5 trendów w usługach księgowych w 2021 roku

Księgowość to dziedzina, która w nowoczesnych firmach podlega digitalizacji. Innowacyjne rozwiązania i nowe technologie odmieniają jej oblicze, a praca z dokumentacją papierową przechodzi powoli do historii. Jakie praktyki podbijają dzisiaj świat księgowości i czego możemy spodziewać się w przyszłości? Przeczytaj o 5 najważniejszych trendach.

1. Pandemia i jej wpływ na usługi księgowe

Rok 2020 był dla księgowości rokiem pełnym nowych wyznań. Sytuacja związana z pandemią wpłynęła mocno na funkcjonowanie przedsiębiorstw i pracę zarówno wewnętrznych działów księgowych, jak i firm świadczących usługi outsourcingu księgowego.

Pandemia szybko zweryfikowała potrzebę pracy zdalnej w działach księgowych, które również zostały zaangażowane w pozyskiwanie pomocy w ramach poszczególnych tarcz antycovidowych. Wprowadzane, często niejasne, przepisy pomocowe zdominowały pracę księgowości w 2020 roku.

Zmiany w przepisach oraz przesunięcia ustawowych terminów sprawozdawczych (częściowo na korzyść podatników lub płatników) wprowadzały dezorganizację w pracy księgowych, którzy dodatkowo musieli zapewnić ciągłość usług, sprawny obieg dokumentów i bieżącą obsługę klientów przy jednoczesnym zachowaniu obostrzeń sanitarnych i zakazów bezpośredniego kontaktu.

Zespoły księgowe, które już przed pandemią pracowały na nowoczesnych narzędziach, takich jak elektroniczny obieg dokumentów, korzystały z podpisów elektronicznych czy też z elektronicznej dokumentacji pracowniczej, z pewnością lepiej i szybciej dostosowały się do nowej rzeczywistości niż księgowi stosujący tradycyjną, papierową wersję dokumentacji.

2. Rosnąca rola digitalizacji w księgowości

Dużą zmianą, którą widać w działach księgowych, oprócz potrzeby pracy w trybie zdalnym, jest również zwiększająca się potrzeba przechodzenia na elastyczny czas pracy.

Zapewnienie narzędzi do pracy, dostępu do dokumentacji źródłowej, jak i zarządzanie zespołami księgowymi stało się dużym wyzwaniem dla managerów tych zespołów. Z pewnością pomocna okazała się szeroko rozumiana digitalizacja w działach księgowych. 

Pierwszy obszar digitalizacji, dający większą swobodę i elastyczność przy obsłudze księgowej klienta to możliwość pracy na urządzeniach mobilnych i bezpiecznego podłączenia się z dowolnego miejsca do firmowych serwerów, np. przez VPN.

Kolejny obszar, wspierający pracę zdalną, to elektroniczny obieg dokumentów, który skutecznie wypiera z rynku tradycyjne papierowe formy przekazywania i archiwizowania dokumentów.

Narzędzia wspierające pracę zdalną to także te umożliwiające pobieranie danych z innych systemów operacyjnych, m.in. bankowych, sprzedażowych i podobnych, oraz automatyczne wczytywanie danych z tych systemów do systemu księgowego.

Digitalizacja widoczna jest również w komunikacji z instytucjami państwowymi, takimi jak urzędy skarbowe lub inne, do których jednostka gospodarcza zobowiązana jest raportować. Digitalizacji podlegają procesy obejmujące m.in. elektroniczne deklaracje, platforma epuap czy możliwość zatwierdzania dokumentów podpisem elektronicznym. Wszystkie wspomniane narzędzia digitalizacji stają się coraz bardziej powszechne i pozwalają uelastycznić środowisko pracy. Niemniej jednak czas wdrożenia niektórych z nich jest relatywnie długi i kosztowny, stąd nie każda jednostka decyduje się na implementację tych rozwiązań.

