Strefa Klienta
Nowoczesne technologie usprawniają pracę, pomagają wyeliminować błędy i pozwalają doświadczonym specjalistom skupić się na wykonywaniu zadań wymagających wyższych kwalifikacji. Tym samym wzrastają też oczekiwania co do umiejętności samych pracowników – ważne jest już nie tylko pogłębianie kompetencji zawodowych i cyfrowych, lecz także elastyczność, zdolność adaptacji i odnalezienia się w nowej, dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości biznesowej. Jak zatem mądrze zarządzać czasem i umiejętnie planować pracę w dobie cyfrowej transformacji? Tu pomocna może okazać się filozofia Agile, która zyskuje coraz większą popularność nie tylko w pracy zespołów IT.
Przyszłość bardziej zwinna
Agile (ang. zwinny, zręczny) to w ostatnich latach jedno z najmodniejszych słów w biznesie, choć w kontekście zarządzania po raz pierwszy użyte zostało już niemal dwie dekady temu. Za początek popularności Agile uważa się rok 2001, kiedy to w Stanach Zjednoczonych został opublikowany „Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania” (Manifesto for Agile Software Development) zawierający listę nadrzędnych zasad i wartości, którymi warto kierować się przy realizacji projektów informatycznych. Twórcy manifestu przedłożyli w nim:
- ludzi i interakcje nad procesy i narzędzia,
- działające oprogramowanie nad szczegółową dokumentację,
- współpracę z klientem nad negocjacją umów,
- reagowanie na zmiany nad działanie według planu.
Choć manifest tworzony był przede wszystkim z myślą o programowaniu, przyświecające mu idee, takie jak elastyczność, otwartość na zmiany i ścisła współpraca z klientem, szybko przeniknęły do innych dziedzin biznesu. Agile stało się alternatywą dla tradycyjnego, tak zwanego „kaskadowego” modelu realizacji projektów (ang. waterfall model), w którym prace przebiegają zgodnie z wcześniej ustalonym planem, a każdy etap działań zostaje rozpoczęty dopiero po zakończeniu poprzedniego. Biorąc pod uwagę dzisiejsze zmienne środowisko pracy, nietrudno zrozumieć, dlaczego podejścia zwinne, takie jak Scrum czy Kanban, które korespondują z założeniami filozofii Agile, cieszą się rosnącym zainteresowaniem.
Sprintem do celu
Czym jest Scrum i co odróżnia ten model pracy od tradycyjnego? Według definicji zawartej w oficjalnym przewodniku „The Scrum Guide”, Scrum to nie tyle technika pracy, co ramy postępowania (ang. framework), „dzięki którym ludzie mogą adaptacyjnie rozwiązywać złożone problemy tak, by w produktywny i kreatywny sposób wytwarzać produkty o najwyższej możliwej wartości”. Nazwa koncepcji zaczerpnięta została z rugby, gdzie scrum oznacza formację, w której zawodnicy łączą się ze sobą, tworząc charakterystyczny „młyn”. Podobnie jak w sporcie, w Scrum kluczową rolę odgrywa ściśle współpracujący ze sobą, samodzielny zespół, który organizuje się od wewnątrz i sam decyduje o swoich działaniach.
Praca zespołu podzielona jest na tak zwane Sprinty, czyli przedziały czasowe trwające od tygodnia do maksymalnie miesiąca. Przed rozpoczęciem każdego Sprintu następuje jego planowanie, określenie celów danego etapu i priorytetów, które wybierane są z listy wszystkich zadań, czyli backlogu. W trakcie krótkich codziennych spotkań zespół omawia bieżące problemy, raportuje postęp prac i planuje zadania na dany dzień. Każdy Sprint kończy się przeglądem przyrostu produktu, wyciągnięciem wniosków i wskazaniem elementów, które wymagają zmian lub ulepszeń. Następnie cały proces rozpoczyna się na nowo. Praca zgodnie z tymi założeniami ma charakter cykliczny i powtarzalny, nazywany „iteracyjnym”. W przeciwieństwie do podejścia tradycyjnego, u podstaw Scrum leży otwartość na ciągłe zmiany i modyfikacje, które traktowane są nie jako przeszkoda na drodze do celu, lecz naturalny element całego procesu. Charakterystyczne dla tego podejścia jest działanie „krok po kroku” i empiryzm, czyli czerpanie z doświadczenia zdobytego w trakcie prac w celu stworzenia nowego, ulepszonego produktu.
