Klik, klik, czyli zakupowe rewolucje. Okiem eksperta Getinge SSC

Klik – dodaj do koszyka, klik – finalizuj transakcję... Czy to brzmi znajomo? Zdigitalizowane formy zakupów stają się dziś czymś powszechnym. Przez internet kupujemy produkty spożywcze, gdy nie chcemy wychodzić z domu lub nie mamy innej możliwości. Zdalnie wybieramy sprzęt sportowy, gdy przygodę ze sportem rozpoczynamy od wyposażenia siebie w wymagany asortyment, a niekoniecznie chcemy iść na spacer do sklepu sportowego. Online kupujemy ubrania na każdą okazję. Nawet wtedy, gdy szukamy noclegu na zbliżające się wakacje, wirtualne zakupy stają się niezastąpione. W odniesieniu do świata korporacyjnego również wiele się zmieniło w tej kwestii. Zakupy jeszcze nigdy nie były tak proste. Wcześniej wymagały wypełnienia licznych formularzy, uzyskania aprobat i znajomości procesu. Firma Getinge postanowiła usprawnić ten proces z pomocą platformy zakupowej SAP Ariba. Zadanie nie było proste. Ba, można śmiało stwierdzić, że było wręcz nielada wyzwaniem! Sprawdźcie, dlaczego.

Szampan wylewa się...

Rewolucja w obszarze zakupów w firmie Getinge rozpoczęła się w 2019 roku. Do udziału w pilotażowym projekcie zostało wytypowanych pięć niemieckich spółek Getinge. Przygotowania trwały bardzo długo. Niezastąpiona okazała się pomoc z działu IT oraz finansów. Zaangażowano pracowników odpowiedzialnych za każdy podproces z obszaru zakupów, IT oraz finansów zarówno po stronie AP, jak i R2R. Rozpoczęły się testy, mające na celu wyeliminowanie błędów, jakie mogą wystąpić, gdy projekt ruszy. Brzmi to wszystko bardzo banalnie i z całą pewnością jest dosyć oczywiste, pod warunkiem, że w dniu go-life’u (wdrożenia) wszystko funkcjonuje tak, jak przewidywał to plan...

Plan implementacji systemu SAP Ariba był bardzo odważny. Przewidywał dezaktywację dotychczasowego narzędzia, które było używane w procesie zakupowym, i zastąpienia go nowym systemem. Było to bardzo ryzykowne, ale – jak wiadomo – kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana. Nikt jednak nie przypuszczał, że „szampan” będzie tak mocno schłodzony, zanim nastąpi pełna stabilizacja systemu. 

W związku z dezaktywacją dotychczasowego sytemu, wszyscy pracownicy firmy zostali zobowiązani do korzystania z nowego narzędzia. Szybko okazało się, ile rzeczy nie zostało przyswojonych podczas spotkań treningowych. Problemy techniczne z systemem, brak wszystkich wymaganych informacji, brak danych w systemie, brakujące uprawnienia... Jedno było pewne – rozpoczęła się rewolucja. Go-life stał się faktem a niedziałającemu systemowi należało stawić czoła. 

Każdy oczekiwał pomocy, dodatkowych wyjaśnień a udzielanie wsparcia początkowo nie było proste. Jedni pytali o sprawy prostsze, inni o bardziej skomplikowane, wymagające wielu godzin analizowania systemu, jego zależności, a jednocześnie poszukiwania możliwości rozwiązania zaistniałego problemu. Rozwiązanie pierwszych spraw oraz otrzymanie podziękowań w postaci krótkiego „THANK YOU” przyniosło oczekiwaną satysfakcję. Każda kolejna sprawa stawała się nową „zagadką” do rozwiązania, a jednocześnie idealną metodą na gruntowne poznanie systemu. I tak, z dnia na dzień, sprawy zaczęły się stawać coraz prostsze, techniczne aspekty zaczęły być rozwiązywane na bieżąco a znajomość narzędzia SAP Ariba wśród pracowników Getinge była na coraz wyższym poziomie. Firma była gotowa na wdrożenie systemu w kolejnych oddziałach. Tym razem we Francji, Turcji oraz w kolejnej spółce niemieckiej. Dzięki doświadczeniu zdobytym przy wcześniejszej implementacji można było przygotować się na każdą ewentualność.

Wisienki na torcie

Co tak naprawdę przyniosła zmiana systemu zamawiania? Głównym benefitem systemu SAP Ariba jest elektroniczna aprobata. W dotychczasowym systemie odpowiedni formularz musiał zostać potwierdzony przez odpowiednią osobę i opatrzony wymaganym autografem. Jak to bywa w codziennej pracy – ktoś jest na spotkaniu, kogoś nie ma lub nie jest dostępny. Proces zdobywania akceptacji przez to mógł ciągnąć się bardzo długo. Po zdobyciu wymaganej aprobaty, należało wykonać jeszcze skan formularza i dodać odpowiedni załącznik w systemie. Trwało to zdecydowanie za długo. Okres pandemiczny nieco zmienił podejście, aprobaty zdobywane były elektronicznym podpisem na dokumencie. Jednak to też napawało trudności: ktoś nie przeczytał e-maila i przez to nie udzielił wymaganej akceptacji. Implementacja systemu SAP Ariba ustandaryzowała ten proces. Każdy pracownik, posiadający uprawnienia do akceptacji kosztów, może zawsze w systemie sprawdzić wszystkie zapytania wymagające jego akceptacji.

Innym, moim zdaniem największym usprawnieniem systemu, jest możliwość korzystania z katalogów dostawców. Getinge, podobnie jak wiele innych firm, dokonuje wielu zakupów, chociażby telefonów dla swoich pracowników. W procesie zakupowym, by dokonać finalizacji transakcji z dostawcą wymagana jest oferta. Buyer, dokonując takiego zakupu, prosi dostawcę o wymaganą ofertę. Zakup wspomnianego telefonu jest procesem powtarzalnym, dlatego dopytywanie o ofertę zostało usprawnione zintegrowanym katalogiem w systemie, z którego osoba zamawiająca może w prosty sposób wybrać wymagany produkt i sfinalizować transakcję. Cena oraz warunki płatności są już znane i będą uwzględnione w zamówieniu do dostawcy, oczywiście po otrzymaniu wymaganej aprobaty na taki zakup. To jeden z przykładów usprawnienia systemowego. System umożliwia kontakt ze sklepem dostawców i wybór produktów bezpośrednio z ich portfolio.

Apetyt rośnie w miarę...

Co dalej? Shanghaj, Hong Kong, Japonia czy Australia? Machina „Aribowej” rewolucji ruszyła. Kraje europejskie to dopiero początek. Przed Getinge SSC kolejne wyzwania i techniczne aspekty wymagające uwzględnienia: inny język, inna waluta, a może coś jeszcze? Jedno jest pewne – coś nas może zaskoczyć, ale zdobyte dotychczas doświadczenie tylko przyspieszy proces rozwiązania problemu.

Kto wie, może po przeczytaniu tego artykułu, gdy będziecie zamawiać kiedyś przez internet ulubioną pizzę lub bilety do kina i sfinalizujecie transakcję, przyjdzie Wam refleksja, że zrobienie tych zakupów wymagało z Waszej strony tylko kilku kliknięć. Ale by było to możliwe, pracowało nad tym wiele osób. Klik, klik...