Kontroler Strategiczny - pewna inwestycja na niepewne czasy

Niezależnie od sytuacji gospodarczej, uniwersalną prawdą jest, że należy być zawsze krok przed konkurencją. Jak wykorzystać kontroling strategiczny do umocnienia swojego biznesu?

Narodziny bohatera

Jak powszechnie wiadomo trudne czasy wymuszają trudne decyzje. Jednak według Moniki Zakrzewskiej, eksperta PKPP Lewiatan komentującej wyniki raportu NBP Badanie Ankietowe Rynku Pracy 2012 pracodawcy mimo spowolnienia gospodarczego robią wszystko, żeby utrzymać zatrudnienie w firmach. Badania nie potwierdzają więc często spotykanej opinii, że najszybciej i najłatwiej zaoszczędzić na pracownikach. Brak chęci drastycznych zwolnień pracowników w strukturach firm potwierdziła również 12. już edycja badania Antal Global Snapshot.

Źródło: 12. edycja badania Antal Global Snapshot

Nad czym warto się zastanowić w obliczu potrzeby szybkiego wygenerowania oszczędności? Do najbardziej kompleksowych instrumentów strategicznego i parametrycznego zarządzania w firmie należy znany powszechnie kontroling. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę z kolosalnej różnicy pomiędzy standardowym i strategicznym kontrolingiem.

Zobacz oferty pracy w kontrolingu »

Standardowy kontroler działa przeważnie w ramach wyznaczonego planu operacyjnego mierząc zależność pomiędzy założeniami i realizacjami strategii. Zakres działalności działu kontrolingu najlepiej określa różnica pomiędzy rzeczywistymi a wzorcowymi wynikami (benchmark). Czym w takim razie charakteryzuje się kontroler strategiczny?

Według Ewana Willarsa z organizacji ACCA, jednego ze współautorów raportu "100 czynników determinujących przyszłość zawodów finansowych" podstawowym zadaniem managerów jest dziś oderwanie od codziennych, operacyjnych aktywności i skupienie się na "obserwowaniu horyzontu", uważnym monitorowaniu otoczenia tak, aby firma była gotowa jak najszybciej zareagować na zagrożenia.

Kontroling strategiczny jest działaniem kompleksowo naprawczym. Nie ogranicza się do funkcjonowania w ramach wyznaczonych wcześniej planów. Wysokiej klasy specjaliści od kontrolingu strategicznego to osoby z zewnątrz organizacji zatrudnione na czasowy kontrakt. Zadaniem takiego specjalisty jest wyśledzenie błędów w zarządzaniu, realizacji wyznaczonych strategii, finansowaniu działalności firmy. Następnie właściwe zdefiniowanie problemu i propozycja wprowadzenia programu naprawczego. Finalnie – wdrożenie go i w maksymalnie krótkim czasie wygenerowanie oszczędności. Dzięki doświadczeniu w prowadzeniu projektów finansowych podejmowanych w przeszłości w różnych firmach kontroler strategiczny potrafi spojrzeć na zastaną sytuację z dystansu oraz zaproponować rozwiązania dotychczas nie brane pod uwagę. Należy widzieć "horyzont" wydarzeń, a nie tylko niektóre problemy, trzeba mieć świeże spojrzenie. Tylko pracownik kontraktowy, który nabrał różnorodnego doświadczenia w innych firmach w danym sektorze, zna wszystkie sposoby i "tricki" w branży. Dzięki temu może wdrożyć najlepsze przetestowane już wcześniej rozwiązania.

Zobacz oferty pracy na stanowisku kontroler finansowy »

Strategicznych kontrolerów na rynku jest wciąż niewielu. Kontraktor tego typu powinien charakteryzować się merytoryczną wiedzą oraz dużym zaufaniem potwierdzonym referencjami pracodawców, z którymi współpracował w ramach kontraktu oraz bogatym doświadczeniem zawodowym z prowadzonych dotychczas działań – tylko w ten sposób może zaproponować optymalizację na wielu poziomach działalności firmy. Tego typu specjaliści są szczególnie cenni dla branży produkcyjnej, gdzie utrzymanie się na rynku i konkurowanie z innymi podmiotami, które często przenoszą produkcje za granicę, bez właściwej optymalizacji kosztów staje się bardzo trudne.

