Czy mam kwalifikacje na kontrolera?

Istnieje wiele badań podnoszących ten temat. Dominują w nich dwa zasadnicze podejścia do problemu kwalifikacji kontrolera.

1. Pierwsze z nich zmierza do ustalenia modelu wymagań kwalifikacyjnych idealnego kontrolera. Celem badań prowadzonych w tym nurcie jest ustalenie zmian zachodzących w wizerunku kontrolera, mających swe podłoże w zmianie, wraz z upływem czasu, zakresu i struktury podejmowanych przez niego zadań. Podejście to jest szczególnie szeroko reprezentowane a wyniki prowadzonych badań – ujmowane w formacie wymagań kwalifikacyjnych stanowisk pracy – są szeroko publikowane w czasopismach specjalistycznych.

2. Drugie z podejść, cieszące się znacznie mniejszym zainteresowaniem badaczy, jednakże o dużym znaczeniu praktycznym, skupia się na określaniu indywidualnych profili wymagań kwalifikacyjnych dla stanowisk kontrolerów w zależności od charakteru powierzanych im zadań. Profile te bądź odwołują się do podziału zadań związanych z funkcją kontrolera na scentralizowane i zdecentralizowane, bądź klasyfikują stanowiska kontrolerów według rodzajów wspieranych wyników, co prowadzi do podziału na kontrolerów gospodarczych (wyników) oraz kontrolerów finansowych.

Idealny kontroler

Badania zmierzające do ustalenia wizerunku idealnego kontrolera polegają przede wszystkim na analizie anonsów prasowych firm poszukujących kandydatów na stanowiska kontrolerów. Z uwagi na brak polskich badań w tym zakresie, do ilustracji tematu wykorzystane zostaną wyniki badan autorów niemieckich. Wyłania się z nich stosunkowo jednolity obraz idealnego kontrolera.

W zakresie wykształcenia formalnego zdecydowanie prym wiedzie wizerunek kontrolera z wykształceniem wyższym. Przy czym, o ile jeszcze w latach 1974-1976 około 48 proc. ogłoszeń wskazywało na wykształcenie wyższe, to w latach 1985-1987 odsetek ten wzrósł do 73 proc. Najbardziej preferowane jest wykształcenie akademickie. Idealny kontroler jest ekonomistą ze specjalnością gospodarka przedsiębiorstw lub, w dalszej kolejności, kontrola ekonomiczna albo rachunkowość. Relatywnie wysoko cenione są również takie specjalności, jak: planowanie, gospodarka finansowa, przetwarzanie danych i ekonomika przemysłu. Tylko 20 proc. anonsów uznało kwalifikacje inżynierskie za pożądane na stanowisku kontrolera a absolwenci kierunków inżyniersko-ekonomicznych uzyskali niewiele wyższe oceny. Ostatnia z wymienionych specjalizacji cieszy się jednak rosnącym zainteresowaniem. W latach 1974-1976 tylko 8 proc. anonsów poszukiwało kontrolerów z takim wykształceniem.

Idealny controller powinien ponadto posiadać stosunkowo szerokie i różnorodne umiejętności zawodowe poparte doświadczeniem. W świetle wyników badań opartych na dużej próbie, przeprowadzonych przez V. H. Peemöllera, R. Schmida i U. Meistera, idealny kontroler powinien przede wszystkim legitymować się umiejętnością projektowania instrumentów planowania, budżetowania, finansowych oraz systemów ewidencji księgowej. W nieco mniejszym stopniu powinien opanować umiejętność prowadzenia analiz i porównań oraz opracowywania i rozwijania systemów informacji. Ponadto wyróżniać go powinna znajomość projektowania organizacji. Za uzupełniającą uznano umiejętność pracy z komputerem, prowadzenia analiz i oceny poziomu organizacji oraz znajomość języków obcych, głównie języka angielskiego.

Podobne wskazania wynikają z badań przeprowadzonych przez G. Landsberga i E. Mayera, według których, poczynając od najważniejszych, najbardziej ceniona jest u kontrolera znajomość: rachunku kosztów, systemów przetwarzania danych, metod organizacji, księgowości, analizy odchyleń, przygotowywania bilansu, ekonomiki przedsiębiorstwa, rachunku efektywności inwestycji, instrumentów controllingu i planowania.

Niemal powszechnie oczekuje się od kontrolera doświadczenia zawodowego. Idealny kontroler powinien mieć staż pracy w wymiarze średnio 2–3 lat. Ponadto powinien wyróżniać się szeregiem predyspozycji i cech osobowych. Ich lista, mając na uwadze wyniki przedstawianych badań na ten temat, jest dość zróżnicowana, w każdym jednak przypadku dowodzą one, że kontroler nie może być człowiekiem tuzinkowym. Według cytowanych już badań przeprowadzonych przez V. H. Peemöllera, R. Schmida i U. Meistera kontroler powinien być zaangażowany w pracę, wykazywać się inicjatywą, łatwością nawiązywania kontaktów z ludźmi, mieć rozwinięte umiejętności analitycznego, ale również koncepcyjnego myślenia, być samodzielnym i umiejącym pozostawiać samodzielność swoim pracownikom. Ponadto powinien dysponować siłą przebicia, umiejętnościami kierowniczymi i wykazywać wysoki poziom wiedzy ogólnej.

