Strefa Klienta
Znaczenie offboardingu
Zacznijmy od definicji. Popularne w korporacjach słowo „offboarding” to nic innego jak proces rozstawania się pracownika z firmą. Jest nim szereg działań, które podejmuje pracodawca, gdy związanie osoby pracującej z firmą wygasa. Rotacja pracowników na polskim rynku pracy wynosi około 20%[1]. Oznacza to, że co piąta osoba aktywna zawodowo w ostatnim czasie zmieniła pracę. Liczby sugerują, że mowa o sporej grupie ludzi, których doświadczenie w firmie i opinia na temat byłych pracodawców mogą dużo znaczyć. Moment rozstania osób pracujących z firmą może więc stanowić jeden z kluczowych etapów budowania wizerunku miejsca, w którym chce się pracować.
Element employer brandingu
Edyta Sander i Mateusz Jabłonowski w książce „Employer Branding. Praktyczny Podręcznik” piszą:
Słyszymy „emoployer branding” i myślimy o tym, że potrzebujemy zdobyć więcej aplikacji, być bardziej rozpoznawalną firmą, liderem. Inwestujemy więc w zmyślne kampanie wizerunkowe, procesy rekrutacyjne, zamawiamy drogie gadżety reklamowe i stosika targowe. Warto pamiętać, że choć pierwsze wrażenie jest ważne, to równie istotne jest to, jak traktujemy pracownika w czasie jego pobytu w firmie, a jeszcze ważniejsze, czy potrafimy profesjonalnie zakończyć współpracę[2].
Ścieżka talentu — tak autorzy określają drogę od momentu zainteresowania się potencjalnego kandydata firmą, poprzez rozważanie aplikacji do niej, bycie jej częścią, aż do opuszczenia pracodawcy. Choć może to niektórych zdziwić, pożegnanie pracownika z firmą to jeden z etapów „talent journey”.
Edyta Sander, autorka książki „Employer Branding. Praktyczny podręcznik” i szefowa agencji EB w Grupie MBE w rozmowie ze mną dodaje:
— Często zapominamy, że nasz były pracownik to potencjalnie również nasz przyszły kandydat, przecież może kiedyś wrócić. Jest to też ambasador naszej marki. Dzięki poleceniom i opiniom jego znajomi mogą być w przyszłości pracownikami naszej firmy.
Badania pokazują, że zadowolony pracownik będzie najlepszym ambasadorem miejsca, w którym pracuje. Ta zasada dotyczy także byłych zatrudnionych. W pierwszej kolejności osoby rozważające pracę w danej firmie mogą pytać właśnie ich o np. powody odejścia. W branży z największą rotacją zatrudnionych, w IT, 29% specjalistów jest ściąganych do firm przez znajomych[1]. Siła rekomendacji jest więc nie do przecenienia.
— Dobrze zaplanowany proces offboardingowy poza oczywistymi, biznesowymi korzyściami (takimi jak zachowanie ciągłości procesów wewnątrz organizacji), opiekuje także cele wizerunkowe. Pamiętajmy, że ścieżka talentu, nie kończy się na rozstaniu z firmą! Byli pracownicy to ogromny potencjał. Dobrze pożegnany pracownik wraca na rynek pracy, gdzie może być doskonałym ambasadorem naszej marki — podkreśla Paula Zawol, Senior Employer Branding Strategy Coordinator w Grupie MBE.
Proces, którego brakuje
Korzyści z dobrego offboardingu wydają się oczywiste, a jednak badania sprzed kilku lat wskazują, że nawet 71% firm nie posiada sformalizowanego ani doprecyzowanego programu związanego z odejściem pracownika[3]. W wyszukiwarce Google hasło onboarding w ciągu ostatniego roku (w ujęciu tygodniowym) wyszukiwane było średnio 14 razy częściej niż offboarding. — Dlaczego firmy tak rzadko przykładają wagę do pożegnania z pracownikiem? — pytam Edytę Sander. W odpowiedzi słyszę:
— Niestety część firm wciąż woli inwestować w działania promocyjne przyciągające kandydatów niż w dbanie o dobre relacje z byłymi pracownikami. Czasami wynika to z emocji managerów, którzy nie potrafią poradzić sobie z odejściem pracownika i traktują je zbyt personalnie. Czasami to kwestia braku ułożonego procesu. To powoduje, że firmy nie podchodzą do tego typu projektów priorytetowo.
ABC dobrego pożegnania
O co warto zadbać, planując offboarding?
— Warto rozwijać proces w oparciu o dane. Nie bójmy się feedbacku od odchodzących od nas pracowników. Zadbajmy przede wszystkim o dobrze przeprowadzone exit interviews, bo dzięki nim poznamy przyczyny odejść pracowników z naszej firmy. Pozwoli nam to wyciągnąć wnioski na przyszłość, a otwarta rozmowa wpłynie na komfort psychiczny osoby odchodzącej oraz będzie szansą na utrzymanie dobrych relacji pomimo rozstania — mówi Paula Zawol.
O czym jeszcze należy pamiętać? Poniżej kilka najważniejszych kwestii.
