Spotkanie biznesowe online. 5 wskazówek jak je dobrze przeprowadzić

Tele- i wideokonferencje do niedawna największą popularnością cieszyły się w branżach IT, SSC, czy FMCG, gdzie często wirtualnie odbywał się nawet końcowy etap rekrutacji. Teraz organizowanie spotkań online jest już standardem, a wręcz koniecznością dla niemal wszystkich firm na całym świecie w związku z pandemią koronawirusa. Przeprowadzając wideospotkanie ważne jest, aby stosować się do zasad, które pozwolą nam profesjonalnie poprowadzić rozmowę, aby była ona tak samo albo jeszcze bardziej efektywna niż „na żywo”. Jak to zrobić?

1. Przygotujcie narzędzia niezbędne do spotkania

Przed każdym spotkaniem online poinformujcie rozmówców o tym, jakie narzędzia wykorzystacie, aby się skontaktować oraz jakie rozwiązania będą im potrzebne do tego, aby płynnie się porozumieć.

Jeśli planujecie wideokonferencję, dajcie znać o tym uczestnikom, aby nie byli zaskoczeni koniecznością włączenia kamery internetowej. Upewnijcie się, że każdy rozmówca ma dostęp do odpowiednich programów i narzędzi, z których będziecie korzystać oraz, że potrafi się nimi posługiwać.

2. Zróbcie porządek na ekranie

Jeśli zamierzacie udostępniać pliki i dokumenty i pokazać je np. na ekranie swojego monitora, zadbajcie o to, aby wcześniej uporządkować pulpit. Warto zapisać wszystkie dokumenty w jednym folderze i udostępnić je uczestnikom przed spotkaniem.

Wyłączcie inne komunikatory, kanały social media, zakładki w wyszukiwarce, które tematycznie odbiegają od toku rozmowy. Mogą zakłócać komunikację i zostać odebrane jako przejaw nieprofesjonalizmu.

3. Ustalcie agendę czasową

Przed każdą wideorozmową istotne jest określenie przewidywanej długości spotkania, co pomoże jego uczestnikom w odpowiednim przygotowaniu się do rozmowy i pozwoli optymalnie wykorzystać czas na poruszenie konkretnych zagadnień.

Warto zarezerwować sobie dodatkowy margines czasowy, aby nie ulegać presji i mieć pewność, że w razie nieplanowanego przedłużenia wideokonferencji, nasz plan dnia nie ulegnie rozbiciu. Kluczem do efektywnej wideorozmowy jest zadbanie o to, aby liczba uczestników odpowiadała rzeczywistym potrzebom spotkania.

4. Wyznaczcie cel spotkania

Aby konferencja online przebiegła w sposób zaplanowany i każde zagadnienie zostało omówione, należy ustalić konkretny cel, dla którego uczestnicy się zdzwonili, aby spotkanie nie wyszło poza określone ramy.

5. Przygotujcie plan awaryjny

Brak połączenia z Internetem albo słaby zasięg mogą skutecznie uniemożliwić nam przeprowadzenie spotkania online. Warto zabezpieczyć się przed taką ewentualnością i mieć plan zapasowy w postaci np. dodatkowego routera albo innego narzędzia (komunikatora), które pozwoli skontaktować się z uczestnikami. Poinformujcie rozmówców o alternatywnym rozwiązaniu, aby również byli gotowi na uruchomienie dodatkowego narzędzia. 

Źródło: materiały prasowe Michael Page.  

---

Komentarz eksperta:

Radosław Szafrański, członek zarządu w firmie rekrutacyjnej Michael Page:

Podstawowym błędem podczas spotkania online jest niepoważne podejście uczestników do rozmowy i panująca atmosfera rozluźnienia. Fakt, że rozmowa prowadzona jest z domu nie zwalnia uczestników z profesjonalnego podejścia i szacunku do współrozmówców. Ważna jest nasza prezencja przed uczestnikami oraz odpowiedni, schludny i elegancki ubiór, który obowiązywałby nas również podczas spotkania na żywo. 

Obserwowany od kilku lat postęp technologiczny sprawia, że komunikatory internetowe są nie tylko alternatywą dla standardowych spotkań biznesowych, ale ich przyszłością. Umożliwiają one codzienną i niezakłóconą pracę zespołów rozproszonych, których członkowie pracują z wielu miejsc na świecie, dlatego możemy spodziewać się, że wideokonferencje będą stopniowo wypierać bezpośrednie rozmowy służbowe, zwłaszcza te międzynarodowe.