SCRUM WYZNACZA PIĘĆ WYDARZEŃ OGRANICZONYCH CZASOWO SŁUŻĄCYCH DO ZARZĄDZANIA DOSTARCZANIEM PRODUKTU PRZY JEDNOCZESNEJ MAKSYMALIZACJI MOŻLIWOŚCI UZYSKANIA INFORMACJI ZWROTNEJ. SĄ TO:
- SPRINT
Okres, w którym zespół dostarcza to, co zostało uzgodnione w sesji planowania Sprintu. Trwa maksymalnie miesiąc. - SPRINT PLANNING (PLANOWANIE SPRINTU)
Kilkugodzinna sesja, podczas której zespół decyduje, co dostarczyć w nadchodzącym Sprincie (z Backlogu produktu) i jak się do tego zabrać. - DAILY SCRUM (CODZIENNY SCRUM)
15-minutowe codzienne spotkanie zespołu, które umożliwia swobodny przepływ informacji w zespole i odpowiednią synchronizację do dalszego działania. - SPRINT REVIEW (PRZEGLĄD SPRINTU)
Spotkanie odbywające się pod koniec sprintu, na którym zespół demonstruje produkt lub zmiany klientom i zbiera informacje zwrotne na temat tego, co należy uwzględnić w rejestrze produktu w celu dostarczenia go w kolejnych sprintach. - SPRINT RETROSPECTIVE (RETROSPEKTYWA SPRINTU)
Spotkanie odbywające się na koniec Sprintu. Zespół dokonuje przeglądu swojej pracy, identyfikując możliwości usprawnienia procesów pracy w kolejnych Sprintach.
Komentarz eksperta:
Krystian Kaczor – ekspert i specjalista od Agile. Prelegent na polskich i zagranicznych konferencjach z obszarów Agile i Jakości. Jeden z pierwszych trenerów Professional Scrum Trainer w Polsce. Pierwszy w Polsce trener Scrum at Scale. Autor książki „Scrum i nie tylko. Teoria i praktyka w metodach Agile”. Współautor szkoleń i standardów wykorzystywanych na całym świecie. Doświadczenie zdobywał w takich branżach jak finanse, ubezpieczenie, e-commerce, telekomunikacja, przemysł medyczny. Obecnie pracuje jako Agile Coach i Scrum Master, prowadzi Zespoły Agile, przeprowadza transformacje organizacji i ulepsza wdrożone praktyki.
Jakie były początki Scruma?
Kiedy Jeff Sutherland został zatrudniony w banku, zauważył, że praktycznie niemożliwe jest zaplanowanie projektu i dostarczenie go zgodnie z planem. Zespoły są wypalone. Nie mówiąc już o uzyskaniu zakładanych korzyści. Dlaczego tak się dzieje? Głównym powodem jest zbyt wiele zmiennych i pojawianie się nowych informacji dopiero w trakcie wykonywania pracy. Potrzebne było nowe podejście. Na podstawie badań nad złożonymi systemami adaptacyjnymi, hiperproduktywnymi zespołami oraz praktykami budowania innowacyjnych produktów w ramach Lean powstał pomysł na Scrum. Jeff zaproponował wprowadzenie nowego podejścia w jednym z działów banku, żeby sprawdzić jego skuteczność. W ciągu pół roku Scrum nabrał kształtu, a dział, w którym go zastosowano, zmienił wynik finansowy z 30% straty na 30% zysku. Scrum został sprawdzony w boju i dopracowany za pomocą empiryzmu. Minęło równe 25 lat od przedstawienia Scruma światu i dzisiaj jest on stosowany również szeroko poza IT.
W jakich dziedzinach?
Mamy przykłady zastosowania tego frameworku do budowy myśliwców, wykonywania odwiertów, zarządzania szpitalem, nauczania w szkołach, prowadzenia restauracji, przeprowadzania remontów itd. Jak to się stało? Od początku Scrum miał być prostym sposobem na osiąganie ponadprzeciętnych wyników dla każdego. 3 role, 5 wydarzeń, 3 artefakty i trochę zasad. Prostota i potwierdzona skuteczność spowodowały, że po Scrum sięgano chętniej niż po Kanban, Programowanie Ekstremalne czy AgilePM. W 2009 roku w badaniu Forrestera 84% organizacji korzystających z praktyk Agile zadeklarowało korzystanie ze Scrum.
