Zarządzanie projektami – skąd się wzięło i dokąd zmierza?

Projekty, w różnorodnych postaciach, były realizowane od zarania dziejów. Przykładami mogą tu być zakładanie osad, budowa dróg, przygotowywanie i prowadzenie wojen i słynne budowle: piramidy egipskie, mur chiński czy wieża Babel. Projektami tymi nie zarządzano jednak za pomocą takich metod jak obecnie. Zrealizowano je dzięki ogromnemu wysiłkowi wielu ludzi, którzy nie tworzyli zespołu projektowego zarządzanego przez kierownika projektu, a nazwisko żadnego z wykonawców nie przeszło do historii.

Jednak przy szybkości i zakresie zachodzących współcześnie zmian tradycyjne zarządzanie, ukierunkowane na harmonizację działań prostych i powtarzalnych, jest za mało skuteczne. Dynamika otoczenia, w którym dokonują się zmiany, ma obecnie charakter wręcz turbulentny. W takiej sytuacji dochodzi do zapotrzebowania na zarządzanie obsługujące złożone problemy w sposób niepowtarzalny. Odpowiedzią na to zapotrzebowanie jest zarządzanie projektami znane również jako „podejście Hollywood”, ponieważ realizacja każdego filmu w fabryce snów w Hollywood odbywała się podobno z zastosowaniem zindywidualizowanych, niepowtarzalnych metod produkcji.

Pierwszym na świecie projektem, dla którego utworzono projektową strukturę organizacyjną był realizowany w latach 40. XX wieku projekt o nazwie Manhattan, którego celem było zbudowanie bomby atomowej. Tradycyjne struktury organizacyjne jednostek biorących udział w tym przedsięwzięciu już nie wystarczyły i trzeba było powołać specjalistyczną organizację projektową. Osoby nią zarządzające uznawały się jednak za zawodowych wojskowych oraz naukowców, a nie za kierowników projektów. Doświadczenia zebrane w Manhattan Project zostały później wykorzystane m.in. podczas realizacji planu Marshalla oraz projektów kosmicznych.

Rozwój zarządzania projektami nastąpił jako efekt rywalizacji pomiędzy światowymi mocarstwami USA i ZSRR. Jako pierwszy z ludzi, w kwietniu 1961 r., poleciał w kosmos i co najważniejsze wrócił Rosjanin – Jurij Gagarin. Lot Rosjanina zmobilizował Amerykanów do rywalizacji o palmę pierwszeństwa w locie na Księżyc. To w Stanach Zjednoczonych wymyślono nowe podejście do zarządzania złożonymi i innowacyjnymi zamierzeniami, dzięki któremu, w lipcu 1969 r. Neil Armstrong postawił stopę na Księżycu. Jego słowa, podsumowujące to wydarzenie przeszły do historii i pokazały światu, co można osiągnąć zarządzając działaniami z zastosowaniem amerykańskiego podejścia.

To mały krok człowieka, ale wielki krok dla ludzkości.

Początki teorii zarządzania projektami

Teoria z zakresu zarządzania projektami jest stosunkowa młoda, ponieważ jej korzenie sięgają drugiej połowy XX w., kiedy to w 1963 wydano pierwszą książkę „Project Management” autorstwa Johna Stanley Baumgartnera. Jeżeli chodzi o początki zarządzania projektami w Polsce, to należy ich upatrywać dopiero po przemianach, jakie nastąpiły w naszym kraju w latach 90. XX w. Firmy zza oceanu czy z krajów Europy Zachodniej, które znały efektywność i skuteczność zarządzania poprzez ustanawianie projektów, otwierały wówczas u nas swoje filie. Ci Polacy, którzy chcieli w nich pracować musieli się nauczyć nowego podejścia do zarządzania najszybciej, jak to było możliwe.

W miarę coraz to większej komplikacji problemów zarządzania i narastającej zmienności otoczenia organizacji pojawiła się potrzeba równoczesnego wdrażania wielu przedsięwzięć. Spowodowała ona konieczność spojrzenia na zarządzanie projektami z poszerzonej perspektywy, nie tylko pojedynczych projektów, lecz także ich zespołów – programów i portfeli (ang. project portfolio) oraz całej organizacji i jej strategii. Portfele projektów to zbiory projektów realizowanych, finansowanych i zarządzanych jednocześnie w ramach tej samej organizacji lub jej części. Składowe portfela – programy i projekty nie muszą być powiązane i wzajemnie zależne. Wszystkie projekty w portfelu korzystają z tych samych ograniczonych zasobów i konkurują o nie. Stąd też w zarządzaniu portfelami (ang. portfolio project management – PPM) dominują kwestie optymalizacji wykorzystania zasobów organizacji oraz doboru elementów portfela zgodnego z jej strategią.