Gorgona w natarciu

Wielu dyrektorów zastanawia się nad zasadnością podejmowania jakichkolwiek działań w obliczu sytuacji niepewności na rynku, szczególnie dotyczy to sektorów na kryzys odpornych tj. FMCG, telekomunikacja, energetyka. Niezależnie jednak od tego czy kryzys będzie miał realny wpływ na gospodarkę w Polsce czy też nie, należy podjąć pewne działania zapobiegawcze. Refleksją dobrego stratega, jakim powinien być CEO/CFO powinna brzmieć: "Czy można sobie pozwolić na zaniechanie takich działań?", parafrazując więc za filozoficznym zakładem Pascala – "Czy warto ryzykować?”.

Perseusz nie taki mitologiczny

- Dziś już nikt nie zastanawia się czy jego firma będzie istniała na rynku w perspektywie kilku miesięcy. Trzeba działać i podejmować kroki zapobiegawcze – mówi jeden z kontrolerów strategicznych, z którym rozmawiałem o jego pracy. - Podjęcie nowego zlecenia jest wyzwaniem dla każdego kontraktowego kontrolera. Jednym z najtrudniejszych zadań na tym stanowisku jest przekonanie liniowych managerów i dyrektorów do zasadności i sensowności zmian w ich budżetach. Często spotykam się z pytaniem czy to jest możliwe do zrealizowania? Przeważnie potrzebuję 4-5 dni, aby uwolnić taką osobę od tego sposobu myślenia, a zaczynam od odwrócenia pytania z: "Czy się da?" na "Co należy zrobić, aby to osiągnąć".

Autorem tych słów jest profesjonalista w kontrolingu strategicznym, którego bezpośrednie działania przełożyły się na wykreowanie i ugruntowanie pozycji kilku liderów w branży produkcyjnej w Polsce i za granicą.

Kontroler strategiczny pracując nad budżetem wykonuje funkcje usługowe dla swoich klientów wewnętrznych, którymi są dyrektorzy działów w danej organizacji. Budżet firmy składa się z budżetów cząstkowych każdego z nich. Każdy z nich jest ilościowo i wartościowo sprawdzalny. Wielkości określone w budżecie są szalenie istotne, gdyż wywołują falę zleceń wewnętrznych. Decyzja o przyjęciu danego parametru to kluczowy moment w życiu firmy. Za wysoki parametr wymaga działań rozwojowych, sprytu i dynamizmu w działaniu. Za niski wymaga jeszcze większego sprytu i dynamizmu, aby zapobiec reperkusjom zmiany in minus.

Swoje działania jasno definiuje również inny specjalista od kontrolingu strategicznego z rynku podkarpackiego:

- Kontroler musi być partnerem dla całej organizacji, a przede wszystkim dla swojego najważniejszego klienta wewnętrznego, odpowiedzialnego za podejmowanie strategicznych decyzji, jakim jest zarząd. Trzeba działać szokowo, w pierwszej kolejności skupić się na low hanging fruits, tj. tematach, których realizacja nie zabiera wiele zasobów i czasu, a ich ukończenie przynosi natychmiastowe oszczędności.

Ekspert ten obecnie uczestniczy już drugi rok w projekcie naprawczym w jednej z największych firm produkcyjnych w regionie. Poprzez swoje działania zdiagnozował ponad 350 uchybień w środowisku kontrolnym, a dzięki realizacji programu naprawczego – szeroko zakrojone postępowanie tyczyły się m.in. obszarów  logistyki,  zakupów, biura projektowego i gospodarki magazynowej. Tylko w zeszłym roku firma zaoszczędziła ponad 4 mln dol.

Kontroling strategiczny nadal pozostaje zajęciem dla wąskiego grona specjalistów kontraktowych. Spekulacje na temat kolejnej fali kryzysu wzmacniają dodatkowo zainteresowanie tego typu usługami, bardzo zresztą zasadnie. Niezależnie od tego czy kryzys dotrze do polski czy też nie trzeba się przed nim właściwie zabezpieczyć.