Gorące biurka i open space'y, czyli jakie powinny być idealne miejsca pracy

Wielkie otwarcie, czyli pytania o open space

Redakcja: Czy open space to musi być samo zło? Perspektywa pracodawcy jest często taka, by na danej przestrzeni biurowej stworzyć jak najwięcej miejsc pracy (wiadomo: koszty!), a kolei z pracownicy chcieliby mieć jak najwięcej przestrzeni dla siebie. Czy można jakoś pogodzić ten konflikt interesów? Czy można open space zaprojektować tak, by pracowało się w nim przyjemnie?

Karolina Dudek, Prezes PIŚP: Open space, czyli biuro na planie otwartym, to jest wynalazek, który ma przeszło sto lat i przez ostatni wiek zaprojektowano kilka jego modeli. I warto pamiętać, że został wymyślony po to, żeby ludziom pracowało się lepiej. W biurach pod koniec XIX wieku było ciemno i brudno. Design nie nadążył za szybkimi zmianami gospodarczymi, stare sposoby aranżacji miejsca pracy czy przechowywania dokumentów przestały się sprawdzać i szukano nowego pomysłu na to, jak zorganizować przestrzeń. Nowoczesne biuro na planie otwartym powstało więc z potrzeby uporządkowania przestrzeni oraz opracowania na nowo sposobów pracy. Dziś współistnieją różne modele aranżacji przestrzeni na planie otwartym wypracowane przez ostatni wiek. One powstały częściowo wskutek prób pogodzenia tego konfliktu interesów, o którym Pani wspomina. W niektórych pracowałoby mi się bardzo dobrze, ale w innych wolałbym nie spędzić nawet dnia. Percepcja przestrzeni zależy od wielu czynników, istotny wpływ ma na przykład to, jaką ktoś wykonuje pracę.

Skoro wspomina Pani o kosztach to trzeba wyjaśnić, z czego te różnice wynikają. Przy układzie gabinetowym i tradycyjnym modelu biura będziemy potrzebować większej powierzchni biura niż w sytuacji, gdy będziemy chcieli pomieścić tę samą liczbę osób w biurze na planie otwartym. Dlatego koszt jest niższy. Ale jeśli w biurze open space ludzie będą się źle czuli, wskutek czego będzie duża rotacja pracowników i wiele osób będzie przebywało na zwolnieniach, to ta oszczędność może się okazać bardzo pozorna. To też jest dość złożona kwestia. Przestrzeń trzeba dostosować do stylu pracy i potrzeb, tu nie ma uniwersalnych rozwiązań, które będą pasowały do wszystkich przypadków. 

A może open space to po prostu nie rozwiązanie dla każdej branży? Jak widzą Państwo pracę w takiej przestrzeni dla finansistów?

Karina Kreja, Wiceprezes PIŚP: Jeszcze do niedawna zwykło się uważać branżę finansową za ostoję tradycyjności, również w aspekcie organizowania przestrzeni biurowej. Dziś nikt już chyba nie ma wątpliwości, że aby przetrwać finanse i bankowość muszą się szybko zmieniać, co udowadniają specjaliści z McKinsey w swoim ostatnim raporcie “Banks in the changing world of financial intermediation”. Sektor stoi obecnie przed fazą radykalnych wyborów i spodziewam się, że finansiści śmielej niż dotychczas będą testowali różnorodne rozwiązania przestrzenne, w tym również open space. Uważam, że nie ma rozwiązań “złych” lub “dobrych” co do zasady i wszystko zależy od kontekstu, tak jak wspomniała Karolina. A wspólna praca w 12-15 stanowiskowej przestrzeni otwartej nie może być porównywana ze 150 stanowiskowym otwartym biurem call center.

Ostatnio miałam okazję „pozwiedzać” kilka biur dużych firm finansowych. Zdziwiło mnie w jednej firmie to, że prezes siedziała wspólnie z pracownikami w jednym open space. Czy miejsce szefa nie powinno być jednak w osobnym pokoju?

KK: Szef siedzący razem z pracownikami na jednym open space to świetny przykład na możliwość przełamania dystansu nawet w tak tradycyjnie hierarchicznym sektorze jak finanse i bankowość. Oczywiście taki manager nadal potrzebuje większej prywatności niż przeciętny pracownik, bo wykonywane przez niego zadania wiążą się nie tylko z większą odpowiedzialnością, lecz także  poufnością. Z drugiej strony przebywanie razem z zespołem daje mu możliwość zbudowania intensywniejszej, bo bardziej bezpośredniej i roboczej relacji z poszczególnymi członkami zespołu. Korzyści są większe niż potencjalne zagrożenia, a umiejętnie wykorzystywana wewnętrzna mobilność (czyli przenoszenie się do innych typologii pracy w celu wykonywania menadżerskich “zadań specjalnych”) rozwiązuje problemy z poufnością.