Do najbardziej zaskakujących należą chyba jednak oczekiwania dotyczące wieku idealnego kontrolera. Z tych samych badań wynika, że średnio kontroller powinien mieć nie mniej niż 20 lat i nie więcej niż 30 lat. Natomiast kierownik działu kontrolingu powinien osiągnąć wiek średnio 30 lat. Przy czym 75 proc. anonsów wskazało na 40 lat jako wiek graniczny. Z innych badań wynika, że oczekiwany średni wiek kontrolera ulega podwyższeniu, ciągle jednak waha się w przedziale nie wyższym niż 34–35 lat.

Prowadzone badania dowodzą również, że wizerunek idealnego kontrolera, nie jest stabilny w czasie. Ulega przebudowie, tak jak zmieniają się przedsiębiorstwa, warunki, w jakich działają i wiedza na temat zarządzania, w tym wiedza i praktyka kontrolingu. Stąd zdaniem wielu autorów ten nurt badań może być bardzo przydatny przy tworzeniu programów kształcenia kontrolerów, czy też przy określaniu ścieżek jego rozwoju zawodowego. Nie jest jednak wolny od pewnych słabości. Do głównych zalicza się ich wpływ na utrwalanie nie zawsze odpowiadającego rzeczywistości stereotypu kontrolera, co groźne jest o tyle, że wymagania kwalifikacyjne w tym zawodzie są dynamiczne i polegają zmianom w czasie.

Badania prowadzone w tym nurcie mają natomiast niewielkie znaczenie w obliczu decyzji dotyczących obsady stanowisk kontrolerskich. Okazuje się bowiem, że wyznaczniki sukcesu pracy kontrolera nie są ulokowane wyłącznie w jego profilu kwalifikacji. Sukces zawodowy kontrolera nie jest wyłącznie funkcją struktury jego cech osobniczych czy też określonych metod działania, lecz w daleko większym stopniu zależy od zgodności struktury cech osobniczych i rodzaju wykonywanych zadań.

Argumenty te znalazły potwierdzenie w wynikach badań przeprowadzonych przez G. Landsberga wśród 250 kontrolerów, których charakterystyki osobnicze w istotnych punktach były zgodne ze stereotypem idealnego kontrolera. Podjęto je w celu zidentyfikowania czynników, od których zależy realny wpływ kontrolera na podejmowane w przedsiębiorstwie decyzje. Nie zabrakło niespodzianek. W świetle ich wyników wpływ kontrolera na decyzje, statystycznie, nie zależy od jego wieku, czy też doświadczenia zawodowego, ani też od wielkości przedsiębiorstwa. Wśród badanych starszych wiekiem, udział kontrolerów osiągających dobre wyniki w pracy był porównywalny z ich udziałem wśród młodszych kontrolerów i równie wysoki w przypadku kontrolerów dużych i małych przedsiębiorstw. Potwierdzony został natomiast związek (statystyczny) między osiąganymi wynikami a formalnym wykształceniem, zadowoleniem z pracy, wynagrodzeniem, zainteresowaniem wykonywaną pracą, strukturą podejmowanych zadań oraz szeregiem innych czynników osobniczych, funkcjonalnych i sytuacyjnych.

Indywidualne profile wymagań kwalifikacyjnych stanowisk

Podobnie, jak w przypadku innych stanowisk pracy, decyzje personalne dotyczące obsady stanowisk kontrolerów nie mogą abstrahować od rodzaju i zakresu przyporządkowanych im zadań. Jest to o tyle ważne, że od tym względem stanowiska kontrolerów mogą się między sobą znacząco różnić. Może o tym decydować wielkość przedsiębiorstwa, zestaw wykorzystywanych instrumentów kontrolingu i dziedziny działalności objęte wdrożeniem, charakter zagrożeń, w obliczu jakich stoi firma i wiele innych okoliczności.

Nie wszystkie różnice są istotne, jeżeli zadania kontrolera analizować z perspektywy wymagań kwalifikacyjnych wobec wykonujących je osób. Przy czym cechą typową dla tego nurtu badań jest indywidualizacja profili wymagań kwalifikacyjnych dla różnych rodzajów stanowisk kontrolerskich. Ze względu na stopień centralizacji zadań wyróżnia się:

Praktyczne znaczenie ma również drugi ze stosowanych podziałów. Zgodnie z nim stanowiska kontrolerów klasyfikuje się według rodzajów wyników. Według tego kryterium wyróżnia się:

Z badań przeprowadzonych w tym nurcie przez G. Landsberga i E. Mayera wynika, że zestaw zadań typowych dla stanowisk kontrolerów, według malejącej częstotliwości, tworzą:

Z punktu widzenia wymagań kwalifikacyjnych wymienione zadania należą do dwóch różnych grup. Zadania zajmujące początkowe pozycje na tej liście, wymagają od kontrolera przede wszystkim "znajomości świata liczb". W ich przypadku kluczowe znaczenie ma znajomość teorii rachunkowości, informacji, sterowania, a także teorii planowania oraz zasad organizowania i projektowania struktur organizacyjnych. Wymagane jest również doświadczenie praktyczne i poświadczające je umiejętności specjalistyczne, dotyczące przede wszystkim  projektowania instrumentów kontrolingu.

