Polish Project Excellence Award 2017 – spojrzenie asesorów

Grzegorz Dzwonnik, Członek Zarządu IPMA Polska

Jaka idea przyświeca konkursowi Polish Project Excellence Award?

Myślą przewodnią, która od samego początku towarzyszy organizacji konkursu PPEA, jest wyróżnianie i promowanie organizacji doskonalących swoje podejście projektowe. Ponieważ wydarzenie to organizujemy cyklicznie już od dziesięciu lat, udało nam się w tym czasie wypracować i rozwinąć unikatowy model oraz proces oceny. Są one skonstruowane w taki sposób, aby, niezależnie od preferowanej metodyki, wspomagać organizacje w identyfikowaniu dobrych praktyk służących poprawie efektywności realizowanych przez nie przedsięwzięć. W tym sensie konkurs PPEA przyczynia się doskonalenia i rozwoju samej dyscypliny Project Management.

Dlaczego firmy decydują się na zgłoszenie swoich projektów do konkursu?

Od wielu lat zbieramy tego rodzaju informacje. Motywacje aplikantów są zwykle podobne i odwołują się do następujących korzyści:

• Rzetelna informacja zwrotna na temat realizowanego projektu, identyfikacja mocnych stron, często niedocenianych przez organizację, a także identyfikacja obszarów z największym potencjałem do dalszego doskonalenia.
• Możliwość wyróżnienia członków zespołu projektowego podczas dorocznej, uroczystej Gali PPEA – największego tego rodzaju wydarzenia w kraju.
• Inspirujące dyskusje z asesorami oraz członkami innych zespołów projektowych i wymiana doświadczeń np. podczas dedykowanego spotkania przed Galą, czy też przy okazji tzw. Market Place, kiedy to w formule otwartej, w drugim dniu Konferencji IPMA, prezentowane są projekty finalistów.
• Możliwość nawiązania relacji z innymi menedżerami projektów.

Czym musi charakteryzować się przedsięwzięcie, aby miało szansę znaleźć się wśród wyróżnionych projektów?

Zgłoszony może być każdy projekt, który był dobrze i rzetelnie realizowany, z którego organizacja jest dumna. Kierując się ideą stałego doskonalenia, gorąco zachęcamy do zgłoszenia również takie projekty, które w subiektywnej ocenie osób zarządzających być może nie były doskonałe, ale których cele zostały osiągnięte a organizacja dzięki wnioskom z ich realizacji rozwinęła swoje know-how w zakresie zarządzania projektami. 

O ocenie projektów w konkursie PPEA – Przemysław Domański, asesor

Co jest de facto oceniane przez asesorów?

Oceniany jest przede wszystkim sposób zarządzania projektem. Często firmy startujące w konkursie koncentrują się na merytorycznej stronie samego produktu, np. inżynierskiej – jak ambitny z punktu widzenia technologii widzenia był projekt, na stronie naukowej, czy na szczegółach rozwiązań czy problemów społecznych. To jest oczywiście bardzo ważne, to też wpływa na ocenę projektu, gdyż na pewno trudniej zarządza się projektem merytorycznie ambitnym (prosimy wtedy o porównanie ocenianego projektu z tym, co dzieje się w danej branży), ale to tylko jeden z aspektów oceny. Model Project Excellence umożliwia porównanie między różnymi branżami.

Na pewno asesorzy zwrócą uwagę na to, dlaczego wybrano takie a nie inne metody zarzadzania, a czy to będzie oparte na materiałach np. IPMA, PMBOK czy Prince2, będzie mniej istotne niż to, czy decyzja była podjęta w oparciu o racjonalne przesłanki i czy sprawdzano później, czy taka decyzja była rzeczywiście dobra. Na pewno asesorzy wyjdą poza „złoty trójkąt” celów projektu: czas, koszt i zakres/jakość. Będzie wiele dyskusji o różnych grupach interesariuszy i szeroko rozumianym zespole. Istotne będzie to, czy organizacja na bieżąco sprawdza rezultaty swych decyzji i działań, czy uczy się, czy dobiera cele odpowiednie do projektu i środowiska, w którym działa, czy rezultaty są trwałe.

Ważne jest też odniesienie do lokalnej kultury danego kraju. Trzeba pamiętać, że proces oceny nie jest audytem, asesorzy nie mają za zadanie wykrycia niedokładności raportu, czy jakichkolwiek „trupów w szafie”, mają razem z aplikującą do nagrody organizacją, w atmosferze wzajemnego szacunku, jak najlepiej zrozumieć, jak zarządzany był oceniany projekt i co z tego wynika dla organizacji na przyszłość.

Czy trudno jest wypracować wspólną, ostateczną ocenę projektu?