Warto dodać, że ahierarchiczność nie jest regułą, to raczej radykalna deklaracja. Z punktu widzenia zachodzącej w sektorze finansów rewolucji prezes na open space to wyraźnie pokazanie zespołowi i światu nietypowej, jak na ten sektor, strategii zarządzania. I może mieć bardzo duże znaczenie w obecnym czasie, gdy wiele organizacji finansowych “idzie na wojnę”.

Hotdesking i idealne wymiary biurka

Jak powinno wyglądać idealne biurko w pracy? Czy są jakieś szczegółowe wytyczne dotyczące jego wielkości, wysokości?

KK: Typowe stanowisko pracy składa się z biurka, fotela biurowego i wyposażenia. Ich dobór jest uzależniony od stylu pracy w danym zespole i rzadziej od indywidualnych potrzeb poszczególnych użytkowników. Na przykład na wielkość biurka wpływa zarówno liczba dokumentów papierowych, jak i monitorów lub innych urządzeń elektronicznych, które specjalista wykorzystuje w swojej codziennej pracy. Z reguły większość blatów biurek mieści się w przedziale od 100 x 70 cm (bardzo małych) do 220 x 90 cm (bardzo dużych), ale stanowiska pracy biurowej oferują dziś znacznie więcej parametrów dopasowania.

Możliwość personalizacji to najważniejsza zmiana ostatnich lat dotycząca stanowiska.

Regulowane fotele biurowe i biurka z regulowaną wysokością z nowinki technicznej stały się standardem już nie tylko w najbardziej pro-pracowniczych europejskich krajach. W ostatnich tygodniach października rozwiązania, które gwarantują pracownikom możliwość personalizacji stanowiska pracy, w tym regulacji wysokości blatu, wprowadziła do swego prawa Wielka Brytania, najbardziej liberalna z europejskich gospodarek. Naszą ambicją w Polskim Instytucie Środowiska Pracy jest zabiegać, aby podobne rozwiązania niedługo zostały zaaplikowane również i u nas. Coraz liczniejsze badania naukowe potwierdzają, że unieruchomienie i bierność fizyczna podczas pracy leżą u podstaw wielu chorób cywilizacyjnych. Musimy zrobić wszystko, by biurowe środowisko pracy naprawdę stało się idealne – i by wspierało, nie odbierało nam zdrowie.

Co myślicie Państwo o tzw. gorących biurkach, czyli o takim systemie organizacji biura, w którym pracownicy nie mają swoich stałych miejsc?

Wojciech Krupa, Wiceprezes PIŚP: Tzw. gorące biurka to często temat bardzo drażliwy w wielu firmach. Jednak na początku warto wyjaśnić co kryje się pod pojęciem gorących biurek i dlaczego mają złą sławę? Jest to tzw. praca w systemie, w którym ilość biurek jest mniejsza od ilości pracowników, a negatywne postrzeganie takiego rozwiązania zarówno przez pracowników, jak i kadrę zarządzającą, głównie spowodowane jest przez brak lub błędną analizę gotowości danej organizacji na takie wdrożenie, bądź brak lub niewłaściwe przygotowanie i adaptacja pracowników.

Przykładowo pierwsza sytuacja zdarza się dość często, gdy międzynarodowa firma ulokowana w Polsce, otrzymuje ze swojej spółki matki, nakaz wprowadzenia pracy w systemie biurek rotacyjnych, pod pretekstem, że takie rozwiązanie działa już w innych lokalizacjach na świecie. Jednak brak analizy środowiska pracy, gotowości pracowników na taką zmianę czy brak przygotowanego planu zarządzania zmianą prowadzą w jednym kierunku: do braku akceptacji i narastającej frustracji. Z jednej strony przez pracowników, którym, co zrozumiałe, trudno przestawić się niemal z dnia na dzień na pracę w biurze bez własnego biurka. Z drugiej strony, przez kadrę zarządzającą, która nierzadko pracowała latami “na swój pokój”, czy też ich obawą przed zarządzaniem zespołem rozproszonym, którego nie będą mogli mieć w zasięgu wzroku.

Wracając do pytania, istnienie tzw. gorących biurek, ma oczywiście uzasadnienie w przypadku, gdy zostanie ono podparte wcześniejszą analizą zarówno aktywności jakie podejmują pracownicy, ich mobilności, lokalnych uwarunkowań kulturowych, czy też gotowości całej firmy zarówno pod kątem technologicznym, jak i organizacyjnym. Tutaj należy pamiętać, że taka operacja na "żywym organizmie" to zawsze spore ryzyko. Może przynieść zarówno negatywne skutki, jak i pozytywne, w postaci wzrostu produktywności czy efektywności pracowników, gdy zostanie wprowadzona we właściwy sposób.

