Przewodnik Kariera w Finansach i Bankowości 2024/25

Założenia projektu

Głównym celem projektu było przeniesienie całego procesu płacowego od zewnętrznego dostawcy do wewnętrznego zespołu w banku. NatWest dążył do stworzenia zespołu ekspertów ds. płac w dziale zasobów ludzkich (HR), odpowiedzialnego za zarządzanie całym procesem płacowym od początku do końca – od przetwarzania danych, przez wypłaty, po zgodność z przepisami i raportowanie. Decyzja ta wynikała z potrzeby zwiększenia wydajności operacyjnej, uniezależnienia się od zewnętrznych dostawców oraz usprawnienia wewnętrznej komunikacji. Co więcej, insourcing miał na celu wzmocnienie pozycji pracowników poprzez zapewnienie im bezpośredniego dostępu do specjalistów ds. płac, poprawiając jakość usług i szybkość reakcji. Nie była to jedynie kwestia przeniesienia obowiązków, lecz gruntowna przebudowa istniejącego ekosystemu, co wymagało integracji wyspecjalizowanego personelu, zaawansowanych narzędzi i solidnych systemów do efektywnej obsługi listy płac.

Napotkane wyzwania

Jak każdy duży projekt inicjatywa insourcingu płac w NatWest napotkała kilka wyzwań: Integracja techniczna i dostosowanie: Jednym z głównych wyzwań była integracja nowego systemu płacowego z istniejącą infrastrukturą IT. Wymagało to znacznego dostosowania, aby spełnić specyficzne wymagania NatWestu i zapewnić płynne działanie. Migracja danych: Migracja danych płacowych od zewnętrznego dostawcy do nowego systemu wewnętrznego była złożonym zadaniem. Obejmowała nie tylko przeniesienie bieżących danych, ale także zapewnienie dokładnej migracji danych historycznych. Proces musiał być starannie zarządzany, aby uniknąć uszkodzenia lub utraty danych. Niezawodność systemu: Podczas początkowego wdrożenia doszło do awarii systemu, gdy zbyt wielu użytkowników próbowało zalogować się jednocześnie. Problem został szybko rozwiązany dzięki wdrożeniu planu zarządzania kryzysowego, co podkreśliło znaczenie solidnego zarządzania ryzykiem i strategii jego minimalizowania. Zgodność interesariuszy: Zapewnienie, że wszyscy interesariusze – w tym HR, technologia, finanse i dostawcy zewnętrzni – byli zgodni i pracowali w tym samym celu, stanowiło duże wyzwanie. Zespół zarządzający projektem odegrał kluczową rolę w utrzymaniu jasnej komunikacji i koordynacji między wszystkimi stronami.

Głównym zadaniem kierownika projektu lub zmiany jest wywieranie wpływu i wprowadzanie pozytywnych zmian – niezależnie od tego, czy chodzi o usługę, produkt czy inne ulepszenie. Rola ta jest wyjątkowa, ponieważ wymaga ludzkiego czynnika i wykorzystania zarówno kompetencji miękkich, jak i twardych, co stanowi kombinację trudną do zautomatyzowania.

– Imran Arif, Head of Project Management, NatWest Polska

Kluczowe cele

Projekt insourcingu płac miał kilka kluczowych celów:

Efektywność kosztowa: Przenosząc procesy płacowe do wewnątrz firmy, NatWest dążył do obniżenia kosztów związanych z outsourcingiem i poprawy efektywności operacji płacowych.

Kontrola operacyjna: Poprzez dostosowanie procesów do specyficznych potrzeb banku i wymogów regulacyjnych, NatWest uzyskał większą kontrolę nad operacjami płacowymi. Lepsza komunikacja: Wyeliminowanie dostawcy zewnętrznego usprawniło komunikację i współpracę między zespołem ds. płac a innymi działami wewnętrznymi, takimi jak HR, finanse i technologia.

