Jaką rolę odgrywa dział procurement w organizacji?

Jaką rolę w dziale procurement pełnią procesy end to end?

Mówiąc o dziale zakupów w firmie, nie sposób ograniczyć się tylko do działu procurement. Należy spojrzeć szerzej i wspomnieć również o części sourcingowej, a nawet o współpracy z dostawcami. Takie podejście jest kluczowe właśnie z punktu widzenia procesu E2E.

W Capgemini szeroko pojęte zakupy mają podwójny wymiar – z jednej strony oferujemy naszym klientom taką usługę na wielu poziomach, z drugiej strony budujemy i rozwijamy naszą wiedzę ekspercką w tym zakresie, aby wychodzić poza standardowe rozwiązania i zapewniać kompleksową obsługę procesu.

Myślę, że najważniejszą rolę w dziale zakupów pełnią ludzie, którzy te procesy realizują. Procesy w pewien sposób dyscyplinują naszą pracę, dają ramy, zapewniają bezpieczeństwo i minimalizują ryzyko dla firmy. Są one opisane w politykach firm i w procedurach, a ich kompleksowa obsługa, czyli właśnie proces E2E, zwiększa szanse na sukces.

Czy w dziale procurement konieczne jest doświadczenie w projektowaniu procesów w organizacji? Jeśli tak, to jakich?

Capgemini od wielu lat oferuje swoim klientom zarówno wsparcie w projektowaniu procesów, jak i w usprawnianiu tych już istniejących. Ingerencja w proces zależy od stopnia świadomości i potrzeb organizacji. Nasza firma dostrzega tę złożoność i ma odpowiednie zespoły eksperckie, które konkretny proces zaprojektują lub usprawnią. Nie oznacza to jednak, że każdy nowy pracownik musi wiedzieć, jak to robić.

Jeżeli kandydat rozpoczyna pracę na przykład w zespole transformacji, czyli zajmuje się przejęciem obsługi klienta i ustaleniem zakresu działań, z pewnością świadomość procesów, przyszłych usprawnień, potencjalnego ryzyka i przełożenia procesu wewnętrznego na zewnętrzny jest konieczna.

Gdy nowa osoba rozpoczyna pracę w już ustabilizowanym procesie obsługi, będzie to dla niej świetna okazja do nauczenia się, jak ten proces wygląda. Oprócz tego nabywa się umiejętności świadomego reagowania na to, co nie działa, co nie przynosi oczekiwanego rezultatu lub co przeszkadza. Mamy tutaj klasyczny tzw. „learning by doing” – najlepszy sposób nauki i rozwoju.  

Znajomość jakich narzędzi jest potrzebna do pracy w obszarze procurement?

Cytując klasyka – to zależy. W Capgemini pracujemy w wielu systemach i aplikacjach, na różnych platformach zakupowych i wciąż poszerzamy tę listę. Nasz cel to reagować na rynek, trendy i potrzeby klientów.

W rolach eksperckich znajomość systemu czy aplikacji jest definiowana na poziomie opisu stanowiska i najprawdopodobniej będzie wymagana do codziennej pracy. W innych przypadkach mile widziana jest pobieżna wiedza z zakresu Ariby, Service Now, SAP, czy FairMarkit.

Jakie cechy, kompetencje i umiejętności powinna posiadać osoba dołączająca do takiego zespołu?

W naszej organizacji jest miejsce dla każdego, kogo interesuje międzynarodowe środowisko pracy, różnorodne zespoły, ciekawe zadania, globalne projekty, ale również praca analityczna z danymi i systemami, etc. Mamy stanowiska dla osób, które dopiero rozpoczynają karierę zawodową, jak i dla tych z większym doświadczeniem.

Bez względu na rolę jaką kandydat ma przyjąć, oczekujemy otwartości, zaangażowania, współpracy w zespole. To są cechy, które pozwolą pracownikowi odnaleźć się w naszej firmie, tworzyć sprzyjającą kulturę organizacyjną i po prostu dobrze czuć się w pracy.

