Okiem eksperta. Praca w outsourcingu kadr i płac

Redakcja: Pani Justyno, posiada Pani wieloletnie doświadczenie zawodowe, zarówno w wewnętrznych działach HR, jak i w firmach outsourcingowych. Skąd decyzja o pracy w outsourcingu?

Justyna Danko-Ożga, Managerka w dziale usług kadrowo-płacowych w Mazars: Moja przygoda z kadrami i płacami rozpoczęła się 20 lat temu w dużym prywatnym holdingu logistycznym. W swojej dotychczasowej karierze zawodowej przeszłam przez wszystkie jej szczeble – od młodszego specjalisty aż po stanowiska kierownicze/managerskie. Miałam okazję pracować w różnych firmach, zarówno tych mniejszych, prowadzonych w formie rodzinnego biznesu, jak i w dużych międzynarodowych korporacjach. Każde z tych doświadczeń było niezwykle interesujące, przynoszące nową wiedzę i wyzwania, a ponadto pozwalało spojrzeć w odmienny sposób na te same kwestie. Na mojej ścieżce zawodowej doświadczyłam zarówno pracy w wewnętrznych działach HR, jak i w firmach outsourcingowych. Mój powrót do outsourcingu był świadomą, dokładnie przemyślaną decyzją. Praca w firmach, które zajmują się przejmowaniem realizacji zadań kadrowo-płacowych, to duże wyzwanie. Wymaga współpracy z wieloma klientami naraz, ale jednocześnie jest to niezwykle satysfakcjonująca ścieżka zawodowa, pełna interesujących zadań, pozwalająca uniknąć rutyny. Praca w Mazars to również okazja do nawiązania wielu nowych, ciekawych międzynarodowych kontaktów biznesowych z klientami wielu różnorodnych branż z całego świata. Tak więc w mojej ocenie praca w outsourcingu daje niezwykłe możliwości rozwoju – pozwala na zdobywanie nowej wiedzy i poszerzanie sieci kontaktów, a w moim przypadku zaspakaja nieodpartą chęć działania i apetyt na realizowanie nowych projektów. Pracując w tej branży, jest się w ciągłym ruchu i nie ma potrzeby poszukiwania zmian na zewnątrz. To praca dla osób lubiących wyzwania, a ja się do nich zaliczam.

Jak wygląda praca w dziale outsourcingu usług kadrowo-płacowych w Mazars?

Nasz zespół rozrasta się bardzo dynamicznie. Na przestrzeni ostatnich dwóch lat podwoiliśmy zatrudnienie i wciąż się rozwijamy. Obserwujemy rynkowy trend delegowania zadań z wewnętrznych działów HR do firm outsourcingowych. Potrzeby są ogromne i nie ograniczyła ich ani pandemia, ani gospodarczo-polityczny kryzys. Nasze usługi są i nadal będą potrzebne firmom. Trudno bowiem wyobrazić sobie funkcjonowanie biznesu bez ludzi, a my dostarczamy bardzo ważną usługę związaną z administracją personalną i rozliczaniem płac, podatków, ubezpieczeń zatrudnionych pracowników. Są to usługi nieodzowne dla każdej branży. Dział outsourcingu usług kadrowo-płacowych w Mazars składa się obecnie z 6 zespołów zbudowanych ze specjalistów, asystenta oraz team leadera, który zarządza zespołem i stanowi również wsparcie merytoryczne dla członków zespołu. Specjaliści mają przypisany portfel spółek, które kompleksowo obsługują w zakresie kadr i płac. Naszymi klientami są zarówno spółki małe, średnie, jak i bardzo duże. Świadczymy usługi związane z prowadzeniem akt osobowych pracowników, naliczaniem wynagrodzeń oraz obsługą miesięcznych naliczeń i deklaracji ZUS, PFRON, PPK, PIT. Wykonujemy również usługi dodatkowe wg potrzeb klienta, dopasowując nasze rozwiązania do wymogów biznesu, starając się przy tym jak najbardziej efektywnie automatyzować pracę, korzystając z rozwiązań, które daje nam technologia. Pracując z portfelem różnorodnych klientów, w codziennej pracy specjaliści mają styczność z bardzo dużą ilością zagadnień. Z ich perspektywy wartością dodaną jest kompleksowa obsługa procesów a nie praca tylko na określonym wąskim wycinku zagadnień, co często ma miejsce w wewnętrznych działach HR. Dodatkowo praca z klientami z różnych branż jest wielowątkowa, co finalnie daje naszym pracownikom szerokie eksperckie doświadczenie merytoryczne. Co więcej, cały czas mają oni możliwość wymiany wiedzy z innymi członkami zespołu, ponieważ nigdy nie są pozostawieni sami sobie z trudnymi przypadkami. Zawsze mogą liczyć na wsparcie liderów i managerów, ponieważ stawiamy na rozwój każdego z członków zespołu. Zależy nam na dzieleniu się wiedzą i sukcesywnym awansowaniu pracowników w naszej organizacji.