Chillout w pracy: ciekawe rozwiązania 

Chillout room w miejscu pracy – co powinno znajdować się w pokojach tego typu?

WK: Chillout room, jako strefa relaksu lub regeneracji, to coraz częstszy widok. Firmy prowadzą istny wyścig, która lepiej wyposaży właśnie to miejsce. Z jednej strony huśtawki, playstation, piłkarzyki, z drugiej – miejsce do czytania, ciemne pokoje z miejscem na drzemkę. Oczywiście nie ma jednej właściwej odpowiedzi, co powinno znajdować się w takim miejscu czy jak powinno wyglądać. Wszystko uzależnione jest od tego, jaki efekt chcemy uzyskać. Warto nadmienić, że chillout room to niemalże jedno z niewielu miejsc w biurze, w którym pracownicy naprawdę mogą się zrelaksować – zarówno w sposób aktywny, jak i bierny.

Czy każda firma powinna zdecydować się na zaaranżowanie takiej przestrzeni?

WK: To powinno zależeć przykładowo od organizacyjnego przyzwolenia na chwilową zabawę lub relaksującą drzemkę. Finalnie, niezwykle kluczowa jest lokalizacja takiego pokoju na planie naszego biura i to głównie patrząc z perspektywy pracownika. Zapewnienie z jednej strony komfortu relaksu przed oczami innych pracowników, z drugiej – dobrej akustyki, która zapewni swobodę zarówno korzystającym, jak i pracującym.

Biurka do pracy na stojąco, biurka-bieżnie, sofy z wyciszonymi ściankami oraz pokoje bez technologii… Czy słyszeliście Państwo jeszcze o jakiś wyjątkowo ciekawych udogodnieniach?

KD: Do tych przykładów przytoczonych przez Wojtka można jeszcze dodać takie ciekawe udogodnienia jak hulajnogi do poruszania się po biurze, zjeżdżalnie łączące piętra, czy możliwość przyprowadzania czworonożnych pupili do pracy. Pierwszy raz spotkałam się z tym ostatnim udogodnieniem kilka lat temu, “before it was cool”, w jednej z najważniejszych warszawskich instytucji kultury. W czasie spotkania z dyrektor tej instytucji asystował nam jej pies. To mi się wtedy bardzo spodobało, ale to oczywiście nie wszędzie się sprawdzi.

Jaki cel mają takie wynalazki i czy rzeczywiście wszystkie one spowodują, że będziemy pracować wydajniej?

KD: Obawiam się, że niekoniecznie, i to bez względu na to czy będzie to sektor finansowy czy inny. To, co sprawi, że będziemy pracować wydajniej, to dostosowanie przestrzeni do wykonywanych zadań i stylu pracy, a także uwzględnienie tego, że ludzie są różni.

Jedni radzą sobie dobrze z różnego rodzaju rozpraszaczami, a na innych hałas i bodźce wizualne wpływają absolutnie dysfunkcyjnie. Jedni bardzo potrzebują kontaktów społecznych i obecność ludzi jest im potrzebna do efektywnego funkcjonowania, inni wolą się odciąć i skoncentrować na pracy. Wszystkim na pewno przyda się nieco ruchu w biurze, niekonieczne przy biurku bieżni, a osobom pracującym w finansach szczególnie w okresach zamykania rozliczeń, kiedy ta praca jest bardziej intensywna. Warto w tym kontekście przypomnieć, że biurka z regulowaną wysokością były nowinką meblarską w latach sześćdziesiątych i już wówczas wiedziano, że wstawanie raz na jakiś czas poprawia krążenie i koncentrację.

Biuro powinno dawać możliwość wyboru i tworzyć każdemu takie warunki, by przestrzeń nie była przeszkodą w pracy, a narzędziem pracy.

Przestrzenie biurowe w świadomości Polaków

Dlaczego zdecydowaliście się Państwo powołać do życia Polski Instytut Środowiska Pracy? Często jest tak, że stowarzyszenia powstają dlatego, że grupa ludzi chce zmienić zastaną rzeczywistość. Czy macie Państwo zamiar doradzać firmom, jak urządzać przestrzeń, żeby pracowało się w niej lepiej? A może Państwa działalność będzie miała zupełnie inny wymiar?