- Formalności i sprawy kadrowe — po przyjęciu wypowiedzenia ważne będzie ustalenie formy rozwiązania umowy, przeliczenie zaległego urlopu i zdecydowanie o formie pracy (bądź zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy) podczas okresu wypowiedzenia.
- Poinformowanie zespołu — by uniknąć plotek, warto poinformować zespół o rozstaniu z pracownikiem jak najszybciej. Sposób i okoliczności przekazania informacji dobrze jest skonsultować z osobą, która odchodzi.
- Zaplanowanie najbliższych tygodni — to niezwykle ważny punkt, który pomoże zachować ciągłość pracy. Trzeba wziąć pod uwagę:
- wyznaczenie zastępstwa — tymczasowo albo na stałe,
- zadbanie o przekazanie kluczowych informacji i projektów,
- stworzenie procesu, np. checklisty, która ułatwi załatwienie pilnych spraw,
- Nauka i wyciąganie wniosków — exit interview to przeciwieństwo rozmowy o pracę. Obie strony mogą podsumować czas zatrudnienia, przedstawić swoje refleksje, uwagi i spostrzeżenia. To cenne doświadczenie. Pozwala oczyścić atmosferę i jest bazą wiedzy na temat tego, co w firmie lub w konkretnych procesach/na określonych stanowiskach można poprawić.
- Obiegówka i zabezpieczenie danych — pomocna będzie instrukcja zawierająca informacje konieczne do zdania sprzętu, przepustek itd. Ważne, by dostęp do potrzebnych systemów nie wygasł ani za wcześnie, ani za późno. Później należy zadbać o zabezpieczenie danych i usunięcie kont.
- Zaplanowanie dnia pożegnania — może warto złożyć się na pożegnalny upominek lub kupić ciasteczka? Nie każdy pracownik będzie chciał organizować pożegnalną imprezę, ale warto go o to zapytać. Ważne jest to, by sprawić, żeby odchodząca osoba poczuła się doceniona i podziękować jej za miesiące lub lata, które spędziła pracują w danej firmie;
- Budowanie społeczności Alumnów — to temat, który wywołuje wiele kontrowersji, ale specjaliści od employer brandingu podkreślają, że warto tworzyć społeczność zbudowaną z byłych pracowników, organizować skierowane do nich programy i szkolenia czy dbać o ich integrację z zespołem. Wszystko po to, by korzystać z ich wiedzy, wsparcia i innej perspektywy[4].
Szczęśliwa trzynastka?
Trzynaście miesięcy — średnio po takim czasie byli pracownicy wracają do swojego dawnego pracodawcy[5]. I chyba nie ma lepszego argumentu potwierdzającego fakt, że warto zainwestować w eleganckie pożegnanie. Są też kolejne dane: 40% zatrudnionych w nowym miejscu jest w stanie rozważyć powrót do poprzedniego miejsca pracy[6]. „Bumerangowi pracownicy”, bo tak ich się nazywa, otrzymali wypłatę średnio 1/3 wyższą. Co więcej 40% z tych, którzy wrócili do poprzedniego szefa, uzyskało rolę kierowniczą powyżej poprzedniego poziomu[5]. Te liczby pokazują, że rozstania nie zawsze są na zawsze. I wcale nie muszą być nieprzyjemne.
Źródła:
- [1] Bulldogjob.pl, Zmora rekrutacji naszych czasów — rotacja pracowników. Jak ją pokonać?, 2022.
- [2] E. Sander, M. Jabłonowski, Employer Branding. Praktyczny Podręcznik, 2023.
- [3] HROnBoard, We’re putting offboarding in the spotlight with our new module, 2015.
- [4] Grupa MBE, P. Zawol, Czym jest skuteczny offboarding?, 2022.
- [5] businessinsider.com, Chcesz mieć super podwyżkę? Zostań bumerangiem, 2022.
- [6] infor.pl, Offboarding pracownika — etapy, 2022.
Ekspert: Edyta Sander
Zdobywała doświadczenie, koordynując pracę biura karier na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz tworząc i wdrażając strategię University Relations dla State Street Banku.
Ma na swoim koncie setki zrealizowanych projektów strategicznych (m.in. strategie employer brandingowe, analizy, audyty) i komunikacyjnych (eventy, materiały reklamowe, kampanie content marketingowe).
Obecnie w ramach MBE group odpowiada za całościowe funkcjonowanie i skuteczną realizację projektów strategicznych i komunikacyjnych zespołu MBE:branding. Wraz z Mateuszem Jabłonowskim jest autorką książki „Employer Branding. Praktyczny Podręcznik”.
Ekspert: Paula Zawol
Ma 14-letnie doświadczenie w branży HR.
Od 3 lat projektuje strategie i wdraża rozwiązania w zakresie rekrutacji i budowania marki pracodawcy. Jest absolwentką kierunków pedagogicznych, studiów Employer Branding na ALK w Warszawie, a także aktywną psychoterapeutką.
Autor: Daria Górka
Dziennikarka, prezenterka, autorka ksiażek.
W Grupie MBE kieruje redakcją serwisów KarierawFinansach.pl oraz CareersinPoland.com. Jest odpowiedzialna za magazyn „Kariera w Finansach i Bankowości” oraz rozwój sektora wideo.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.