Wyższa jakość usług: Stworzenie wewnętrznego zespołu ds. płac umożliwiło na szybsze i bardziej precyzyjne reakcje na zapytania pracowników oraz kwestie związane z płacami, poprawiając tym samym ogólną jakość usług.

Fazy projektu

Projekt insourcingu płac został starannie zaplanowany i realizowany przez 10-12 miesięcy, a jego realizację podzielono na trzy kluczowe etapy:

Faza I: Wdrożenie narzędzi technicznych i konfiguracja zespołu (9 miesięcy)

Początkowa faza koncentrowała się na podstawowych aspektach transformacji. Etap ten obejmował identyfikację i wdrożenie niezbędnych narzędzi technicznych oraz systemów potrzebnych do wewnętrznej obsługi procesów płacowych. W Polsce powstał wyspecjalizowany zespół płacowy, złożony z ekspertów doskonale zaznajomionych ze złożonością zarządzania płacami. Na tym etapie miał również miejsce transfer wiedzy od zewnętrznego dostawcy do wewnętrznego zespołu, co zapewniło jego gotowość do samodzielnego zarządzania procesem.

Faza II: „Soft go-life” i uruchomienie próbne

Po stworzeniu infrastruktury technicznej i przygotowaniu zespołu, projekt przeszedł do fazy soft go-life, czyli tak zwanego „miękkiego” uruchomienia. W tym okresie proces płacowy był testowany wewnętrznie, przy stałym wsparciu zewnętrznego dostawcy. Etap ten był kluczowy dla zidentyfikowania potencjalnych problemów lub luk w procesie, umożliwiając ich dopracowanie przed pełnym wdrożeniem.

Faza III: Usprawnienie procesu i pełne wdrożenie (2 miesiące)

Ostatnia faza skupiła się na udoskonaleniu i optymalizacji procesu płacowego i obejmowała automatyzację niektórych aspektów zarządzania listą płac, poprawę wygody użytkowania odcinków płatności i zwiększenie ogólnej wydajności procesu. Po tych usprawnieniach proces płacowy został w pełni wdrożony, co oznaczało zakończenie projektu.

Wyniki projektu

Pomimo napotkanych trudności, projekt insourcingu płac w NatWest zakończył się ogromnym sukcesem, przynosząc szereg kluczowych korzyści. Projekt stanowił kamień milowy na drodze banku do doskonałości operacyjnej. Przeniesienie procesu płacowego do wewnątrz organizacji nie tylko przyniosło większą kontrolę i wydajność, ale także poprawiło ogólne zadowolenie pracowników. Sukces projektu był wynikiem starannego planowania, koordynacji i realizacji przez zespół projektowy, ale również niezachwianego zaangażowania banku w innowacje i wellbeing pracowników.

Wellbeing w NatWest

W ramach szerszej strategii NatWestu projekt insourcingu listy płac wpisuje się w zaangażowanie banku w dobrostan pracowników. Uznając znaczenie pozytywnego środowiska pracy, NatWest wdrożył kilka inicjatyw wspierających zdrowie fizyczne i psychiczne swoich pracowników. Bank promuje zdrowie fizyczne i psychiczne poprzez takie inicjatywy jak Wellbeing Month, podczas którego oferowane są zajęcia sportowe i warsztaty na temat zdrowia psychicznego. Pracownicy korzystają z elastycznych godzin pracy, hybrydowego modelu umożliwiającego pracę zdalną 3 do 4 dni w tygodniu, w zależności od potrzeb biznesowych, oraz dysponują dodatkowym czasem w trakcie dnia pracy przeznaczonym na zajęcia związane z dobrym samopoczuciem. Bank oferuje również wsparcie psychologiczne za pośrednictwem zewnętrznego centrum pomocy oraz wspiera integracyjne, zorientowane na ludzi podejście do zarządzania. Dodatkowo NatWest zachęca pracowników do angażowania się w działania na rzecz społeczności poprzez programy takie jak Global Community Challenge.