Strefa Klienta
Zawód księgowego niestety wciąż kojarzy się jedynie z nużącymi obliczeniami oraz nieustannym sprawdzaniem zapisów Wn i Ma… Dzisiaj podpowiadamy księgowym i audytorom, jak zmotywować się do pracy. Kiedy mamy wiele do zrobienia np. podczas zamknięcia roku, często spędzamy w pracy więcej niż standardowe osiem godzin. Do tego musimy dotrzymać terminów. Jak tego dokonać?
Po pierwsze. Znajdź swój azyl z komfortowymi warunkami do pracy
Wszystkim księgowym polecam znalezienie swojego spokojnego miejsca – azylu czy też zielonej wyspy. Jeśli praca wymaga stałej obecności w biurze, warto przenieść się do gabinetu, w którym jest cisza. Rozmowy kolegów w miejscu pracy są z pewnością ciekawe, ale nie wpływają na koncentrację. Jeśli pracodawca umożliwia pracę w domu, warto skorzystać z tej możliwości, ale tylko, jeśli tam znajdzie się ciszę.
Po drugie. Zorganizuj pracę
Niezwykle ważne jest prawidłowe zorganizowanie dnia pracy. Zacząć należy od dobrych warunków na swoim stanowisku: prawidłowo ustawiony monitor komputerowy, wygodny fotel oraz…. porządek na biurku. Tak, tak – domeną księgowego jest nieustanne poruszanie się między niezliczoną ilością dokumentów i zapanowanie nad nimi wymaga nie lada wysiłku. Ale poświęćmy chwilę na uporządkowanie biurka, aby nie utonąć między fakturami a potwierdzeniami sald z kontrahentami.
Po trzecie. Zaplanuj zadania, ustal priorytety
Organizacja pracy ma jeszcze jeden wymiar: zaplanowanie obowiązków i zadań, aby były one zrealizowane zgodnie z programem. W pierwszej kolejności należy wykonać zadania najważniejsze. Najlepiej nie wykonywać kilku rzeczy równocześnie, ale sukcesywnie zamykać kolejne etapy pracy. Przykładowo, kiedy zbliża się 25. dzień miesiąca z reguły nasze myśli skupiają się na jednym: VAT… Ale jeśli już kilka czy nawet kilkanaście dni wcześniej zaplanujemy, że w danym dniu zaksięgujemy wszystkie faktury, a następnie uzgodnimy rejestr VAT do zapisów w księgach rachunkowych, to sporządzenie deklaracji będzie już tylko przyjemnością. Najlepiej też wypełnić deklarację kilka dni wcześniej, ponieważ w przypadku, kiedy odłożymy to na ostatni terminowy dzień, a okaże się w tym dniu, że mamy problem z siecią, niepotrzebnie będziemy się stresować, że nie zdążymy. Podobnie rzecz ma się z ZUS-em, PIT-em czy podatkami lokalnymi – nigdy nie zostawiajmy sobie tych rozliczeń na ostatnią chwilę.
W księgowości dobrze jest również przygotować tzw. listę "to-do", czyli listę rzeczy do zrobienia. Często zdarza się, że zapisujemy niektóre rzeczy na karteczkach samoprzylepnych, którymi obklejamy nasz monitor. To ryzykowne. Któraś z nich może zostać przypadkowo odklejona i zagubiona. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest zapisywanie sobie wszystkich zadań w jednym miejscu: notatniku lub terminarzu i rozplanowanie zadań na cały miesiąc (szczególnie związane z rozrachunkami budżetowymi, których terminy znamy).
Po czwarte. Określ nagrodę
Szczególnie w natłoku zajęć, ważne jest określenie nagrody, np. wymarzonego urlopu. Taki motywator działa nie tylko w przypadku księgowego, ale również w przypadku biegłych rewidentów czy też audytorów. Praca audytora ma charakter nieco sezonowy – w okresie zamykania roku klientów jest naprawdę dużo i częstokroć zdarza się tak, ze poza czasem spędzonym u klienta (standardowo ok. 8 godzin) dochodzi jeszcze kilka godzin wysiłku w domu. Audytor czasem musi pracować nawet w trybie 16–18-godzinnym. Ale tak ciężka i wymagająca sytuacja ma miejsce tylko przez jakiś określony czas. Potem przychodzi okres nieco swobodniejszy, w którym z przepracowanych "nadgodzin" można uzbierać na bardzo długi weekend. I to jest sposób motywowania się do pracy: jeśli teraz dam z siebie wszystko, to już za 2–3 miesiące będę mógł spędzić dużo więcej czasu z rodziną.
Po piąte. Przede wszystkim współpraca
Ważna w pracy księgowego jest zasada "jednego teamu": Ty i Twój szef oraz Twoi współpracownicy tworzycie jeden zespół i zawsze musicie stawać po jednej stronie. Budowanie odpowiedniej atmosfery w pracy jest niezwykle istotne, ponieważ spędzamy w niej co najmniej 30 proc. czasu. Oczywiście, kiedy zamykamy rok bilansowy czy podatkowy, wskaźnik ten zdecydowanie wzrasta. Ale wzrasta również coś mniej pozytywnego: nasze zmęczenie i znużenie. Co więcej stres związany z terminowym przygotowaniem sprawozdania finansowego czy też wizytą biegłego rewidenta w naszej firmie wywołuje w nas poirytowanie. Można rozważyć poproszenie o dodatkowe wsparcie, podzielenie się obowiązkami z kolegę z pracy. Najważniejsze to pamiętać, że takie sytuacje są chwilowe.
