Analityk walczy z chaosem w bazach danych

Praca w stu procentach bezbłędna nie jest możliwa – my pomagamy jednak ograniczać popełniane błędy. Z badania przeprowadzonego przez CIMA wynika, iż 86 procent firm i organizacji nie radzi sobie z przetwarzaniem coraz większej ilości danych. Ponad jedna trzecia respondentów przyznała, iż nietrafione analizy wywarły negatywny wpływ na przychody firmy. Ankietowani specjaliści do spraw finansów (m.in. CEO i CFO) zauważyli, że trudności w porównywaniu informacji z kilku baz stanowią główny problem przy prawidłowym formułowaniu wniosków. Wynika to między innymi z faktu, iż bazy danych wielu firm rozrastają się w olbrzymim tempie. Według szacunków Microsoftu globalna ilość danych rośnie z dynamiką 40 proc. rocznie. Stwarza to ogromne możliwości przed przedsiębiorstwami, lecz zwiększa także liczbę problemów.

Z rosnącymi bazami danych nie należy jednak walczyć. To proces nieodwracalny, z którym każda firma musi się prędzej czy później zmierzyć. Gospodarka w coraz większym stopniu jest oparta na wartości, jaką jest informacja sama w sobie. Ogromna część firm używa do przetwarzania i analizy danych arkuszy kalkulacyjnych, z których najpopularniejszym jest MS Excel. Pamiętając o jego wadach i ograniczeniach, należy przyznać, że jego używanie daje ogromną elastyczność oraz kompatybilność z wieloma systemami. Ze względu na popularność tego programu bezproblemowa jest również wymiana plików pomiędzy osobami pracującymi zarówno na różnych stanowiskach, jak i w różnych firmach.

Czy zatem możemy szukać przyczyny powyższych trudności w niedoskonałym użytkowaniu MS Excel? Z naszych bogatych doświadczeń wynika, że przynajmniej w dużej części – tak. Straty lub koszty wynikające z błędnego posługiwania się arkuszami kalkulacyjnymi są bardzo często w firmach niewidoczne. Część właścicieli firm przez długi czas nie jest świadoma, iż bazy danych wymagają reorganizacji. Najczęściej przejawiają się w nieefektywnym wykonywaniu pracy przez pracowników oraz poświęcaniem zbyt dużej ilości czasu na dane zadanie. 

Dodatkowe umiejętności: bardzo dobra znajomość MS Excel

Pierwsza przyczyna popełniania błędów wydaje się oczywista – brak znajomości programu. Jak to jednak możliwe, skoro niemal w każdym CV zauważymy „bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office”? Nie zawsze kandydaci do pracy z premedytacją popełniają to przekłamanie. Nierzadko wynika to z braku świadomości możliwości programu oraz braku znajomości realnych oczekiwań pracodawcy. Winą za taki stan rzeczy możemy obarczyć część uczelni, które nie pozwalają na zdobycie praktycznych umiejętności oczekiwanych przez przedsiębiorstwa. Trudno znaleźć inne wytłumaczenie dla sytuacji, w której niektórzy absolwenci kierunków ekonomicznych nie słyszeli o tabeli przestawnej czy funkcji wyszukaj pionowo. Często studenci nie mieli możliwości dowiedzieć się,  jaki układ danych jest optymalny z punktu widzenia ich dalszego przetwarzania. Wówczas pracownik nie potrafi ułatwić pracy sobie oraz innym członkom zespołu. Stąd też obecnie wiele firm na rozmowach rekrutacyjnych przeprowadza testy ze znajomości MS Excel.

Należy także pamiętać, że ogólna znajomość programu nie jest gwarancją efektywnej pracy w arkuszach. Często nie zwraca się uwagi na szczegóły. Znane są nam przypadki popełnianych błędów w kluczowych dla firm raportach, które wynikały z niewiedzy na temat specyficznego działania niektórych funkcji i narzędzi. Zdarzają się choćby błędnie wykonane tygodniowe prognozy produkcji ze względu na to, iż MS Excel domyślnie przyjmuje za pierwszy dzień tygodnia niedzielę. Takich przykładów jest o wiele więcej.