Jeśli chodzi o merytoryczne wymagania, to, znowu, wszystko zależy od roli, na jaką kandydat bądź kandydatka aplikuje. Osoby doświadczone w obszarze procutementu powinny znać bardzo dobrze proces zakupowy, składowe zapytań ofertowych i potrafić porównywać oferty od różnych dostawców, co wcale nie jest taką prostą sprawą, szczególnie w niektórych obszarach. Na stanowiskach wyższych należy spodziewać się m.in. negocjacji z dostawcami i rozumieć klauzule, zapisy w umowach.

Rzeczą, o której również należy wspomnieć jest znajomość języków obcych. Język angielski – it is a must.  Poziom swobodnej komunikacji to minimum, jakiego potrzebujemy. W zależności od lokalizacji klienta i jego zakresu działalności, będzie wymagany drugi język. Mówimy tu o różnych językach – od portugalskiego po japoński. Te specyficzne wymagania będą wyraźnie oznaczone w opisach stanowisk.

Czym zajmują się osoby pracujące w procurement w Capgemini? W jakie aktywności są zaangażowane?

Organizacja zakupowa ma wiele ról, w których można pracować. Możemy jednak dokonać bardzo generalnego podziału na role operacyjne i strategiczne, gdzie operacyjne to praca głównie w systemie, stosunkowo powtarzalna, często limitowana czasem, jaki możemy spędzić na danych zadaniach.

Rola strategiczna to realizowanie celów długoterminowych. Poszczególne zadania mogą być zmienne, rozłożone w czasie. Obejmuje szerszy zakres i liczne interakcje z dostawcami i klientem. Często wymaga większego doświadczenia procesowego i dobrej znajomości rynku. Skala usług, jaką oferuje Capgemini, jest tak duża, że każdy osoba zainteresowana pracą, znajdzie tutaj dla siebie odpowiednie miejsce.

W jaki sposób mogą rozwijać się pracownicy i pracownice w dziale procurement? Jakie są możliwe ścieżki rozwoju w tej części firmy?

Plusem, jaki wynika z pracy w dziale zakupów Capgemini Polska jest specyfika produktów i usług, jakie kupujemy. Mimo iż sam proces zakupowy jest podobny do tego, jaki występuje w innych organizacjach, to branża w jakiej operujemy sprawia, że stale możemy się uczyć.

Zakupy są dziedziną interdyscyplinarną. Ważne jest, aby śledzić rynek, bo on determinuje nas do nauki i rozwoju. Wyznajemy podejście, iż rozwój osób jakie zatrudniamy jest w ich rękach. To nic nowego, wiele firm w taki sposób realizuje procesy rozwojowe swoich zespołów. W końcu każdy z nas zwykle wie najlepiej, jakie ma zdolności, talenty i możliwości, które chce poszerzyć i co tak naprawdę lubi robić. Ważne też jest, aby rozmawiać o możliwościach rozwoju z osobami zarządzającymi zespołem, aby wspólnie ustalać następne kroki.

Firma oferuje ogromną ilość i różnorodność szkoleń online, które są bardzo pomocne, na każdym etapie rozwoju. Mamy także szereg programów wewnętrznych, dzięki którym można zmieniać zespoły, działy i poznawać inne procesy i obszary firmy, aby w dłuższym terminie osiągnąć tę rolę, na której nam najbardziej zależy. Nie ukrywam, że potrzebny jest tutaj, czas, cierpliwość i motywacja.

Na jakie role planowane są przyszłe rekrutacje w Capgemini do działu procurement?

Rekrutacja jest otwarta cały czas, głównie dlatego że obsługujemy wielu klientów, a zakres potrzebnych działań nieustannie się poszerza. Zatrudniamy osoby początkujące, a także osoby na stanowiska kupców operacyjnych oraz ekspertów i ekspertki posiadające większe doświadczenie. Proponuję śledzić ogłoszenia pojawiające się w naszych mediach społecznościowych i portalach z ogłoszeniami o pracę.