Audyt wewnętrzny w warunkach pandemii. Zalecenia Ministerstwa Finansów

Pandemia koronawirusa mocno wpłynęła na styl pracy specjalistów. Wiele firm musiało zmierzyć się z nagłą zmianą warunków funkcjonowania jednostek, np. umożliwieniem pracownikom pracy zdanej, co z kolei wiązało się z licznymi ograniczaniami w kontaktach między pracownikami czy dostępem do dokumentacji. Ministerstwo Finansów zaznacza, że obecna sytuacja powinna być dla audytu wewnętrznego szansą, którą należy wykorzystać na pozytywne zmiany i podkreślenie swojej roli:

"Każda jednostka osadzona jest w określonym kontekście i w nim musi realizować wyznaczone cele i zadania. Działalność w nowym wymiarze wymusza zmianę sposobu myślenia, przyjęcie innych sposobów pracy i włączenia tych rozwiązań w funkcję audytu wewnętrznego w przyszłości". 

Jakie "zmiany" powinny zatem dokonać się w komórkach audytu wewnętrznego? Jak powinni pracować audytorzy?

1. Wspieranie kierownika

Główną rolą audytu wewnętrznego jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań, dlatego działania podejmowane przez audytorów wewnętrznych powinny być dostosowane do potrzeb kierownika jednostki i zmieniających się warunków. Ważnym aspektem pozostaje zapewnienie sprawnej i bieżącej komunikacji między kierownikiem jednostki a audytorem wewnętrzym. Audytorzy angażując się w dodatkowe działania na rzecz kierownika jednostki, nie powinni przejmować na siebie odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką, co mogłoby w następstwie negatywnie wpłynąć na niezależność audytu wewnętrznego.

2. Rewizja planu audytu wewnętrznego

Audytor musi na bieżąco identyfikować ryzyka, analizować, oceniać i rozstrzygać, jakie kierunki jego działania na obecną chwilę będą najbardziej pożądane i rozważyć dokonanie rewizji planu audytu wewnętrznego. Należy przy tym wziąć pod uwagę zidentyfikowane nowe ryzyka, bieżące potrzeby jednostki oraz możliwości i ograniczenia, w tym techniczne, w realizacji zadań, jakie w danej jednostce występują. Audytor może realizować dotychczasowy plan audytu, zmodyfikować go lub diametralnie zmienić.

3. Wykorzystanie dostępnych narzędzi

W związku z tym, że także audytorzy mogą pracować w trybie zdalnym, ich zadania powinny być wykonywane z maksymalnym zastosowaniem rozwiązań i technologii informatycznych. Jeśli nie pozwalają na to możliwości techniczne, zadania audytowe mogą być ograniczone co do swojego zakresu lub ich kontynuacja może zostać odłożona w czasie. Audytor może także zmienić program zadania. Przy dokonywaniu zmian planu audytu, programu czy też konieczności przeprowadzenia dodatkowej czynności doradczej, które co do zasady wymagają uzgodnienia, udokumentowania czy też zatwierdzenia, audytor może wykorzystywać narzędzia elektroniczne. 

Ministerstwo zachęca, by okres pandemii w jednostkach, w których zastosowanie zaawansowanych technologii informatycznych jest ograniczone, był okazją do wdrażania czy też maksymalnego wykorzystania tych już istniejących.

4. Szukanie nowych metod pracy

Audytorzy powinni szukać nowych metod pracy – przy realizacji zadań audytowych wykorzystać techniki zwinne (np. metodyki Agile). Jeśli audytor w oparciu o dostępne możliwości techniczne nie może realizować swoich zadań i musi odraczać je w czasie, powinien wykorzystać ten czas na podnoszenie kwalifikacji czy samokształcenie.

Źródło: Audyt wewnętrzny w warunkach pandemii, Departament Efektywności Wydatków Publicznych i Rachunkowości, 2020.