3. Zmiany przepisów prawnych i podatkowych

W ostatnim czasie można zauważyć bardzo częste zmiany przepisów prawno-podatkowych. Proponowane rozwiązania są, niestety, pozornym ułatwieniem. Jako przykład może posłużyć wprowadzony w październiku 2020 r. obowiązek JPK VDEK, który zastąpił deklarację VAT i plik JPK VAT. Obowiązek skutkował szeregiem dodatkowych oznaczeń wymaganych do raportowania. Wprowadzane zmiany zdaniem ministerstwa miały służyć uproszczeniu rozliczeń z fiskusem, jednak ich wprowadzenie wymaga również ogromnych nakładów finansowych związanych z dostosowaniem systemów księgowych do raportowania według nowych schematów.

Podobnie wdrożony w 2021 r. SLIM VAT, który miał uprościć rozliczenia podatku i doprecyzować rozwiązania, które były już stosowane. Niestety, w praktyce wprowadził też większą biurokrację dotyczącą np. potwierdzania i archiwizowania faktur korygujących.

4. Procedury wewnętrzne jednostki i ich znaczenie w kontekście należytej staranności

Zmiany w przepisach, rosnąca rola digitalizacji, ale też potrzeba stabilności w procesach księgowych i podatkowych, takich jak podatek VAT, podatek u źródła, czy raportowanie schematów podatkowych, sprawia, że działy księgowe aktywnie uczestniczą we wdrażaniu procedur należytej staranności w firmach. W ostatnim czasie wyraźnie wzrosła nie tylko liczba regulacji, lecz także działań dotyczących egzekwowania przestrzegania przepisów przez podmioty gospodarcze. W związku z tym wzrosła też rola procedur dochowania należytej staranności. Wdrożenie ich w organizacji pozwala pracownikom sprawniej poruszać się w danym obszarze i przestrzegać wytycznych, które nie są uważane za nieprzydatne i niezrozumiałe, a wykorzystywane jako narzędzie, które ewoluuje, usprawnia pracę i ułatwia przestrzeganie regulacji prawnych.

5. Rola współczesnego księgowego

Potrzeba informacji we współczesnym świecie wzrasta. Informacji tej potrzebujemy coraz szybciej i chcemy, aby miała charakter doradczy. Obserwujemy też wzrost roli rachunkowości zarządczej, która poprzez systematyczne dostarczanie informacji ułatwia i wspomaga podejmowanie optymalnych decyzji przez osoby zarządzające danym przedsiębiorstwem. To właśnie od księgowego oczekujemy sprawnej i trafnej analizy danych księgowych.

Zawód księgowego ewoluuje – staje się on specjalistą, często o interdyscyplinarnej wiedzy i doświadczeniu. W księgowości sprawy księgowe przenikają się z kwestiami podatkowymi, prawnymi – dlatego też wspomniana interdyscyplinarność ma kluczowe znaczenie dla rozwoju w tym zawodzie.  

Dzięki postępującej digitalizacji procesów księgowych poprzez ich automatyzację, możliwy jest rozwój innych kompetencji księgowego. Pamiętajmy, że praca ta to także ciągła konieczność monitorowania sytuacji prawnej i umiejętność szybkiej, elastycznej reakcji na zmiany. Stały kontakt z doradcami podatkowymi, radcami prawnymi i adwokatami przekłada się na lepsze dopasowanie rozwiązań księgowych do oczekiwań klientów.

Digitalizacja spowodowała weryfikację umiejętności technicznych/informatycznych wśród współczesnych księgowych, a korzystanie z takich narzędzi jak profil zaufany i podpis elektroniczny stało się wymogiem. Dodatkowo, współczesny księgowy musi nie tylko posiadać rozwinięte umiejętność obsługi komputera, ale też szybko nawigować w różnego typu bazach danych.

Wzrastająca rola doradcza księgowego przekłada się na właściwą i sprawną komunikację z klientem. Potrzeby jednostek, różnych odbiorców danych księgowych są często indywidualne i dobry księgowy powinien je we właściwy sposób rozpoznać. Przepisy często są niejasne, zmieniają się, a doświadczenie w ich prawidłowej interpretacji jest bezcenne. Jeśli chcemy je zdobywać, potrzebny jest czas i możliwość uczestniczenia w ciekawych projektach, czyli wiedza merytoryczna poparta praktyką. Idealny księgowy powinien posiadać takie cechy jak elastyczność i umiejętność wyciągania wniosków – dzisiaj decyzje podejmujemy szybko, bazując na otrzymywanych informacjach. Jakże istotna staje się więc rola informacji.