Biała lista podatników VAT. Wszystko o zmianach dla przedsiębiorców

Jedną z przesłanek zachowania należytej staranności jest dokładna weryfikacja przyszłego kontrahenta pod kątem jego rzetelności, uczciwości oraz transparentności. Niejednokrotnie dla przedsiębiorcy taka ocena może być kłopotliwa. W związku z tym Ministerstwo Finansów planuje od 1 września 2019 r. wdrożenie białej listy podatników, która ma zawierać niezbędne informacje potrzebne do weryfikacji podatnika VAT. Biała lista podatników oprócz niepodważalnych korzyści niesie ze sobą nowe obowiązki, a nawet sankcje wobec czynnych podatników VAT.

Biała lista podatników VAT: podstawowe informacje

Biała lista podatników to baza informacji o podatnikach VAT, która ma być prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej w formie elektronicznej. Zastąpi ona trzy obecnie obowiązujące wykazy:

• podatników zarejestrowanych,
• wykreślonych,
• przywróconych do rejestru.

Biała lista podatników ma posłużyć jako narzędzie do weryfikacji przyszłego kontrahenta w celu spełnienia przesłanek o dochowaniu należytej staranności. Stworzenie jednej bazy zawierającej wszystkie informacje o statusie podatników VAT znacznie usprawni proces wyszukiwania danych o innych podmiotach gospodarczych. Ułatwieniem ma być także sam sposób wyszukiwania danych, gdyż będzie on odbywał się nie tylko według NIP, jak do tej pory, lecz także według fragmentu nazwy firmy bądź nazwiska wyszukiwanego podmiotu.

Informacje o kontrahentach na białej liście podatników będą dostępne przez 5 lat.

Biała lista podatników będzie zawierała następujące dane o podatnikach VAT:

1. firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
2. numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
3. numer REGON, o ile został nadany;
4. numer PESEL, o ile podmiot posiada;
5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
6. adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
7. adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
8. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
9. imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
10. imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
11. daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
12. podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13. numery rachunków rozliczeniowych – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR .

Biała lista podatników VAT: harmonogram

Biała lista podatników zostanie wprowadzona na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Obecnie jest w fazie projektu, a planowany okres jej wdrożenia to 1 września 2019 r.

Po opublikowaniu lista ma być dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Biała lista podatników VAT a obowiązki

Z pewnością wprowadzenie rejestru podatników VAT znacznie ułatwi weryfikację potencjalnych kontrahentów, gdyż wszystkie dane na ich temat będą przechowywane w jednym miejscu. Wdrożenie białej listy podatników będzie wiązało się także z dodatkowymi obowiązkami. W związku z umieszczeniem na niej rachunków rozliczeniowych kontrahenta podatnik każdorazowo przed dokonaniem przelewu do danego kontrahenta będzie miał obowiązek sprawdzać, czy dany rachunek bankowy na pewno zgadza się z danymi na opublikowanej białej liście podatników.

Ponadto wprowadzono dodatkowe ograniczenie dotyczące przelewów o wartości powyżej 15 tys. zł. Dokonanie zapłaty na inny rachunek bankowy sprzedawcy niż wskazany na białej liście podatników będzie skutkował wyłączeniem takiego wydatku z kosztów uzyskania przychodów. Ma to na celu ograniczenie wpłat na prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe przedsiębiorców, do których nie stosuje się modelu podzielonej płatności.

Podatnik może uniknąć solidarnej odpowiedzialności oraz wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu wydatku powyżej 15 tys. zł, jeśli w ciągu 3 dni od nadania błędnego przelewu zawiadomi o zaistniałym zdarzeniu właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego.

Jeśli płatność zostanie dokonana na inny rachunek bankowy niż wskazany na liście, ale z zastosowaniem modelu split payment, wówczas podatnik uniknie przykrych konsekwencji bez konieczności zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego.

Do białej listy podatników VAT mają zostać wykorzystane numery rachunków bankowych udostępnione przez System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR). Dla ułatwienia planowane jest także przekazanie informacji o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT instytucjom finansowym (bankom, SKOK-om), w celu utworzenia narzędzi, które pozwolą na automatyczną weryfikację, czy przelew dokonywany jest na właściwy rachunek. Chęć stworzenia takiego udogodnienia będzie leżała po stronie banku.

Biała lista podatników VAT: aktualizacje

Zgodnie ze wstępnymi założeniami biała lista podatników miała być aktualizowana codziennie w określonych przedziałach czasowych. Jednak w najnowszej wersji projektu do ustawy Ministerstwo Finansów informuje o rezygnacji z tego pomysłu. W zamian za to przedsiębiorca dokonujący weryfikacji kontrahenta otrzyma informację o dacie i godzinie dokonania takiego sprawdzenia.

Jeżeli dzień zlecenia przelewu będzie zgodny z datą sprawdzenia rachunku na liście, wówczas podatnik nie będzie miał wątpliwości, że dokonał przelewu na właściwy rachunek bankowy kontrahenta. W sytuacji, gdyby w momencie weryfikacji dane zawarte w wykazie nie zostały zaktualizowane, przedsiębiorca dokonujący przelewu na nieaktualny rachunek bankowy nie poniesie z tego tytułu konsekwencji.

Co więcej, w przypadku ewentualnych błędów w wykazie, sami podatnicy będą mieli prawo do wnioskowania o sprostowanie lub usunięcie wadliwych danych. Wniosek ten wraz z uzasadnieniem będzie przesyłany do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.