Centralizacja procesów finansowych. Cztery największe wyzwania kierownika działu podatkowego

Centralizację procesów finansowych, również części podatkowej, obserwujemy już od dłuższego czasu. Wiele korporacyjnych gigantów założyło swoje centra finansowe kilka lat temu, część jest w fazie transformacji, jeszcze inne – dopiero na etapie planowania. Większość z nas potrafi wyobrazić sobie korzyści płynące z takich zmian. Począwszy od zmniejszenia kosztów związanych z utrzymaniem wielu struktur aż po – co chyba najważniejsze – umożliwienie centralnego zarządzania procesami zgodnie z wyznaczoną drogą. Korzyści są oczywiste, ale to, jakie wyzwania stoją przed centrami finansowymi, to już zupełnie inna historia…

1. wyzwanie: układanie z rozsypanki

Wizualizując sobie proces migracji i standaryzacji procesów podatkowych, wyobraźmy sobie dziesiątki a nawet setki różnych układanek, które od wielu lat układane są w różny sposób, przez wiele osób, używających kilku narzędzi celem sporządzenia deklaracji zgodnej z lokalnymi wymogami podatkowymi. Następnie wszystkie te procesy układania przeniesione do centrum finansowego muszą być systematycznie przekształcane w taki sposób, aby deklaracje pozostały zgodne i były wykonywane według jednego globalnego procesu.

Jak łatwo się domyślić, jest to nie tylko długi, lecz także bardzo pracochłonny proces dla pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie deklaracji podatkowych. Z jednej strony dopiero przejęli procesy z różnych krajów, nauczyli się zarządzać danymi, poznali swoich kluczowych partnerów, a już muszą myśleć, jak usprawnić proces i jak wprowadzić standardowe elementy, aby odpowiadały wymogom wewnętrznych kontroli. Przekonanie kogoś, że proces powinien być wykonywany w inny sposób niż przez ostatnie 10 czy 15 lat, nie zawsze jest łatwe. Dlatego pracownicy powinni wykazać się ekspertyzą i nieugiętością. Oczywiście mówimy o standaryzacji, więc z pomocą przychodzi szczegółowo opisany globalny proces przygotowywania deklaracji, w którym znajdują się informacje o tym, które czynności w procesie są wymagane i czym powinny się charakteryzować. Każdy proces zezwala na pewną dozę interpretacji wymagań, co zapewnia elastyczność w dopasowaniu procesu zarówno do globalnych wytycznych, jak i wymogów lokalnych. Na końcowy efekt pracuje wiele osób z różnych struktur – sukcesywnie eliminują słabe elementy i zastępują je nowymi rozwiązaniami.

2. wyzwanie: krok w krok za zmianą

Zmiany są stałym elementem związanym z pracą w podatkach. Szczególnie wtedy, gdy mówimy o wymiarze globalnym – wówczas możemy być pewni częstych zmian legislacyjnych, systemowych czy korekty dotychczasowych rozwiązań. Oprócz tego pojawiają się również nowe obowiązki raportowania.

Jednym z ciekawszych obowiązków, ostatnio wprowadzonym masowo w wielu krajach, jest Mandatory Disclosure Rules (MDR). Obowiązek raportowania schematów podatkowych powstał dla krajów europejskich, ale, jak możemy zaobserwować, także kolejne kraje, takie jak Meksyk czy Argentyna, zdecydowały się wprowadzić takie obowiązki i zapewne na nich się nie skończy.

Regulacja MDR ma na celu umożliwienie szybkiego dostępu Urzędu Skarbowego do informacji o potencjalnym agresywnym planowaniu oraz zniechęcenie firm do wdrażania schematów mających na celu optymalizację podatkową. Samo występowanie schematów podatkowych nie powinno być oceniane jako negatywne. Schematy mogą wynikać z uzasadnionych przyczyn ekonomicznych a przekazana informacja jest tylko obowiązkiem sprawozdawczym.