Przy jakich projektach dobrze sprawdzi się Scrum?
Scrum sprawdza się tam, gdzie mamy dużą zmienność i konkretny produkt lub usługę, na której możemy się skupić. Wówczas możemy często wdrażać nowe wersje i zbierać dane na temat produktu. W ten sposób dowiadujemy się coraz więcej i lepiej planujemy kolejne iteracje. Product Owner jako przedstawiciel świata biznesu szybko podejmuje decyzje i przekazuje swoją wizję zespołowi. Zespół deweloperski, lepiej rozumiejąc produkt i będąc blisko klienta, kreatywnie rozwiązuje problemy i bardziej angażuje się w pracę. Scrum Master dba o efektywność procesu i tym samym szybkość dostarczania produktu. Zaciera się granica pomiędzy biznesem i IT oraz silosami organizacyjnymi. Wszyscy gramy do jednej bramki, podając sobie piłkę w zespole. Z czasem hierarchiczna struktura zmienia się w sieć sprawnie działających startupów. Teraz cała organizacja może sprawnie reagować na sytuację na rynku. Zwykle przy wprowadzaniu Scrum pojawiają się takie zagadnienia takie jak DevOps i chmura, dzięki czemu stare systemy są zastępowane nowoczesnymi technologiami.
Czy Scrum to sposób pracy przyszłości?
Tradycyjnie zbudowane organizacje często stają przed wyzwaniem Transformacji Agile albo skorzystania ze Scruma w ramach Transformacji Cyfrowej. Jest to duża, trudna zmiana i nie zawsze udaje się za pierwszym razem. Natomiast dla młodych, dynamicznych organizacji kultura Agile i Scrum jako sposób pracy są czymś zupełnie naturalnym. Framework wydaje się oczywisty, pozostają do dopracowania jedynie szczegóły. Po 25 latach na rynku krzywa adopcji Scruma wchodzi w fazę większości.
Wizualizacja kluczem do sukcesu?
Podejściem często porównywanym do Scrum jest Kanban – opracowana w latach pięćdziesiątych w Japonii metoda sterowania produkcją, która dziś znajduje swoje zastosowanie w biznesie. Termin kanban w języku japońskim oznacza „szyld” lub „tabliczkę z informacją” i to właśnie tablica (fizyczna lub wirtualna) jest narzędziem zwykle kojarzonym z tą formą organizacji pracy.
Na pierwszy rzut oka, Kanban i Scrum niewiele się od siebie różnią – obie koncepcje dążą do ciągłego doskonalenia i zwiększenia efektywności pracy, biorąc pod uwagę zmienność i nieprzewidywalność współczesnego biznesu. W obu przypadkach wykorzystuje się podobne narzędzia (na przykład popularne oprogramowanie JIRA), czyli wirtualne tablice porządkujące zadania w co najmniej trzech kolumnach: „do zrobienia”, „w toku” oraz „zrobione”.
W przeciwieństwie do Scruma Kanban nie korzysta z Backlogu i ram czasowych, czyli Sprintów – w tym podejściu kluczowa jest wizualizacja całego procesu i kontrola nad przepływem pracy tak, aby zespół nie był przeciążony zbyt wieloma zadaniami. Kanban ogranicza liczbę działań w toku i koncentruje się na optymalizacji procesów, w celu zmaksymalizowania ich efektów.
KANBAN WYZNACZA PIĘĆ PODSTAWOWYCH PRAKTYK:
- WIZUALIZACJA PRZEPŁYWU PRACY z wykorzystaniem kart lub specjalnego oprogramowania.
- OGRANICZENIE PRACY W TOKU (WORK IN PROGRESS, WIP)
Zespół podejmuje nową pracę tylko wtedy, gdy jest w stanie sobie z nią poradzić i gdy zakończył poprzednie zadanie. - ZARZĄDZANIE PRZEPŁYWEM
Obserwanie pracy w toku. Zajmowanie się wszelkimi wąskimi gardłami. - WDRAŻANIE PĘTLI ZWROTNYCH
Podczas całego procesu pracy włączone są regularne przeglądy z zespołem i klientami. - ZESPOŁOWE ULEPSZANIE I ROZWIJANIE Szukanie i wdrażanie usprawniających inicjatyw.
Komentarz eksperta:
Radek Orszewski – praktyk zarządzania i efektywnej organizacji pracy, akredytowany przez Kanban University trener Metody Kanban i akredytowany konsultant (AKC). Założyciel społeczności Lean Coffee w Berlinie i Wrocławiu. Wykłada na CODE University w Berlinie i na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Prowadzi jedyny polski podcast poświęcony Kanbanowi – Kanban przy kawie.
Dlaczego warto wybrać Kanban?
Warto zainteresować się Kanbanem, jeśli oferujemy naszym klientom usługi, a niekoniecznie budujemy produkt, i jeśli nasz biznes oczekuje dostarczania wartości w sposób ciągły, a priorytety się zmieniają. Często od organizacji słyszę, że wszyscy są zajęci, ale nie widać produktywności jako efektu tej zajętości. To również przesłanka w stronę Kanbanu.
Jakie korzyści może przynieść stosowanie metody Kanban?
Metoda Kanban jest skupiona na osiąganiu mierzalnych rezultatów działań (outcomes), a nie jedynie wyników w postaci jakichś metryk (outputs). Z punktu widzenia klientów Kanban przynosi większą przewidywalność, sprawne zarządzanie ryzykiem czy priorytetami. Kanban wnosi transparencję pracy, co oznacza, że nie musimy stosować mikrozarządzania, który jedynie rozprasza specjalistów i zespoły. Do jednej z praktyk metody Kanban należy wspólne budowania jasnych polityk postępowania. To pozwala obu stronom – zamawiającej i dostarczającej – na dialog pozbawiony frustracji czy niezrozumienia. W efekcie pracownicy wiedzą, jak podejmować decyzje i jak wybierać najistotniejsze zadania.
Przy jakich projektach dobrze sprawdzi się metoda Kanban?
Metoda Kanban sprawdza się doskonale w większości środowisk pracy intelektualnej, opartej na wiedzy, pracy twórczej. Kanban przynosi korzyści wszędzie tam, gdzie świadczymy naszym klientom (wewnętrznym czy zewnętrznym) wyspecjalizowane usługi, gdzie mamy do czynienia zarówno z dużą zmiennością samych zadań, jak i towarzyszących im priorytetów. Mogą to być więc kilkutygodniowe inicjatywy, jak i wieloletnie, ogromne programy. Przykłady? Poza najczęściej podawanymi z branży IT mamy sporo udanych historii zastosowania Kanbanu w działach HR, rekrutacji, księgowości czy marketingu.
Czy Kanban to metoda przyszłości?
Jedną z podstawowych zasad metody Kanban jest podejście ewolucyjne. Kanban nie jest metodą skończoną. Na przestrzeni ponad 10 lat cały czas się rozwija i jako podejście pragmatyczne podejmuje kolejne wyzwania rzeczywistości, np. takie jak nagły skok do świata pracy zdalnej i rozproszonej. Bez wątpienia Kanban będzie się rozwijał i pomagał klientom poszukującym zwinności biznesowej.
Redakcja KarierawFinansach.pl podejmuje tematy ciekawe i ważne dla pracowników branży finansowej i osób, które dopiero myślą o karierze w finansach.
Praktyk zarządzania i efektywnej organizacji pracy, akredytowany przez Kanban University trener Metody Kanban i akredytowany konsultant (AKC). Założyciel społeczności Lean Coffee w Berlinie i Wrocławiu. Wykłada na CODE University w Berlinie i na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Prowadzi jedyny polski podcast poświęcony Kanbanowi – Kanban przy kawie.
Ekspert i specjalista od Agile. Prelegent na polskich i zagranicznych konferencjach z obszarów Agile i Jakości. Jeden z pierwszych trenerów Professional Scrum Trainer w Polsce. Pierwszy w Polsce trener Scrum at Scale. Autor książki „Scrum i nie tylko. Teoria i praktyka w metodach Agile”. Współautor szkoleń i standardów wykorzystywanych na całym świecie. Doświadczenie zdobywał w takich branżach jak finanse, ubezpieczenie, e-commerce, telekomunikacja, przemysł medyczny. Obecnie pracuje jako Agile Coach i Scrum Master, prowadzi Zespoły Agile, przeprowadza transformacje organizacji i ulepsza wdrożone praktyki. Więcej na: www.qagile.pl
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.