KD: Doradzaniem, jak aranżować przestrzeń, zajmujemy się na co dzień zawodowo. Natomiast PIŚP powołaliśmy dla zupełnie innych celów. Wiele o tym rozmawialiśmy w gronie specjalistów z różnych branż, że w Polsce zbyt mało uwagi poświęca się pracy specjalistów wykonujących swoje zadania w biurach. Jeśli mówi się o warunkach pracy, to zwykle w odniesieniu do fabryk i zakładów produkcyjnych. A przecież jeśli mówimy o biurach, to chodzi o codzienne doświadczenie milionów Polaków, którzy w pracy spędzają ponad połowę życia. Dostrzegamy pozytywne zmiany, ale wiemy, że wiele jeszcze do zrobienia, dlatego postanowiliśmy połączyć siły. Chcemy uczynić tematykę środowiska pracy czymś istotnym dla opinii publicznej i decydentów w organizacjach. I, tak jak wspomniała Karina, naszą ambicją jest zabieganie o to, by dostosować regulacje do dzisiejszych potrzeb. Chcemy popularyzować wiedzę, dobre praktyki, działać na rzecz wymiany doświadczeń pomiędzy różnymi branżami. Tworzenie środowiska pracy to bardzo interdyscyplinarne przedsięwzięcie, dlatego nie wystarczy znać się tylko na swoim wąskim zakresie działań, trzeba rozumieć, co wnoszą inni specjaliści, umieć z nimi rozmawiać i współpracować, a także trzeba umieć wspólnie te złożone kwestie wytłumaczyć klientom. 6 grudnia w showroomie Kinnarps w Warszawie odbędzie się pierwsze spotkanie osób zainteresowanych działalnością PIŚP, na którym opowiemy więcej o naszych pomysłach i planach.

Czy zmienia się świadomość pracodawców odnośnie kreowania idealnego miejsca pracy? Czy widzą Państwo jakieś zmiany w podejściu firm? Jak to wygląda za granicą?

KD: Zmieniła się bardzo w ciągu ostatniej dekady. Kiedy zaczynałam zajmować się tą tematyką wiele lat temu, hot-desking, o którym Pani wspomniała, to była jakaś czysta abstrakcja. O biurkach do pracy na stojaco nikt nie słyszał. Widziałam je po raz pierwszy wiele lat temu w Gothenburgu na uniwersytecie, bo w Szwecji zgodnie normami BHP każdy miał takie biurko. Wiele różnych rozwiązań zostało wprowadzonych w Polsce w ostatnich latach. Wystarczy spojrzeć, jak bardzo zmieniła się na przykład Warszawa i jak wiele powstało nowych budynków biurowych – one stały się ogromnym laboratorium testów. Co się sprawdzi w Polsce? Co warto przenieść z rozwiązań podpatrzonych na Zachodzie? Co trzeba zaadaptować i dostosować? Organizacje popełniły wiele błędów i na tych błędach się uczyły. Chyba najważniejszą lekcją, którą już odrobiły, jest to, że warto pytać, warto konsultować z zespołami to, co zostanie dla nich stworzone. Zagranica, ta na zachód od nas, wyprzedziła nas w wielu kwestiach, ale polski kapitalizm buduje się dopiero od lat 90. i na początku były bardziej palące wyzwania niż wprowadzanie najnowszych trendów w aranżacji przestrzeni.

Przestrzenie biurowe za 5, 10, 20 lat… Czy mogą sobie Państwo wyobrazić, jak będą wyglądać? Albo inaczej – jak powinny?

KD: Bardzo pouczające będzie spojrzenie wstecz: przestrzenie biurowe 5, 10, 20 lat temu, a nawet wiek temu. W każdej dekadzie dominowały jakieś określone pomysły i koncepcje, ale tak naprawdę to kręcimy się w kółko. Jeśli mówimy o przyszłości, to warto się odnieść do sytuacji konkretnego sektora, bo dla różnych typów organizacji to będę zupełnie inne scenariusze. Myślę, że rewolucja cyfrowa (digital disruption, AI) w branży finansowej i te wyzwania, o których mówiła Karina, zmienią sposób jej funkcjonowania i codzienną pracę wielu specjalistów, więc organizacje będą poszukiwały sposobów na dostosowanie przestrzeni do nowych potrzeb. Sięgną po te pomysły z branż kreatywnych i IT, które dziś się wydają jeszcze zbyt ekstrawaganckie, ale niebawem mogą być po prostu bardzo adekwatnymi rozwiązaniami.

Dziękuję za rozmowę. 

---

Zaproszenie

Polski Instutut Środowiska Pracy zaprasza na śniadanie środowiskowe 6 grudnia 2018 o godzinie 10:00 w showroomie firmy Kinnarps w Warszawie (ul. Puławska 354/356).

W celu zgłoszenia udziału prosimy o wypełnienie formularza dostępnego na stronie PIŚP do 3 grudnia 2018 r. Liczba miejsc ograniczona. Udział w spotkaniu jest bezpłatny.