Po szóste. Samorealizuj się
Każde zadanie, które wykonujesz w pracy, poza tym, że należy do Twoich obowiązków, każdorazowo czegoś Cię uczy. Przed wykonaniem kolejnego etapu Twojej pracy, zastanów się nad korzyściami, które dzięki niemu możesz osiągnąć. Nie patrz tylko na wymierne efekty Twojej pracy, ale również na to, że ktoś powie Ci „dziękuję” albo „dobra robota”. Spójrz, jak dobry jesteś, jeśli wprowadzisz nawet niewielką optymalizację podatku od nieruchomości.
Pamiętaj również o tym, że każdy przepracowany przez Ciebie dzień przyczynia się do wzrostu wartość Twojego kapitału ludzkiego: nabyte przez Ciebie umiejętności są bezcenne i nikt nie może Ci ich odebrać. Praca księgowego stwarza możliwości rozwoju zawodowego. To furtka do stanowiska dyrektora finansowego i doskonała możliwość do założenia własnej działalności.
Trudne sytuacje w pracy księgowego. Jak je rozwiązać?
Wizyta biegłego rewidenta
Większość księgowych wraz z początkiem roku kalendarzowego musi zmierzyć się z wizytą biegłego rewidenta. Mimo iż w księgowości z zasady brakuje czasu na zrobienie podstawowych rzeczy, to jeszcze należy znaleźć chwilę dla audytora.
Aby wizyta ta przebiegła "bezboleśnie" dla obu stron, uzmysłowić sobie należy, że badanie sprawozdania finansowego jest trudne zarówno dla księgowego, jak i biegłego. Dlatego też biegły powinien przeprowadzić badanie sprawnie, w maksymalnie krótkim czasie, ale jednocześnie z pełnym zaangażowaniem i zrozumieniem. Badanie po prostu musi zostać przeprowadzone, a biegły zadając pytania, nie ma na celu marnotrawienia czasu, ale lepsze i głębsze poznanie firmy. Dobrze, jeśli audytor z wyprzedzeniem podeśle listę dokumentów, które będą potrzebne. O taką listę można też wcześniej poprosić, to skróci czas potrzeby na ich poszukiwanie w trakcie badania.
Badanie należy traktować jako proces, który ma wnieść wartość dodaną do firmy. Wskazówki audytora nie są po to, aby wytykać błędy i niespójności, ale by pomóc w lepszym zrozumieniu funkcjonowania firmy i podejmować decyzje z efektywnymi wynikami.
Rola decyzyjna w firmie
Właśnie księgowi, odgrywają istotną rolę w procesie podejmowania decyzji w firmie. Jeszcze w latach 90. zawód księgowego rzeczywiście opierał się na skrupulatnym przeglądaniu słupków z obliczeniami, jednakże obecnie księgowość jest bardzo istotnym działem firmy, a księgowa – być może nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę – bierze czynny udział w podejmowaniu decyzji. Do niej należy optymalizacja podatków lokalnych w firmie oraz w jaki sposób należy opodatkować stacje trafo, a w jaki – zakupiony grunt na cele inwestycyjne. Dlatego też ważne jest uzmysłowienie sobie swojej ważności i zwracanie uwagi na błędy.
Relacje ze współpracownikami
Wszyscy gracie w jednym teamie – wszyscy macie ten sam cel. Szanuj swoich kolegów z pracy tak, by i oni obdarzyli Cię szacunkiem. W firmie, niestety, często zdarza się tak, że kierownik produkcyjny zupełnie nie rozumienie księgowości, a przecież, kiedy posiadacie tzw. niezakończone usługi budowlane (kontrakty długoterminowe), Wasza współpraca jest niezwykle ważna. Dlatego staraj się uświadomić współpracownikom, że Twoja praca jest niebagatelna, że w znacznej mierze od Ciebie zależy, jak ukształtuje się wynik finansowy firmy… Najpewniej mentalności ludzkiej nie zmienimy w rewolucyjnie krótkim czasie, ale zrozumienie i wzajemny szacunek z pewnością przyczynią się do poprawny relacji.
Jeśli czujesz, że jakieś zadanie zajmuje Ci zbyt dużo czasu, nie wahaj się prosić o pomoc Twoich współpracowników. Jeśli zbyt długo szukasz jakiejś faktury, zapytaj koleżankę, czy nie leży na jej biurku. Albo jeśli nie wiesz, jak wycenić jakiś materiał, nie wahaj się prosić o podpowiedź. Kto pyta, nie błądzi! Taka postawa pozwoli Ci zaoszczędzić czas!
Staraj się również być osobą serdeczną dla Twoich młodszych pracowników. Pamiętaj, że Ty też kiedyś zaczynałeś i że również potrzebowałeś oraz oczekiwałeś pomocy od starszych i bardziej doświadczonych ludzi z biura.
To tylko kilka wskazówek, jak łatwo i tak naprawdę bez większego wysiłku umilić sobie z pozoru nudną i monotonną, ale w rzeczywistości fascynującą i odpowiedzialną pracę księgowego, a przez to bardziej zmotywować się do jej wykonywania. Pamiętajmy, że dobra motywacja przyczyni się do wzrostu efektywności pracy.
Autorem wypowiedzi jest Sławomir Ekman, dyrektor serwisu 24iValue.
Więcej informacji na stronie 24ivalue.pl.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.