Natomiast zadania z końca tej listy, z uwagi na ich inspirujący i inicjujący wpływ na organizację i przebieg procesów decyzyjnych, sytuują kontrolera w roli "arbitra" w sytuacjach spornych i preferują dopełnienie jego wyspecjalizowanej wiedzy o instrumentach kontrolingu o umiejętności menedżerskie. Ten zestaw zadań dotyczy współpracy, do jakiej dochodzi między kontrolerami i kierownikami obsługiwanych ośrodków decyzyjnych, i jest charakterystyczny dla zdecentralizowanych stanowisk kontrolerskich. Profile wymagań kwalifikacyjnych dla tej grupy stanowisk do kluczowych umiejętności metodyczno-zawodowych zaliczają:

Wsparciem w realizacji zadań na stanowiskach kontrolerów zdecentralizowanych powinna być stosunkowo dobra znajomość procesów materialnych podejmowanych w obsługiwanych jednostkach oraz instrumentów i procedur postępowania. Również umiejętność posługiwania się nimi w konkretnych sytuacjach decyzyjnych. Z drugiej strony, ich atutem powinny być wiedza i praktyczna znajomość metod organizowania i moderowania pracy zespołowej.

Indywidualizacja wymagań kwalifikacyjnych jest również czytelna w przypadku stanowisk kontrolera gospodarczego i kontrolera finansowego, jakkolwiek różnice między nimi istnieją nie tyle na poziomie wiedzy formalnej czy zachowań zawodowych, jak to miało miejsce w poprzednim przypadku, lecz odnoszą się przede wszystkim do umiejętności praktycznych.

Kontroler gospodarczy skupia się głównie na współpracy z rachunkowością i na zadaniach związanych z przygotowaniem informacji oraz z organizowaniem i z obsługą procesu planowania gospodarczego. Wymagania kwalifikacyjne w tym przypadku dotyczą przede wszystkim znajomości metodyki przygotowania informacji oraz przetwarzania danych, metodyki przygotowywania oceny oraz aktualizacji planów i budżetów gospodarczych.

Kontroler finansowy jest natomiast związany „resortowo” z pionem finansowym. Jest partnerem kontrolera gospodarczego w przygotowaniu zamknięcia roku obrachunkowego i metodykiem odpowiedzialnym za przygotowanie informacji, procedur i rachunków udostępniających obraz skutków finansowych podejmowanych decyzji. Także za udostępnienie informacji umożliwiających podjęcie sterowania przez zarząd firmy i jej kierownictwo operatywne realizacją jej celów finansowych. Spośród innych kontrolerów wyróżniają go umiejętności projektowania instrumentów planowania finansowego, a jego niemal wyłączną domeną pozostaje wiedza o rachunkowości finansowej i zarządczej oraz znajomość praktycznych rozwiązań umożliwiających ich współpracę, w tym prowadzenie wspólnych baz danych.

Zaprezentowane profile wymagań kwalifikacyjnych dla czterech podstawowych rodzajów stanowisk kontrolerskich ilustrują potrzebę indywidualnego definiowania profili wymagań kwalifikacyjnych dla takich stanowisk tworzonych w przedsiębiorstwach. Zwracają uwagę na konieczność respektowania indywidualnego charakteru przyjętych dla nich rozwiązań. Przywołane wyżej profile wymagań w żadnym wypadku nie mogą być traktowane jako rozwiązania wzorcowe. Ich praktyczne znaczenie sprowadza się do wizualizacji dość istotnych różnic w zestawie wymagań kwalifikacyjnych zaprezentowanych typów stanowisk, których źródłem są różnice w podejmowanych zadaniach.

Świadomość tych różnic może być pomocna także przy formułowaniu zadań dla działów kontrolingu. Może również ułatwić ich podział pomiędzy stanowiska kontrolerów. Przede wszystkim jednak powinna ułatwić indywidualizację i konkretyzację wymagań kwalifikacyjnych wobec konkretnych kandydatów na kontrolerów.

*Dr Halina Błoch jest ekspertem zagadnień kontrolingu, autorką wszystkich programów szkoleniowych oferowanych przez Szkołę Controllingu i jednocześnie jej wykładowcą i trenerem. Jej atutem jest bogate doświadczenie praktyczne w pełnieniu obowiązków kontrolera i wdrażaniu kontrolingu, zbudowane podczas współpracy z firmami różnych branż, w tym produkcyjnych, finansowych, handlowych, badawczych i usługowych oraz z instytucjami non profit.

Więcej informacji: www.szkolacontrollingu.com