Dlaczego w korporacjach wszystkim zależy na marnowaniu czasu?

Relacje, które zachodzą pomiędzy technologią a produktywnością, stanowią temat wielu sporów pomiędzy ekonomistami i przedsiębiorcami. Podczas gdy 3. rewolucja przemysłowa, która rozpoczęła się po II wojnie światowej, oznaczała wzrost produktywności średnio o 3 proc., to obecnie trudno nam pochwalić się nawet w połowie tak dobrymi wynikami. W rzeczywistości od ponad dekady możemy mówić o stagnacji, w której procentowe przedstawienie produktywności pracy (ang. labour productivity) wygląda dość mizernie w porównaniu z latami 70. XX wieku. Czy zatem skuteczność, którą mają nam zapewnić nowe technologie i którymi straszą nas od czasu do czasu środki masowego przekazu, to mit?

Międzynarodowe organizacje od wielu lat inwestują w rozwiązania technologiczne, które mają usprawniać pracę białych kołnierzyków, a innowacja stała się obecnie jednym z ulubionych słów w słowniku wielu managerów. Jednakże, jak pokazują m.in. raporty McKinsey Global Institute, lata technologicznego boomu mamy już dawno za sobą, przy czym niektóre sektory gospodarki nigdy nie odnotowały znaczącej korelacji pomiędzy technologią a wydajnością. Przykładem może być bankowość detaliczna, która w latach 90. wydała na komputeryzację średnio dwa razy więcej niż pozostałe branże. Jak się okazało, managerowie w bankach przecenili znaczenie technologii, która nie wpłynęła zbytnio na wzrost satysfakcji klientów. Już w 1987 r. Robert Solow, ekonomista i laureat nagrody Nobla stwierdził z przekąsem, że "wiek komputerów odcisnął piętno wszędzie poza statystykami dotyczącymi produktywności". To zdanie nabiera nowego znaczenia dzisiaj, kiedy pracujemy więcej a w wyniku powszechnej smartfonizacji zaczynamy zapominać o zachowaniu równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Słowem – przenosząc się do usieciowionej i mobilnej rzeczywistości wirtualnej oraz korzystając z narzędzi mających na celu wspomóc naszą efektywność, nie stajemy się bynajmniej bardziej produktywni niż wcześniejsze pokolenia.

Smartfonizację przestrzeni zawodowej można opisać, sięgając po tzw. prawo Metcalfe'a, które mówi, że użyteczność sieci telekomunikacyjnej lub innego systemu teleinformatycznego rośnie proporcjonalnie do kwadratu liczby urządzeń (użytkowników) do niej podłączonych. Pojedynczy faks to zatem chybiona inwestycja, ale już dwa urządzenia umożliwiające przesyłanie dokumentów oznaczają zwrot z inwestycji. Szybciej, sprawniej i bardziej efektywnie... Teoretycznie, ponieważ prawo Metclafe'a ma również swoją ciemną stronę, ściśle powiązaną z paradoksem technologii informacyjnej – spadają koszty komunikacyjne, ale jednocześnie wzrasta liczba interakcji pomiędzy użytkownikami. Na pierwszy rzut oka ta zależność powinna napawać nas raczej optymizmem. Nic bardziej mylnego. Coraz większym zagrożeniem dla naszej produktywności, a także życia prywatnego staje się szum komunikacyjny, który produkują każdego dnia nasze urządzenia. Doradcy z Bain & Company obliczyli, że trzydzieści lat temu managerowie otrzymywali blisko 5 tys. informacji w ciągu roku. W wyniku postępu technologicznego, skrzynek głosowych, e-maili oraz mediów społecznościowych w drugiej dekadzie XXI wieku mamy do czynienia z 10-krotnie większą liczbą wiadomości, które musimy przeczytać, oznaczyć jako ważne, mniej ważne, usunąć lub potraktować jako spam. Podobny trend dotyczy również – jak można się domyślić – spotkań biznesowych. Przed epoką programu Microsoft Outlook, a następnie kalendarzy elektronicznych i mobilnych umawianie spotkań (w którym miało wziąć udział co najmniej pięciu managerów) dla asystentów lub asystentek był niemałym przedsięwzięciem, a zatem ich liczba była skromniejsza. Obecnie, kiedy technologia zdecydowanie ułatwiła komunikację, w niektórych organizacjach 15 proc. czasu managerów stanowią spotkania. Kalendarze managerów pękają zatem w szwach, gorzej natomiast z sensownością konferencji, telekonferencji, rozmów na Skype oraz w nieskończoność przesuwanych „meetingów” w Outlooku.