Zarządzając wieloma projektami w portfelu korzysta się z dorobku zarządzania pojedynczymi projektami, uwzględniając specyficzne uwarunkowania środowiska wieloprojektowego. Wkracza się wówczas w obszar zarządzania strategicznego, dążąc do skutecznego i efektywnego powiązania projektów ze strategią organizacji. Optyka zarządzania projektami zmienia się również w następstwie koncentracji na bezpośrednim wpływie projektów na osiągane wyniki finansowe, a tym samym na wartość firmy. Coraz częściej perspektywa całościowa i kompleksowa, obejmująca wszystkie projekty organizacji, zastępuje wąskie spojrzenie na pojedyncze, autonomiczne projekty.

W tym celu należy zadbać nie tylko o skuteczne i efektywne zarządzanie projektem, lecz, poprzez zarządzanie portfelem projektów, także o ekonomicznie uzasadniony dobór projektów służących realizacji założonych celów organizacji. Zarządzanie pojedynczym projektem ma zapewnić realizację projektu we właściwy sposób, tj. zgodnie ze zdefiniowanym celem i zakresem, na czas oraz w zaplanowanym budżecie. Zarządzanie portfelem projektów, natomiast, ma zapewnić realizację właściwych projektów.

O ile projekt jest narzędziem realizacji poszczególnych celów (jednego lub kilku) określonych w strategii, to możliwe że portfel projektów stanie się sposobem realizacji strategii organizacji. Funkcjonowanie w środowisku wieloprojektowym jest najpoważniejszym, a jednocześnie stosunkowo słabo jeszcze rozpoznanym obszarem badań wobec zarządzania strategicznego współczesnymi organizacjami. Koncepcja strategicznego zarządzania projektami powstała w wyniku ewolucji zarządzania projektami od realizacji pojedynczych przedsięwzięć do wspólnego planowania i alokacji zasobów, wymiany wiedzy pomiędzy projektami w środowisku wieloprojektowym, a przede wszystkim do powiązania projektów ze strategią organizacji. Jest propozycją współczesnego zarządzania, pomagającą skutecznie wdrożyć strategię organizacji i stwarza możliwość wykorzystania projektów do tworzenia wartości firmy.

Rozwój zarządzania poprzez projekty wydaje się odzwierciedlać ewolucję zarządzania w ogólności. Rozwój ten rozpoczął się od twardych aspektów prowadzenia projektów i zmierza do coraz szerszego włączania miękkich – psychospołecznych aspektów pod koniec XX i na początku XXI w. Kształtowanie odpowiedniego układu elementów twardego i miękkiego projektowania zależy w dużym stopniu od kierownika projektu i zbudowanego przez niego zespołu.

Organizacje zrzeszające project managerów

Na świecie istnieje kilka organizacji zajmujących się gromadzeniem, doskonaleniem i promowaniem najnowszej wiedzy naukowej i technicznej rozwijającej kompetencje kierownika projektu. Od 1965 r. działa International Project Management Association (IPMA) – międzynarodowa organizacja non-profit zrzeszająca obecnie ponad 150 000 członków, skupionych w 71 krajowych stowarzyszeniach członkowskich na całym świecie. International Project Management Association Polska (IPMA Polska; dawniej Stowarzyszenie Project Management Polska) jest jednym ze stowarzyszeń narodowych istniejącym od 1999 r. IPMA Polska przeprowadza certyfikacje pozwalające uzyskać potwierdzenie kompetencji – wiedzy i doświadczenia w zarządzaniu przedsięwzięciami.

Certyfikacje odbywają się na czterech poziomach:

• D (Certified Project Management Associate),
• C (Certified Project Manager),
• B (Certified Senior Project Manager),
• A (Certified Project Director).

Międzynarodowe certyfikaty wydawane przez IPMA są uznawane na całym świecie jako jedne z najbardziej elitarnych. Najwyższy certyfikat na poziomie A posiada obecnie w Polsce 13 osób. Studenci mają możliwość uzyskania certyfikatu IPMA-Student. Wydział Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego posiada akredytację IPMA Polska w zakresie certyfikacji IPMA-Student.