Idea prostego języka, czyli efektywna komunikacja nie tylko w biznesie

Prosty język. Co to takiego? 

Plain language, czyli prosty język, to sposób mówienia i pisania dostosowany do możliwości zwykłego człowieka. Informacje podane w prostym komunikacie powinien zrozumieć każdy bez trudu już po pierwszej lekturze i słysząc go jednokrotnie[1]. 

Efektywność komunikacji a prosty język

Zamierzonym efektem jakichkolwiek komunikatów jest ich zrozumienie. W przypadku tekstów, które odnoszą się do szerszej, zróżnicowanej grupy odbiorców kluczowe staje się posługiwanie się takim językiem, który jest przystępny i możliwy do przyswojenia dla każdego z nich. Często potrzeba więc takiej komunikacji, która nikogo nie wyklucza, a więc jest bardziej efektywna.

Skuteczny przekaz to przekaz jasny i zrozumiały.

Długie zdania, wielosylabowe wyrazy, specjalistyczna leksyka (wyrazy) mogą jednak sprawić, że odbiorca nie będzie w stanie przyswoić istoty komunikatu. Ten problem może m.in. dotykać grupę seniorów.

Cechy prostego języka

Komunikat, który stosuje zasadę prostego języka, cechuje: 

1. czytelność tekstu,
2. empatia komunikacyjna nadawcy,
3. spójność językowych wyborów,
4. poprawność języka[2].

Te cztery cechy, choć trafne, są nad wyraz ogólne. Specjaliści prostego języka uważają, że najważniejsza jest zmiana perspektywy nadawcy.

Ideą prostego języka jest próba spojrzenia na drugiego człowieka i na komunikat, który wytwarzamy, z punktu widzenia jego odbiorcy.

Treść przekazu ma być prosta. Oznacza to, że korzystamy w nim z powszechnie znanych i często używanych wyrazów. Stawiamy na dużą liczbę czasowników oraz więcej dopełniaczy i wyrażeń przyimkowych niż przymiotników. Przy tym stosujemy mało: 

• wyrazów abstrakcyjnych oraz zapożyczeń,
• omówień,
• rzeczowników odczasownikowych i odprzymiotnikowych,
• „wyrazów natrętnych” , np. fakt, stanowić, oraz języka kancelaryjnego. 

Prosty język to też nieskomplikowana składnia, czyli dominacja prostych zdań o krótkiej, prostej budowie. Ważną cechą prostych treści jest ich zwięzłość. Żeby ją osiągnąć należy:

• używać wyrazów znanych i konkretnych,
• dostosować składnię do możliwości odbiorcy,
• stosować szyk neutralny,
• unikać wtrąceń, zdań podrzędnych. 

Jak pisać PROSTO? 

Najistotniejsze elementy tekstu to cel, temat, odbiorca i styl. Zwracają na nie uwagę autorzy publikacji Jak pisać o Funduszach Europejskich?.

Cel:

Powinien być jasno sprecyzowany i łatwy do odczytania dla odbiorcy komunikatu. Kluczem jest to, by nadawca wiedział, po co konkretny tekst pisze – czy chce kogoś poinformować, zachęcić do czegoś, o coś poprosić lub przed czymś przestrzec?

Temat:

Musimy wybrać temat, czyli odpowiedzieć sobie na pytanie – o czym piszemy? Krok ten zależy od postawionego wcześniej celu. Temat naszego tekstu powinien być jasno określony. Wielu językoznawców uważa, że każdy sensowny tekst, nawet długi i wielowątkowy, powinno dać się streścić w jednym zdaniu określającym jego temat. Nadmierna dygresyjność tekstu może jedynie oddalić odbiorcę od tego, co chcieliśmy mu przekazać.

Odbiorca:

Po trzecie skupiamy się na przypuszczalnym odbiorcy naszego tekstu – kim jest, co już wie? Zadajemy sobie pytanie, do kogo piszemy. Odbiorca powinien być precyzyjnie określony przez nadawcę.

Styl:

To chyba najtrudniejszy element budowania komunikatu. Decydujemy się w nim, w jaki sposób ukształtujemy nasz tekst i jakiego języka użyjemy w naszej wypowiedzi.

Prosty język korzysta ze wskaźnika mglistości tekstu (FOG). Określa on, czy tekst jest trudny, czy łatwy. Indeks ten opisuje wyłącznie wstępny proces rozumienia tekstu – składanie wyrazów w zdania i sumowanie ich znaczeń dosłownych.

Oprócz tego ważna jest dynamiczność tekstu. Jeśli przeważają w nim czasowniki, styl jest dynamiczny, jeśli rzeczowniki – statyczny. Trzeci punkt to frekwencja wyrazów. Obserwując słownictwo danego stylu, skupiamy się przede wszystkim na tzw. słowach kluczach. Porównanie słów ważnych dla poszczególnych stylów ułatwia rekonstrukcję systemu wartości, ale też dobór wyrazów w trakcie pisania.

Fałszywe przekonania o prostym języku to np. założenie, że skomplikowany język daje więcej korzyści biznesowych, że ogarnicza i jest prostacki. Nic bardziej mylnego. To perspektywa human to human, czyli otwarcia na drugiego człowieka i budowania wspólnoty ludzi, którzy się rozumieją. 

Źródła: 

• [1] T. Piekot, M. Maziarz, Styl plain language i przystępność języka pubicznego jako nowy kierunek w polskiej polityce językowej [w:] „Język a kultura" nr 24, Wrocław 2014. 
• [2] J. Miodek, M. Maziarz, Marek, T. Piekot, M. Poprawa, G. Zarzeczny, Jak pisać o Funduszach Europejskich?, Wrocław 2010