Dlaczego rekruterzy nie czytają listów motywacyjnych, a kandydaci ich nie piszą?

Proces rekrutacyjny może wydawać się na niektórych etapach – delikatnie mówiąc – absurdalny. Rekruterzy sami przyznają: nie czytamy listów motywacyjnych. Zwłaszcza w czasach coraz sprawniejszych narzędzi służących szybkiej i efektywnej analizie kompetencyjnej kandydatów list motywacyjny może uchodzić za relikt przeszłości. Czy potrzebujemy zatem listów motywacyjnych, kiedy każdy pracodawca może śledzić naszą aktywność zawodową dzięki serwisom społecznościowym typu LinkedIn oraz GoldenLine?

Dodatkowo, pracodawcy na przestrzeni kilku ostatnich lat przekonali się, że rekrutacja przeprowadzona wewnątrz organizacji niesie ze sobą zazwyczaj więcej korzyści. Popularność zyskują również programy stażowe, które okazały się wartościowym źródłem w pozyskiwaniu utalentowanych kandydatów. List motywacyjny zyskał zatem kolejnego wroga. Rekruterzy preferują poznać motywację przyszłych pracowników bezpośrednio. Ich stanowisko jest jak najbardziej zrozumiałe – list motywacyjny obok CV często nie oddaje zdolności, którymi chwali się specjalista poszukujący pracy.

Z przeprowadzonej we wrześniu ubiegłego roku ankiety wśród prawie półtora tysiąca specjalistów HR aż 63 proc. nie czyta listów motywacyjnych. Podobny trend można zauważyć na naszym rodzimym rynku pracy. Z roku na rok coraz mniej pracodawców wymaga od kandydatów przygotowania listu motywacyjnego i dołączenia go do pozostałych dokumentów aplikacyjnych.

– W ciągu ostatniego miesiąca na jednym z portali rekrutacyjnych spośród 350 stanowisk administracyjnych tylko w przypadku 50 ofert wymagany był list motywacyjny – przyznała Agata Naklicka, Team Leader Temporary Recruitment Grafton Recruitment Polska w rozmowie z agencją informacyjną Newseria.

Mimo że rekruterzy mogą wydawać się po prostu zbyt leniwi lub zajęci przeglądaniem setek dokumentów aplikacyjnych, list motywacyjny może zyskać w najbliższych latach na znaczeniu.

W procesie edukacji uczniowie a następnie studenci uczelni wyższych coraz częściej rozwiązują testy, które zastępują dłuższe wypowiedzi w formie pisemnej. Obecnie natomiast rynek pracy poszukuje kandydatów "legitymujących się" wysoko rozwiniętymi kompetencjami miękkimi. Z punktu widzenia pracodawców to właśnie list motywacyjny może udowodnić rekruterowi, że kandydat posiada właściwe umiejętności językowe. Zakres używanych zwrotów, nieszablonowość w prezentowaniu swojej kandydatury oraz rozbudowanie aspektów ujętych w CV to najważniejsze zalety listów motywacyjnych.

List motywacyjny wydaje się zatem cenną wskazówką m.in. na stanowiskach projektowych i tych dotyczących np. zarządzania zmianą, gdzie precyzyjna komunikacja ma duże znaczenie. Posługiwanie się poprawną polszczyzną ma znaczenie również w zawodzie doradcy klienta (bankowość, ubezpieczenia). Te branże, silnie zależne od relacji, powinny traktować język, którym posługują się ich pracownicy w korespondencji z użytkownikami usług bankowo-ubezpieczeniowych, jako element strategii wizerunkowej. Klienci czują się zmęczeni automatyzacją procesu komunikacji na linii klient-przedsiębiorstwo.

W Polsce jednakże poziom przesyłanych listów motywacyjnych pozostawia wiele do życzenia. Dominacja języka emoji oraz szybka i oparta na skrótach językowych komunikacja mobilna prowadzą do zubożenia języka. Spadek zainteresowania listami motywacyjnymi po stronie pracodawców i kandydatów można uznać zatem za zmianę pokoleniową.