Jakie kompetencje są kluczowe w pracy w dziale outsourcingu usług kadrowo-płacowych? Czy osoby bez doświadczenia mają szansę wejść na ścieżkę zawodową i nauczyć się wszystkiego od podstaw?

W Mazars stawiamy na rekrutację doświadczonych specjalistów, z gruntowną wiedzą merytoryczną w zakresie kadr, płac i podatków, z kompleksową umiejętnością obsłużenia procesów. Kompetencje te są kluczowe dla zapewnienia jak najwyższych standardów i jakości usług dla naszych klientów.

Wielozadaniowość wymaga dobrej organizacji pracy, ułożenia harmonogramu prac, umożliwiającego terminową realizację zadań równolegle dla kilku klientów. Ważna zatem jest umiejętność ustalania priorytetów, jak również delegowania zadań do wspierających asystentów.

Jednakże, tak jak wspomniałam wcześniej, stawiamy na rozwój w obrębie organizacji również osób mniej doświadczonych lub dopiero rozpoczynających przygodę z zawodem. Mamy świadomość, że należy dać młodym ludziom szansę na wejście na rynek pracy, tym samym brak doświadczenia nie jest przeszkodą, by zacząć z nami współpracę, a wręcz przeciwnie – cieszymy się, że możemy wcielić się w rolę mentora. Zatrudniamy na stanowiska asystenckie osoby zdeterminowane i zmotywowane, by przyuczyć się do zawodu. Zapewniamy szkolenie tych osób, dzielimy się wiedzą i sukcesywne delegujemy coraz trudniejsze zadania pod okiem doświadczonych ekspertów. W przypadku takich osób kluczowe są umiejętności analitycznego myślenia, dokładność, rzetelność i chęć ciągłego poszerzania wiedzy.

Duży nacisk kładziemy na atmosferę w pracy. Budujemy zespoły nastawione na wzajemną współpracę i pomoc, zatem młodzi ludzie bez doświadczenia mają szansę rozwijać się pod skrzydłami bardziej doświadczonych członków zespołu i przy tym w szybkim tempie zdobywać specjalistyczną wiedzę. Duch zespołowy w Mazars jest naprawdę wspaniały, zatem wszystko zależy od determinacji a także chęci rozwoju i uczenia się od starszych stażem koleżanek i kolegów. W dłuższej perspektywie naszym celem jest przygotowywanie i awansowanie asystentów na specjalistów.

Jakie są największe wyzwania w zawodzie specjalisty kadrowo-płacowego?