Czy zatem dzisiaj czas to pieniądz? Wiele do powiedzenia będą mieli z pewnością managerowie średniego szczebla, którzy tworzą "nową, zglobalizowaną klasę białych kołnierzyków" w Polsce i pracują w sektorze nowoczesnych usług biznesowych, zawdzięczając mu dość jasną i stabilną karierę zawodową. Według obliczeń Bain & Company manager średniego szczebla bądź supervisor pracuje ok. 47 godzin tygodniowo, czyli o 7 godzin więcej niż regulowany czas pracy. Czy to czas produktywny? Wątpliwe. Bardziej złośliwi mogą nawet powiedzieć, że cała para w korporacjach idzie w gwizdek. Spójrzmy na wyliczenia przeprowadzone przez wspomnianą firmę doradczą. Tygodniowo managerowie poświęcają na spotkania nawet do 21 godzin czasu pracy. 11 godzin schodzi im na komunikację (telefon, szkynka elektroniczna etc.). Jeżeli doliczymy do tego ok. 20 minut, które osoby zarządzające marnują pomiędzy spotkaniami, zostaje im ok. 6,5 godziny na realizację kluczowych dla ich stanowiska zadań. Niewiele, jeżeli dodatkowo weźmiemy pod uwagę cenę, którą płacimy za dobrze opracowaną, przeanalizowaną i opracowaną informację.

Wnioski doradców Bain & Company pokazują, jak trudno współczesnym pracodawcom zapomnieć o biurokracji, a dla największych organizacji takie pojęcia, jak "zwinność", "elastyczność" oraz "otwartość na niestandardowe działania (czytaj: innowacyjne podejście)" to raczej mrzonki i PR-owe frazesy. Świat biznesu XXI wieku skromnie wypada również w badaniach firmy technologicznej CEB, które zostały opublikowane w styczniu br. na łamach "Fortune". Przykład? W 2015 roku rekruterzy poświęcali aż o 11 dni więcej na rekrutację pracownika niż jeszcze 5 lat temu. Więcej czasu potrzebowaliśmy również na zakończenie projektu IT (średnio dodatkowych 10 miesięcy) lub sprzedaż produktu B2B (22 proc. więcej czasu niż jeszcze 5 lat temu).

Czy zatem technologia to główna przyczyna "ślimaczego pędu", czy raczej można potraktować ją jako kozła ofiarnego? Organizacje w dzisiejszym świecie z pewnością reagują wolniej, ponieważ są większe i często prowadzą działalność w skali całego globu. Ale dużą barierą w produktywności jest również... praca zespołowa – oczko w głowie wielu rekruterów. Inwestując w coraz sprawniejsze narzędzia mające na celu rozwój pracy kolektywnej, musimy każde zadanie skonsultować obecnie z blisko 10 innymi osobami w organizacji (sic!) – twierdzą autorzy badania CEB.

Czy współczesną organizację charakteryzuje hipertrofia informacyjna, ciągłe zmęczenie podbudowane poczuciem winy, że należy sprawdzać swój służbowy telefon podczas wakacji, oraz brak decyzyjności? Na to pytanie znajdzie odpowiedź każdy (od praktykanta do managera), kto spędza w biurze kilka a nawet kilkanaście godzin tygodniowo, które przeznacza na bardzo produktywną czynność, jaką jest... spędzanie czasu w biurze, udaje zajętego i od czasu do czasu marudzi współpracownikom obok, jak dużo jeszcze pracy przed nim/nią.