Symptomy tej generacyjnej transformacji są już bardzo wyraźnie widoczne. Obecnie osoby poszukujące pracy często nie przywiązują wagi do przygotowania profesjonalnego list motywacyjnego. Najczęstszym błędem jest korzystanie z gotowych szablonów dostępnych w internecie lub przygotowywanie uniwersalnego listu wysyłanego do każdego potencjalnego pracodawcy. Rekruterzy bez trudu rozpoznają tego typu nieprofesjonalne dokumenty i z miejsca je odrzucają. Osoby korzystające z gotowych listów często popełniają błędy, które wykluczają je z dalszego etapu postępowania rekrutacyjnego, np. zapominają zmienić dane firmy.

– Kandydat powinien się skupić na przygotowaniu takiego listu, poświęcić czas na zebranie informacji o firmie, do której aplikuje, o wartościach, którymi kieruje się dana organizacja, i co będzie kluczowe na danym stanowisku. Chodzi o to, żeby przedstawić siebie w sposób, który przekonuje przyszłego pracodawcę – radzi Agata Naklicka.

Co może powiedzieć zatem list motywacyjny rekruterowi na temat przyszłego pracownika? Poznaj poniższe zestawienie cech.

Estetyka – dobrze zredagowany tekst pokazuje, że kandydat zwraca uwagę na estetyczne aspekty i formę prezentacji treści. Poczucie estetyki i szacunek dla komunikacji biznesowej pomiędzy jednostką a instytucją może także dowodzić faktu, że pracownik wyczuwa niuanse komunikacyjne i zwraca uwagę na kontekst, w którym aktualnie się znajduje. Osoba, która wysyła list motywacyjny zawierający różne czcionki z chaotyczną kolorystyką, nie będzie prawdopodobnie potrafiła dopasować np. ubioru do odpowiedniej sytuacji biznesowej.

Skrupulatność – mimo że finansistów ocenia się po tym, czy czują się "jak ryba w wodzie" wśród analizowanych liczb, poprawne stosowanie składni i interpunkcji wskazuje na ich umiłowanie do szczegółu, który – nie oszukujmy się – w świecie finansów ma ogromne znaczenie.

Precyzja – list motywacyjny powinien być uzupełnieniem podstawowego dokumentu aplikacyjnego, dlatego jego objętość szacuje się na kilka tysięcy znaków. Opisanie własnych dokonań i zainteresowań na jednej stronie kartki A4 to dowód, że kandydat w sposób zwięzły, ale jednocześnie precyzyjny potrafi przekazać najważniejsze informacje o sobie.

Kultura – dbanie o język, zwłaszcza ten ojczysty, świadczy o wysokiej kulturze osobistej. Kandydaci powinni unikać błędów ortograficznych jak ognia, ponieważ to sygnał, że nie zależy nam ani na miejscu pracy, ani na tym, jak wypadamy w oczach osób trzecich.

Logika – dłuższa forma wypowiedzi świadczy również o logicznym i analitycznym podejściu. Kandydat, który nie zwraca uwagi na przyczynowo-skutkowe relacje pomiędzy akapitami, będzie miał problem z logicznym myśleniem również w przyszłym miejscu pracy.

Motywacja – mimo że z kilku tysięcy znaków trudno wyczytać motywację, którą posiada kandydat (nawet jeżeli się nią chwali), list motywacyjny napisany przez kandydata samodzielnie bez sięgania po tzw. "gotowce", świadczy o jego świadomym wyborze miejsca pracy. Odpowiednia argumentacja w nwiązaniu do ogłoszenia o pracę dowodzi przede wszystkim umiejętności czytania ze zrozumieniem. 

Istotę listu motywacyjnego najlepiej oddaje przysłowie: "Jak Cię widzą, tak Cię piszą". Albo – wyrażając się precyzyjniej, ale bardziej metaforycznie: "Jak się piszesz, tak Cię zobaczą".