Proces jest wyjątkowo wymagający, zarówno od strony interpretacji przepisów na gruncie lokalnym, jak i ze względu na potrzebę zarządzania informacją i współpracę z wieloma osobami z różnych działów czy biznesu, które powinny dostarczyć dane i informacje niezbędne do raportowania. Stworzenie globalnego procesu, który obsługiwałby ten obowiązek, nie było prostym zadaniem, ale udało się tego dokonać w naszym krakowskim Centrum Usług Wspólnych ABB. Jestem wyjątkowo dumny, że w krótkim czasie powstał globalny zespół, który znakomicie sobie z tym poradził. Niewątpliwie znaczące w osiągnięciu celu było wprowadzenie narzędzia automatyzującego proces zbierania informacji, uzyskiwania aprobat czy raportowania, które ostatecznie tworzy format wymagany w danym kraju. Oczywiście, jak w każdym procesie, powstały procedury jasno precyzujące role i obowiązki poszczególnych osób na każdym etapie wykonywania procesu. Decydującym elementem był czynnik ludzki – zaangażowanie, profesjonalizm zespołu i wspólne dążenie do osiągnięcia celu.

3. wyzwanie: stworzyć „dream team”

Bez zespołu osób, które będą się uzupełniać i stworzą odpowiednią atmosferę pracy, nie uda się nawet najlepszy projekt migracji czy wdrożenie idealnie spisanego procesu. Każda osoba w zespole jest równie ważna, bez znaczenia czy jest na stanowisku młodszego specjalisty, czy kierownika.

W procesie migracji wyróżniamy kilka etapów, które wymagają od pracowników różnych umiejętności: planowanie, szkolenia, fazy przygotowywania deklaracji (wyniki deklaracji muszą być takie same jak te sporządzane przez osoby przekazujące czynności), stabilizacja (przygotowywanie deklaracji w sposób, w jaki zostały przekazane), standaryzacja oraz ulepszenie procesu (zmiana sposobu przygotowywania deklaracji w taki sposób, aby odpowiadały globalnemu procesowi i zawierały wszelkie wymagane elementy, a to tego eliminacja zbędnych czynności i – jeśli to konieczne – wprowadzenie innych, redukujących ryzyko sporządzenia błędnej deklaracji).

Specjalista podatkowy w firmie, która jest na etapie szybkiego rozwoju departamentu podatków, nie powinien odczuć stagnacji czy znudzenia powtarzającym się procesem. W związku z tym profil kandydata do pracy na tym stanowisku musi być inny niż osoby pracującej w firmie o ustabilizowanym procesie. Wraz ze zmianami legislacji, wymogów raportowania oraz wprowadzania nowych obowiązków raportowania, charakter pracy specjalisty podatkowego stale ulega zmianom. Do jego obowiązków należy bowiem nie tylko ściąganie raportów i sprawdzanie faktur, lecz także usprawnianie systemów ERP, szukanie rozwiązań automatyzacji i wdrażanie ich globalnie.

Na rynku krakowskim od 2019 roku, czyli od momentu, kiedy zaczęliśmy budować dział podatków ABB w Krakowie, zatrudniliśmy już kilkadziesiąt osób. Szukaliśmy i nadal szukamy pracowników z różnym stażem i doświadczeniem. To, co ich łączy to nastawienie na rozwój, ambicja i chęć budowania departamentu podatków oraz globalnych procesów.

4. wyzwanie: jedność w różnorodności

Praca w podatkach w wymiarze globalnym wymaga od nas otwartego umysłu. Musimy umieć słuchać, obserwować i wyciągać wnioski, do tego dzielić się doświadczeniami, uczyć się na błędach innych i korzystać ze sprawdzonych dobrych rozwiązań. Istotną kwestią jest szacunek dla innej kultury i wypracowanie kompromisu współpracy.

W ABB mamy cztery centra, gdzie istnieją działy podatkowe: w Krakowie, Chinach, Meksyku i Indiach. To różne kultury, temperamenty i strefy czasowe. Tymczasem procesy, które wszyscy tworzymy muszą być zgodne z jednym, globalnym schematem. Dlatego każdy zespół musi rozumieć oczekiwania i kierunek, w którym zmierzamy jako grupa. Wymaga to wielu spotkań, warsztatów i rozmów.

Praca w takim środowisku jest niewątpliwie wymagająca, ale zarazem ekscytująca. Pozwala nam poszerzać horyzonty, spotykać ciekawych ludzi i nawiązywać przyjaźnie.

Czas pandemii i obostrzeń z nią związanych sprawił, że często utknęliśmy w domach z dala od codziennego zgiełku biura, ale praca w międzynarodowym środowisku w jakimś stopniu nam to rekompensuje. Wstając rano wiem, że za chwilę otworzę komputer i, popijając kawę, będę dyskutował na wiele tematów z kolegami i współpracownikami z różnych zakątków świata.