail to największy wróg produktywności i bardzo wygodne narzędzie prokrastynacyjne.
Prokrastynacja, tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później, to zjawisko, z którym mierzy się wielu pracowników i coraz częściej nazywana jest chorobą cywilizacyjną. Skrzynka pocztowa natomiast w tym kontekście może być jej najlepszym przyjacielem – wystarczy otworzyć Outlook, by oderwać się na 10 minut od niezbyt przyjemnego zadania. Co ciekawe, prokrastynacja może sporo namieszać w życiu zawodowym. U co 5. osoby przekładanie staje się jednak źródłem poważnych problemów w pracy, szkole, a nawet w bliskich relacjach.
Niektórzy naukowcy uważają nawet, że e-mail to ważny demotywator w miejscu pracy, który z jednej strony wiąże się z nadzieją (oczekiwanie na wiadomości od kontrahenta), z drugiej – z rosnącym poziomem stresu. University of British Columbia porównał dwie grupy pracowników. Pierwsza z nich sprawdzała wiadomości tak często, jak to tylko możliwe. Druga natomiast czytała wiadomości tylko trzy razy dziennie, a jednocześnie odczuwała mniej stresu i nie zauważyła spadku efektywności.
E-mail staje się przede wszystkim bardzo dużym zagrożeniem dla gospodarki działającej w oparciu o innowacje. Zaangażowanie poświęcane poszczególnym zadaniom zazwyczaj przeradza się w proces kreatywnego myślenia i dobre wyniki w pracy. Potocznie to uczucie nazywamy z jęz. angielskiego "flow". Flow – stan bliski weny – warto mieć nawet przy przeglądaniu pliku Excel. Dlatego zanim wpiszemy prokrastynację na listę naszych nowych przypadłości, warto wyłączyć pocztę. Cały świat może trochę poczekać.
Jak e-mail rządzi pracownikami? Zobacz ciekawy film.
Tagi
Autor
Jakub Jański