Największym wyzwaniem jest podążanie za zmieniającymi się przepisami prawa oraz bardzo dynamicznym otoczeniem prawnym. O ile od zawsze zmiany w prawie i ciągłe zgłębianie wiedzy były wpisane w nasz zawód, o tyle w ostatnich latach i miesiącach obserwujemy niepokojący trend pisania ustaw w sposób niedbały, bez zachowania wymaganego vacatio legis, bez zbadania konsekwencji wpływu tych zmian na bieżącą pracę zespołów payroll czy konieczności dostosowania oprogramowania ze stosownym wyprzedzeniem. Takim przykładem było wdrożenie „Polskiego Ładu” w sposób bardzo chaotyczny i wprowadzanie kolejnych zmian z dnia na dzień w trakcie roku podatkowego. Dla naszych zagranicznych klientów to rzecz niebywała, wręcz niewyobrażalna. Spotykamy się z ogromnym zdumieniem z ich strony, że takie sytuacje w systemie podatkowym w ogóle mają miejsce. Ale musimy sobie radzić z tą sytuacją, podążać za zmianami, szkolić nasz zespół, wdrażać modyfikacje do systemów płacowych, by na czas dostarczyć klientom prawidłowo przygotowane wypłaty wynagrodzeń. Mam nadzieję, że jakość i sposób procedowania prawa ulegną poprawie, natomiast oczywiście pozostaje świadomość konieczności bieżącego zgłębiania wiedzy. Jednym słowem – nie ma rutyny, zatem nie jest to zawód dla kogoś, kto lubi stać w miejscu.

Czy pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość pracy zdalnej?

Jak najbardziej. Nasi pracownicy pracują zdanie i pracowali w taki sposób już przed wybuchem pandemii. Asystenci jako jedyna grupa wykonują pracę stacjonarnie, z uwagi na konieczność pracy z dokumentacją papierową, ale specjaliści w większości pracują zdalnie, co jest możliwe do wykonania z uwagi na obieg dokumentacji i wymianę danych do list płac z klientami w formie elektronicznej. Asystenci w razie potrzeby skanują dokumenty i przesyłają je specjalistom do wglądu. Nauczyliśmy się pracować w taki sposób i nie ucierpiała na tym ani efektywność pracy, ani jej jakość. Zachęcamy przy tym bardzo naszych pracowników do cyklicznych spotkań w biurze, gdyż niezwykle ważne są relacje i ich budowanie w realnej a nie wirtualnej rzeczywistości.

Co najbardziej lubi Pani w swojej pracy?

Uwielbiam kontakt z klientami, pochylanie się nad ich potrzebami, szukanie dedykowanych rozwiązań, których nie ma w standardzie programu kadrowo-płacowego. Katalog takich potrzeb jest otwarty, wciąż nas zaskakuje, jak wiele jest specyficznych potrzeb raportowania, systemów wynagradzania, do których trzeba dostosować nasze oprogramowanie, co nieustannie rodzi nowe wyzwania.

Ogromną satysfakcję daje mi również dzielenie się wiedzą z zespołem i z klientami. Szczególnie wsparcie merytoryczne doceniają klienci zagraniczni, dla których jesteśmy niekwestionowanymi ekspertami w dziedzinie polskiego prawa pracy, ubezpieczeń czy podatków. Odczuwam dużą satysfakcję, gdy od klientów płyną podziękowania za wyjaśnienie zawiłości prawnych, w których gąszczu osobom bez doświadczenia i merytorycznej wiedzy często trudno się odnaleźć.

Również dużą satysfakcję przynosi mi mentoring młodszych stażem pracowników, wspieranie ich rozwoju, przekazywanie wiedzy, dzielenie się doświadczeniem.

Lubię też rekrutacje, spotkania z kandydatami, poszukiwanie zmotywowanych osób, które charakterologicznie wpiszą się w nasz zespół i wniosą świeży powiew i doświadczenia z innych miejsc pracy, a także często nowe spojrzenie czy rozwiązania.

Cieszy mnie, gdy widzę zadowolony zespół. Dlatego czynię starania, aby każdy czuł się w nim dobrze. Dbam o atmosferę i o to, aby pracownicy zachowywali równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Dziękuję za rozmowę.