Z naszych obserwacji wynika, iż perfekcyjne posługiwanie się Excelem w – często oderwanych od biznesowej rzeczywistości - plikach szkoleniowych nie wystarcza. Z tego powodu w naszych szkoleniach bazujemy na plikach własnych uczestników. Często  przeprowadzamy też symulacje najczęstszych problemów i błędów, które pojawiają się na rynku. 

Analityk – jedno z najmniej precyzyjnych nazw stanowisk

Jak zatem dążyć do możliwie bezbłędnej pracy? Odpowiedzią na to pytanie jest praktyka. Regularna praca połączona ze wsparciem szkoleniowym przynosi najlepsze rezultaty. Należy zwrócić uwagę, aby osoba, która pomaga nam w nauce, była analitykiem, a nie informatykiem. Dzięki temu dowiemy się o wielu technicznych i merytorycznych niuansach w zakresie przetwarzania i analizy danych, które w połączeniu z rozwijaniem umiejętności posługiwania się programem znacznie polepszą jakość naszej pracy. Ponadto zauważamy przewagę efektywności szkoleń regularnych w krótszych modułach czasowych nad dwudniowymi intensywnymi kursami.

Z naszych doświadczeń wynika, że czasem mianem analityka w firmach często tytułuje się osobę, która w sposób bardzo mechaniczny sprawdza i uzupełnia bazy danych. Jeśli nie zna innych sposobów, robi to manualnie, a poziom kreatywności zadań i decyzyjności jest bardzo niski. Na stanowiskach analitycznych pracują także osoby, które łączą fakty z różnych źródeł, wykazują się ogromną kreatywnością i innowacyjnością. Na podstawie takich analiz podejmuje się kluczowe decyzje biznesowe. Z jednej strony to pracownicy bazujący na analizach w ścisłym powiązaniu z matematyką i ekonometrią. Na drugim biegunie znajdują się stanowiska, na których znajomość zaawansowanych zagadnień matematycznych nie jest ani wymagana, ani potrzebna. Większość analityków ma jednak elementy wspólne w swojej pracy. Jest to łączenie, agregowanie, porównywanie i weryfikowanie danych.

Doceniamy inicjatywy takie jak pierwsza edycja Road to Excellence – projektu Niezależnego Zrzeszenia Studentów SGH. Ogromne zainteresowanie projektem, studentów z całej Polski przerosło nasze najśmielsze oczekiwania. Firma Excelling była Partnerem Złotym wydarzenia, autorem warsztatów oraz zadań konkursowych. Szkoliliśmy i sprawdzaliśmy uczestników w zakresie umiejętności posługiwania się MS Excel oraz weryfikowaliśmy ich zdolności analityczne.

Czas na analityków

Podsumowując, zauważamy zapotrzebowanie na rynku na osoby z rozwiniętymi umiejętnościami analitycznymi. Wraz z rozwojem gospodarki wykorzystującej coraz więcej informacji ten trend będzie przybierał na sile. Analiza danych nie jest tylko domeną osób z wykształceniem ekonomicznym lub technicznym. Wbrew obiegowej opinii, nietrudno jest spotkać na tym stanowisku humanistów, którzy mają bardzo rozwinięte umiejętności analityczne. Błędy zdarzają się bez względu na wykształcenie (o czym może świadczyć słynny przykład prof. Rogoffa). Pamiętajmy jednak, że analiza danych nie odbywa się w oderwaniu od rzeczywistości. Poza nauką programu warto skupić się również na metodach analitycznych. To właśnie taki – hybrydowy – model nauki obowiązuje w naszej Szkole Analityków, do której serdecznie zapraszamy osoby, chcące usprawniać swoją pracę i polepszać jej jakość.

Radosław Pszczółkowski jest Prezesem firmy Excelling.