1. S/4 Hana – definicje

Pod nazwą S/4 HANA lub SAP 4/Hana kryje się narzędzie, które wspiera transformację cyfrową biznesu i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji dzięki funkcjom, które wykorzystują sztuczną inteligencję.

S/4 HANA to skrót z języka angielskiego, gdzie „S” oznacza Simple – prosty, „4” – oznacza czwartą generację systemu SAP, a „HANA” – High performance ANalytic Appliance – wysoko wydajne narzędzie do analizy.

3 inspirujące opowieści o karierze kobiet w zespole FPIA w Capgemini

2. SAP4/Hana – ewolucja czy rewolucja?

SAP4/Hana jest bogatszą wersją systemu ERP i wprowadza nie ewolucję, ale wręcz rewolucję. Platforma SAP HANA nie składuje danych na dyskach, ale przetwarza bazy danych bezpośrednio w pamięci (in-memory database). Dzięki temu możemy analizować dane w czasie rzeczywistym i w dowolnym miejscu. Aplikacja Fiori pozwala na dostęp do danych na urządzeniach mobilnych, jak tablet czy smartfon, co wcześniej nie było możliwe. Umożliwia to podejmowanie szybkich i trafnych decyzji, co w biznesie przekłada się na konkretny wymiar finansowy.

3. SAP4/Hana – przeszkody do przeskoczenia

Do tego, żeby efektywnie wykorzystać wszystkie funkcjonalności SAP S/4HANA, trzeba odpowiednio przygotować organizację. Do najważniejszych działań, z którymi wiąże się wprowadzenie tego systemu zaliczyć można:

Ujednolicenie i standaryzację procesów, w ramach których są przetwarzane dane:

Ważne jest, aby informacje, które są przetwarzane w systemie, były procesowane w ten sam sposób przez wszystkich użytkowników systemu (także w innych krajach, w których firma prowadzi działalność). Najlepiej stworzyć jednolitą politykę dla całej firmy dotyczącą master data i przetwarzania danych oraz możliwie scentralizować ich wprowadzanie do systemu w jednym miejscu. Jeśli zestandaryzowane będą master data i procesy, które przetwarzają te dane, to menedżerowie różnego szczebla będą mogli korzystać z zestandaryzowanych raportów przy podejmowaniu kluczowych biznesowych decyzji w różnych krajach a dane będzie można łatwo agregować nie tylko na poziomie kraju, lecz także regionu lub globalnie. Menedżerowie otrzymają dostęp do raportów, które prezentują wiarygodne informacje i umożliwią im podejmowanie szybkich oraz właściwych decyzji. Możliwość porównania efektów działań pomiędzy zespołami lub krajami umożliwia również szybką identyfikację najlepszych praktyk w firmie oraz dzielenie się tą wiedzą z innymi pracownikami. Dynamizuje to pracę zespołów oraz zwiększa ich skuteczność działania w celu osiągnięcia założonych celów.

Ujednolicenie i uproszczenie struktury organizacyjnej:

System SAP S/4HANA wymaga jasnego określenia obowiązków i uprawnień użytkownikom w celu nadania im odpowiednich autoryzacji.

Z mojego doświadczenia i obserwacji wynika, że są to często najtrudniejsze zmiany do przeprowadzenia. Często wiążą się one bowiem z dużymi zmianami dla długoletnich i zasłużonych pracowników, zwłaszcza jeśli procesy są przenoszone do CUW. Nie jest to proste do zakomunikowania przez ich przełożonych, którzy niejedno razem przeszli i często swoje role zawdzięczają świetnej pracy osób, których ta zmiana dotyczy. Jest to obszerny i delikatny temat, natomiast kluczowy dla firmy, aby wejść na wyższy poziom rozwoju z wykorzystaniem takich systemów jak SAP S/4HANA.

Przeszkolenie pracowników i zmiana podejście tych osób, które wcześniej pracowały w trybie zamknięcia miesiąca:

Przy danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym trzeba zapewnić aktualność i poprawność danych na bieżąco. Może to być duża zmiana zarówno dla pracowników działu księgowości, controllingu, jak i wszystkich tych, którzy mają wpływ na raportowane dane.

Posiadanie przez firmę Centrum Usług Wspólnych (CUW, GBS – Global Business Services) oraz Centrum Kompetencji (CK, CoE – Center of Excellence)

Jest to obecnie warunek konieczny dla dużych organizacji, które chcą dalej dynamicznie rozwijać się z wykorzystaniem takich systemów jak S/4 HANA. Centra Usług Wspólnych (SSC, GBS) oraz Centra Kompetencji (CK, CoE) są motorem optymalizacji w oparciu o digitalizację procesów i przez to tworzą istotną przewagę konkurencyjną firmy. Im większa organizacja czy konkurencja w obszarze, w którym działa firma, tym korzyści z wdrożenia CUW/CK będą większe dla firmy. Ogólnie szacuje się, że powinny one przynieść około 2% przychodów firmy, czyli jeśli firma ma np. 5 miliardów przychodów, to mówimy o poziomie poprawy wyniku o 100 milionów rocznie. Z perspektywy zmian, które zachodzą w XXI wieku jest to marchewka. Kijem w przypadku braku CUW/CK dla dużych firm jest wypadnięcie z rynku lub mocne ograniczenie działalności do niszowych obszarów.

Najlepsze miasta dla managerów i specjalistów

4. SAP4/Hana – opcja czy konieczność?

Wdrożenie SAP4/Hana to dziś nie opcja dla wielu firm, ale konieczność. Tym bardziej, że do 2025 roku SAP planuje zakończyć wspieranie starszych wersji systemu ERP.

Jak to mówią “gra jest warta świeczki”. Na pewno nie jest to łatwa zmiana. Wymaga ona dużego przekształcenia organizacji, w co muszą być mocno zaangażowani zarówno główni stakeholderzy firmy, np. CEO i CFO, jak i muszą wspierać ją główni akcjonariusze. Zmiany wymagają na początku dużych nakładów, również liczonych w milionach dolarów w skali całej firmy, a dodatkowo będą budziły emocje podczas ich wprowadzania, nie tylko wśród pracowników liniowych, lecz także tych na wyższych szczeblach zarządzania. Dlatego istotne jest, aby sponsorzy takiego projektu byli zgodni odnośnie wdrożenia zmian i od samego początku świadomi, zarówno tego, jaki może być efekt tych zmian (przyjemniejsza część), jak i tego, jaki jest rozmiar pracy, którą trzeba wykonać, aby je wdrożyć (trudniejsza część).

Źródło: