Jak wprowadzać zmiany w firmie? 9 wskazówek zarządzania zmianą

Wprowadzanie mniejszych i większych zmian wpisuje się w standard każdego przedsiębiorstwa. Znaczna ich część związana jest z nasilającą się globalizacją. W związku z nią zaostrza się konkurencja, a liczne fuzje i przejęcia prowadzą do coraz większej koncentracji firm na sprostaniu wymaganiom rynku. Konieczność wprowadzania zmian wynika również z pojawiania się nowych technologii zarówno informacyjnych, jak i komunikacyjnych. W konsekwencji struktury organizacyjne przedsiębiorstw muszą stawać się coraz bardziej reaktywne, elastyczne – lepiej odpowiadać na oczekiwania klientów, sprzyjać obniżaniu kosztów oraz podążać w kierunku innowacyjności.

„Nic nie pozostaje takie samo. Jedyne, czego można być w życiu pewnym, to zmiana” – Trudi Canavan

Firmy realizują więc coraz więcej projektów mających na celu transformację, a zarządzanie zmianą staje się jednym z głównych zadań kierownictwa w firmie. Nowe cele, narzędzia, rozwiązania czy produkty, by miały sens powodzenia, muszą paść na podatny grunt. Przygotowanie organizacji do zmian jest więc kluczowym aspektem ich powodzenia. Zmiana to planowy proces burzący dotychczasową równowagę. Niemniej dziś jest ona nieustannym czynnikiem, który kierunkuje rozwój przedsiębiorstw. Jak zatem zarządzać zmianą?

Rozum

Trzy poniższe wskazówki stanowią racjonalną część realizowania zmiany.

I: ZNAJDŹ JASNE PUNKTY

Odpowiedz na pytania: co już działa? Jakimi zasobami dysponujesz? Nie zawsze trzeba zmieniać cały system. W pierwszym kroku należy znaleźć to, co można opracować w ramach istniejącego już modelu. Wykorzystanie dostępnych możliwości jest dużo mniej kosztowne od inwestowania w nowe.

II i II: WYZNACZ CEL I ZAPLANUJ NAJWAŻNIEJSZE DZIAŁANIA

Zdecyduj, co robić. Wyjaśnij, na czym będzie polegała różnica pomiędzy przyszłością a przeszłością. Zaprezentuj taką wizję, która pociągnie resztę za sobą. Wskaż, w jaki sposób można ją urzeczywistnić. Będzie to stanowiło próbę zobaczenia (dosłownie) przyszłości. Zapoczątkuj działania. Przekaż wizję i zdobądź poparcie. Upewnij się, że jak najwięcej osób rozumie i akceptuje strategię wprowadzania zmiany.

Emocje

Kolejne zasady skupiają się na emocjach i motywacjach związanych ze zmianą. To one dają nam energię do podejmowania wymagających czynności. Niezbędna jest jednak wiedza, jak tę energię aktywować a następnie ukierunkować. Jak zaangażować pracowników w proces zmian?

IV: ZNAJDŹ EMOCJE

Analizować–zrozumieć–zmienić. Na pierwszy rzut oka kolejność tych procesów wydaje się słuszna i niepodważalna, tymczasem motywacja działa bardziej na zasadzie zobaczyć–odczuć –zmienić. Dzięki namacalnemu ukazaniu pracownikom, gdzie uciekają pieniądze z firmy, co tracą jako pracownicy, a co mogą zyskać dzięki wprowadzeniu zmian, można w łatwy sposób zdobyć wsparcie podczas przeprowadzania procesu. Według modeli zarządzania zmianą Kurta Lewina czy Johna Kottera, by przygotować organizację do wprowadzania zmian, niezbędne jest, aby w świadomości pracowników pojawiła się potrzeba zmiany obecnego stanu. Niezbędne jest stworzenie motywu podjęcia działania, które zmierza do porzucenia dotychczasowych postaw, wartości, sposobów postępowania, rutynowych czynności i procedur czy struktur organizacyjnych. To etap, w którym podkopujemy obecny sposób funkcjonowania i myślenia – pokazując możliwości ulepszenia go. 

V: ZMNIEJSZ ZMIANĘ

Ta zasada również pozwala zwiększyć motywację pracowników podczas realizowania zmian w firmie. Należy postarać się, by wprowadzane zmiany jawiły się jako coś realnie możliwego do osiągnięcia. Ba, warto uświadomić pracowników, że część potrzebnych działań do uzyskania planowanego efektu jest już za nami. Jakiś etap mają już za sobą. Najtrudniej jest zacząć. Zastanów się więc, jaki mały krok popchnie Twoją firmę do zmiany. Znajdź takie działania, które w szybkim czasie przyniosą małe zwycięstwa. Pamiętaj, że najlepsze rozwiązanie to takie, które na początku generuje najmniejsze koszty. Działania gwarantujące szybkie rozwiązanie problemu są atrakcyjniejsze niż działania, których efekt jest niejednoznaczny i oddalony w czasie.

VI: WZMOCNIJ LUDZI

W teorii wyobrażamy sobie zmiany, bazując na schemacie: planowanie–działanie–wykonanie. W praktyce, biorąc pod uwagę kwestię motywacji, schemat wygląda zgoła inaczej. Na początku pojawia się nadzieja na zmianę i, jeśli zmiana dojdzie do skutku, pewność. Po drodze, między tymi dwoma uczuciami, ma miejsce możliwość nauki – w większości przypadków nauki na błędach. Z racji tego, że błędy traktujemy jako porażki, na tym etapie zmiana często umiera – nie dochodzi do skutku. Wzmocnienie ludzi polega więc na zaszczepianiu w nich idei, że błędy są niepodważalnym komponentem zmiany. Sęk w tym, że nie trzeba traktować ich jako porażki, a raczej jako naturalna część rozwoju.

Zaakceptowanie możliwości popełniania błędów przynosi lepsze efekty w podejmowanych działaniach. Uznanie, przyzwolenie i przestrzeń na nie obniżają presję i potęgują chęć działania. Bo jeśli coś się nie uda – wiem, że mogę wyciągnąć z tego lekcję i, bardziej doświadczony, podążać dalej wyznaczoną ścieżką.

Warto więc stawiać w firmie na edukację związaną z rozwojowym sposobem myślenia. Mózg bowiem jest niczym mięsień – wymaga wytrwałych ćwiczeń, by ścieżki neuronalne zostały wystarczająco przetarte.

Ścieżka

Środowisko, w którym dokonuje się zmiana, to ostatnie i jedno z trzech spojrzeń na proces wprowadzania zmian w organizacji. Ma ono ogromny wpływ na naszą efektywność.

VII: ULEPSZ OTOCZENIE

Usuwanie elementów, które mogą nas dekoncentrować. Jasna komunikacja. Spraw, aby środowisko pracy było skonstruowane tak, żeby wspierać zmianę.

VIII: BUDUJ NAWYKI

Zmotywuj do działania. Wskaż, co należy robić, gdzie i kiedy. Okazuje się, że wyobrażenie czasu i miejsca wykonywania danej czynności znacznie zwiększa prawdopodobieństwo jej wykonania. Jest to tak zwana intencja implementacji, która do dziś jest najlepiej przebadaną i najskuteczniejszą metodą budowania nawyków. W organizacji wykorzystuje się ją do tworzenia wspólnych „rytuałów”, swego rodzaju kultury organizacyjnej, która sprzyja procesom wprowadzania zmian. Są nimi np. poranne spotkania, wspólne jedzenie posiłków. Ważne jest, by wprowadzaniu zmian towarzyszyły konkretne nawyki, które ją wzmocnią.

IX: ZBIERZ STADO

Zbierz grupę zwolenników zmiany, z którymi na bieżąco i w sprzyjającej atmosferze będziesz rozmawiać o kolejnych czynnościach, którym przyświeca wspólny cel. Zadbaj o czas i przestrzeń, które posłużą do swobodnej wymiany argumentów. Ważne, by zdanie każdego z zaangażowanych pracowników mogło wybrzmieć i trafić do pozostałych.

Źródła:

• Ch. Health i D. Health, Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić. 
• Gdańska Fundacja Kształcenia Menadżerów, Zarządzanie zmianą – 9 praktycznych wskazówek.
• J. Kotter, H. Rathgeber, P. Mueller, Gdy góra lodowa topnieje. Wprowadzanie zmian w każdych okolicznościach.