Oczywiście nie jest łatwo wypracować jednolitą ocenę, mamy w końcu do czynienia ze złożonymi projektami, a także z zespołami asesorów wywodzących się z różnych branż, z różnym doświadczeniem zawodowym, a w konkursie międzynarodowym – także wywodzących się z różnych kręgów kulturowych. Ta różnorodność, choć wymaga cierpliwości we współpracy, stanowi też o sile takich zespołów, mówi się, że im bardziej różnimy się na początku w opiniach, tym większa szansa, że ktoś z nas ma rację…

Jest także kilka metod, które umożliwiają nam dojście do w miarę spójnej wspólnej oceny. Po pierwsze: asesorzy co rok–dwa lata biorą udział we wspólnych warsztatach, mających na celu wypracowanie zbieżnego poglądu na sposób oceny projektu. Po drugie: stosowanie metody delfickiej w początkowej fazie oceny, tj. najpierw anonimowa ocena projektu i później dobrze zorganizowana metoda analizy głównych rozbieżności opinii. Po trzecie: dobór asesorów dobrze działających w zespole, liczy się nie tylko sam poziom wiedzy i doświadczenie, ale i cechy charakteru, otwartość na argumenty czy umiejętność dochodzenia do konsensusu. Proszę pamiętać, że sami też podlegamy ocenie i w kolejnych edycjach konkursu wezmą udział tylko ci asesorzy, którzy uzyskali pozytywną ocenę zespołu.

I ostatnie, lecz bardzo ważne: wcale nie musimy na siłę wypracować absolutnie spójnego poglądu na projekt. Wynika to z tego, że zespół asesorów przekazuje Jury nie tylko oceny punktowe, ale przede wszystkim mnóstwo opisowych informacji o projekcie, zweryfikowanych w czasie wizyty studyjnej, w tym odpowiedzi na pytania, które Jury zadało zespołowi asesorów po wstępnej ocenie wszystkich startujących w konkursie projektów.  

Joanna Pauly – asesorka konkursu

Jak postrzegają Państwa – asesorów – przedstawiciele aplikantów, spotykając się z Państwem podczas wizyty studyjnej?

Myślę, że musielibyśmy ich zapytać, ale spotkałam się z miłych przyjęciem, chęcią porozmawiania i pokazania swojego projektu. Staramy się z zespołem asesorskim stworzyć atmosferę współpracy i rozmowy i myślę, że tak nas postrzegają. Wizyty są pełne spotkań i pracy, jednak atmosfera podczas tych spotkań jest fascynująca z jednej strony, a z drugiej spokojna, miła i rzeczowa. Zauważyłam również, że aplikanci czekają na raport. Postrzegają go jako najważniejszą część konkursu. Jest to dla nich potwierdzenie ich pracy, jej najlepszych aspektów i obszarów do doskonalenia. Dzieje się tak w organizacjach, które są nastawione na jakość i dążenie do doskonałości, a tylko takie składają aplikacje w konkursie.

Co jest dla asesora najtrudniejsze w przebiegu oceny?

Próba „ogarnięcia” całości. Czas wizyty jest zapełniony od rana do nierzadko późnych godzin wieczornych. Asesorzy chcą jak najwięcej zobaczyć, a aplikanci chcą jak najwięcej pokazać. Jednak spotkania muszą się odbywać w precyzyjnie zaplanowanym czasie i największą trudnością jest zarządzanie wizytą w czasie. Trudno też znaleźć czas w natłoku spraw zawodowych na pracę wolontariusza, a najciekawsze jest, że to właśnie takie zadania społeczne przynoszą nam nierzadko najwięcej satysfakcji.

Jak Pani wspomina swój asesment w edycji konkursu w 2016 r. (ciekawe, trudne, zabawne, wzruszające sytuacje)?

Miałam przyjemność oceniać zwycięzcę. Projekt był realizowany dla kilku tysięcy interesariuszy, w tym dzieci. Zapytałam grupkę dzieci, co by było, gdyby projektu nie było. Pamiętam ich spojrzenia – patrzyły po sobie i na mnie, a miały miny, które sugerowały, że rozmawiają z kosmitką. Wyszło, że zadałam kompletnie irracjonalne pytanie. Takie pytanie dla dzieci, dla których ten projekt jest jednym z ich najlepszych zajęć w tygodniu i wyzwaniem, z którym żyją, śpią, o którym rozmawiają, i dla którego zarywają nocki (tak, serio), to mniej więcej pytanie z cyklu, co by było, gdyby nie było Internetu. Po prostu niewyobrażalne. Dzieci, jak zwykle najszczersze, zabawnie to skomentowały. Było też ciekawe dla nas – asesorów – dbałość o najmłodsze pokolenie i myślenie strategiczne o ich przyszłości. Nie jesteśmy chyba do tego przyzwyczajeni w dobie politykowania i myślenia o sobie. Pamiętam, że po wyjściu z asesmentu do pisania raportu zabrałam się dwa tygodnie później. Byłam tak oszołomiona sposobem podejścia do realizacji projektów w samej organizacji, ale również samym fantastycznym projektem, że bałam się o obiektywność oceny. Musiałam poczekać, aż opadną emocje i rzeczowo zabrać się do pracy. Nie spodziewałam się takiej reakcji nie tylko po mnie, ale po całym zespole asesorskim po przeprowadzeniu wizyty.

---

Organizowany z inicjatywy International Project Management Association Polska doroczny konkurs Polish Project Excellence Award honoruje najbardziej spektakularne osiągnięcia w praktyce zarządzania projektami. Więcej informacji na stronie: https://www.ipma.pl/ppe-award/o-nagrodzie