Jak pisać lepsze maile?

Jak rozpocząć mail?  

Pierwsze wrażenie jest niezwykle istotne, więc rozpocznij pisanie maila od uprzejmego i profesjonalnego powitania. Jeśli znasz imię odbiorcy, użyj go bezpośrednio po nagłówku. Jaki zwrot powitalny wybrać? Zależy on od stopnia zażyłości z naszym odbiorcą.   

Typową formą powitania z osobą, z którą jesteśmy w relacji na ty, jest forma Cześć, po której, po przecinku, umiejscawiamy imię odbiorcy:  

Warto zwrócić uwagę na użycie formy imienia czy pseudonimu w trybie wołacza, czyli nie Jola, a Jolu; nie Grzegorz, a Grzegorzu. Alternatywnie, szczególnie wówczas, gdy wysyłamy kolejny mail do tej samej osoby, możemy rozpocząć wiadomość, stosując formę adresatywną wyłącznie w postaci imienia:   

W relacjach na pan, pani lub gdy po raz pierwszy piszemy mail do nieznanej nam osoby, warto sięgać po zwroty Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. W komunikacji biznesowej zwykle wystraczające będzie Dzień dobry, po którym, po przecinku, może znaleźć się forma Panie, Pani  w połączeniu ze znanym nam skądinąd imieniem lub nazwą odpowiedniego tytułu. 

W kolejnych mailach możesz też posłużyć się zwrotem w postaciu:

Ostatnia zagwozdka dotyczy wyboru znaku interpunkcyjnego na końcu formy rozpoczynającej mail. Warto wiedzieć, że możliwości jest kilka, ale każda z nich niesie za sobą swoje konsekwencje w kolejnej części maila. Najbardziej rozpowszechniona opcja to użycie przecinka, który jednak wymaga, by kolejna linijka (wers) tekstu rozpoczynała się małą literą:   

Po powitalnym nagłówku można także zastosować wykrzyknik, choć dziś coraz częściej rezygnuje się z tej formy, bo jest ona naznaczona ładunkiem emocjonalnym, co jednak w pewnych przypadkach może być pożądane! Wówczas kolejny wers maila rozpoczynamy dużą literą:  

Co zawrzeć w treści maila?  

Treść maila powinna być klarowna, zwięzła i konkretna.  

W pierwszym akapicie zaznacz istotę wiadomości, aby odbiorca natychmiast wiedział, co jest powodem kontaktu. Następnie przejdź do szczegółów, wyjaśniając wszystkie niezbędne informacje. Upewnij się, że zachowujesz odpowiedni ton w zależności od kontekstu – czy to formalny, czy bardziej swobodny.  

W przypadku gdy mail wymaga od Ciebie opisania pewnych złożonych kwestii, nie bój się używać punktorów, numeracji czy skorzystać z pogrubienia lub podkreślenia pewnych informacji. Z tych narzędzi należy jednak korzystać rozważnie, czyli w sposób przemyślany i z umiarem. Ważna jest bowiem czytelność, przejrzystość naszej wiadomości.  

Zadbaj o potrzebne światło – przestrzeń między poszczególnymi częściami tekstu. To pomoże odbiorcy lepiej przyswoić Twój przekaz. Nie chcesz przecież, by adresat po przeczytaniu dwóch pierwszych zdań nie tyle się znudził, co sfrustrował. Stąd, budując widomość, miej na uwadze komfort odbiorcy. Masz na niego duży wpływ!  

Treść maila powinna być przystępna. Staraj się stosować mało skomplikowaną składnię, więc jeśli tylko zorientujesz się, że pisane przez Ciebie zdanie zajmuje już drugą linijkę – uprość je. Używaj wyrazów znanych i konkretnych i zadbaj o spójność Twojego komunikatu. 

Jak zakończyć mail?  

Wiadomość mailowa powinna kończyć się choć krótkim podsumowaniem. Może to być podziękowanie, życzenia, informacja o pozostaniu w kontakcie czy prośba o kontakt lub wskazanie obowiązującego odbiorcę deadline’u:  

Na końcu treści należy użyć formuły pożegnalnej, która może mieć bardzo różną postać. Najważniejszy jest sposób jej zapisu! Wbrew powszechnej opinii, po pożegnalnym zwrocie w mailu nie powinno stawiać się przecinka. Jedyną możliwością jest pozostawienie słowa samemu sobie lub zakończenie go wykrzyknikiem (tutaj również można by wskazać emocjonalny wykładnik użycia znaku wykrzyknienia):

W przypadku formalnych maili warto sięgnąć po zwroty takie jak Z poważaniem czy Z wyrazami szacunku.

Ostatni krok, to Twój podpis pod wybraną formułą pożegnalną. Warto skorzystać z możliwości ustawienia sobie stałego podpisu wraz ze stopką, w której znajduje się nazwa Twojego stanowiska, telefon kontaktowy i potrzebne informacje o organizacji, którą reprezentujesz.  

Częste błędy w mailach  

W mailach można popełnić wiele błędów. Takich, które sprawiają, że tekst jest nieczytelny, ma błędy językowe, ale również tych, które wpływają na to, że nie spełnia on swojego zamierzenia komunikacyjnego lub nadwątla naszą relację z obiorcą.    

Błędy dotyczące formy wiążą się np. z użyciem więcej niż jednej czcionki w tekście, z małą ilością światła czy ze zbyt agresywnym formatowaniem (bold, kursywa, podkreślenie, caps lock) tekstu.  

Każda forma pisemna, również mail, jest narażona na popełnienie błędów językowych. Dotyczą one np. znaków interpunkcyjnych na końcu zwrotów powitalnych i pożegnalnych, ale także niewłaściwego stosowania dużych liter, składni czy połączeń wyrazowych. Wobec tego, jeśli tylko jest taka możliwość, sprawdź w rzetelnych źródłach czy np. zwrot, którego właśnie chcesz użyć w mailu, jest poprawny, a wybrane słowo rzeczywiście oznacza to, co chcesz przekazać odbiorcy.  

Czego unikać w mailach? 

Istnieją pewne zwroty i praktyki, których warto unikać w mailach. Jednym z nich jest rozpoczynanie wiadomości od słowa Witam. Zakłada ono nadrzędność wobec odbiorcy, co może zostać niemile odebrane. Nade wszystko warto zrezygnować z takiego powitania i skorzystać z bezpiecznego Dzień dobry.  

Podczas mailowania unikaj sformułowań, które mogą przypisać winę odbiorcy. Skup się na rozwiązaniu problemu, nie na szukaniu winnych i subtelnie poproś o wytłumaczenie nieścisłości. 

W przypadku, gdy potrzebujesz czegoś od odbiorcy, poprosić o to w uprzejmy sposób:

Pamiętaj, że kluczem do skutecznego porozumiewania się przez maile jest empatia komunikacyjna nadawcy. Jeśli Twoje maile będą przystępne dla odbiorcy, pozbawione błędów i nieprzyjemnych zwrotów, z pewnością przyniosą pożądane rezultaty