Wiele organizacji współpracuje z firmami, których siedziba znajduje się często w daleko usytuowanych miastach. Co więcej, niektórzy partnerzy biznesowi mogą pochodzić z innych krajów, nawet spoza Europy. Wyznacznikiem owocnej współpracy bardzo często jest możliwość bezpośrednich spotkań pracowników obu organizacji.
Podróżowanie jest dużo łatwiejsze i wygodniejsze niż jeszcze kilka lat temu. Raport "Podróże służbowe" zawiera dane, które pomagają zrozumieć, że planowanie wyjazdu służbowego nie należy do najłatwiejszych. Należy zadbać o satysfakcję i wygodę pracownika oraz aspekty związane z transportem czy miejscem pobytu.
Większość badanych pochodzi z województwa mazowieckiego i pracuje na stanowiskach: specjalista, pracownik merytoryczny, kierownik działu lub kierownik średniego szczebla. Największa liczba respondentów pracuje w działach: handlowym, rozwoju, IT oraz finansów.
Polska, Europa, Świat
Aż 95% badanych pracowników jeździ w podróże służbowe po Polsce.
Ponad 25% osób przyznało, że w podróże krajowe udaje się częściej niż 5 razy w miesiącu. Nie są to czasochłonne wyjazdy. Zdarza się, że pracownicy wracają już tego samego dnia. Jednak zazwyczaj długość pobytu nie przekracza 2-3 noclegów.
75% pracowników podróżuje nie tylko po Polsce, ale również poza jej granicami – po Europie. Największy procent badanych (24,4%) wskazuje, że rzadziej niż raz w roku wyrusza w podróż do kraju europejskiego, a 19,2% przyznaje, że zdarza się to 1-3 razy w roku. Taki wyjazd zazwyczaj obejmuje od 3 do 7 noclegów.
Ponad połowa badanych podróżuje służbowo po całym świecie.
Takie wyjazdy są bardziej kosztowne oraz trzeba poświęcić na nie więcej czasu. Według 47,1% badanych podróże po świecie nie zdarzają się częściej niż raz w roku. Zaskakujący jest fakt, że ponad 5% respondentów wyjeżdża poza Europę aż 5 razy w miesiącu.
| Co najczęściej wchodzi w skład Twojej podróży? | Polska | Europa | Świat |
|---|---|---|---|
| Hotel | 64,3% | 61,7% | 59,6% |
| Pociąg | 55,4% | 19,4% | 10,9% |
| Wynajem samochodu | 25,7% | 31% | 27,9% |
| Transfery (transfer z lotniska, taksówki, Uber) | 24,6% | 46,5% | 43,3% |
| Samolot | 19,7% | 67,9% | 66% |
| Inne | 8,6% | 4,9% | 6,7% |
Motywy podróży
Cele wyjazdów służbowych mogą być różne. Wszystko zależy od tego, co dana firma chce osiągnąć i jakie zadanie otrzymał pracownik, który wybiera się w podróż do innego miasta lub kraju.
Główne cele podróży służbowych:
- wydarzenia i konferencje – 24,1%,
- szkolenia – 23,7%,
- spotkania z kontrahentami – 20,8%,
- projekty – 13,9%,
- wewnętrzne – 10,7%,
- serwis – 5,8%.
Dobra organizacja
Planowanie każdej podróży, niezależnie od jej celu, jest czasochłonne. Badani twierdzą, że należy przeznaczyć na to około 3 godziny. Trzeba pamiętać, że wcześniej zaplanowana podróż pozwala na zmniejszenie jej kosztów. Firmy powinny posiadać ustaloną politykę podróży oraz bazę hoteli, w których pracownik może się zatrzymać. Nie należy również zapominać o odgórnie ustalonym budżecie, którego nie powinno się przekroczyć.
| Kto w Twojej firmie odpowiada za organizację podróży służbowych? | |
|---|---|
| W firmie jest wyznaczona osoba do obsługi podróży służbowych (travel manager) | 31,9% |
| Korzystam z pomocy office managera, asystenta/ki, która odpowiada za proces rezerwacji | 20,8% |
| Sam dokonuję rezerwacji w serwisach z biletami i lotami | 19% |
| Sam dokonuję rezerwacji w wewnętrznym systemie rezerwacji | 14,1% |
| Korzystam z usług zewnętrznego biura podróży lub travel managera | 13,7% |
W przypadku samodzielnego planowania podróży przez pracownika, bardzo często musi on czekać na akceptację ze strony przełożonego. Skutkuje to większą ilością czasu poświęconą na zaplanowanie całego wyjazdu.
Jakie są koszty?
Jest to jedna z najtrudniejszych kwestii, która wiąże się z planowaniem i samą podróżą służbową. Koszty związane z rezerwacją transportu i hotelu nie są zaskoczeniem. Jednak to nie wszystko. Niezbędne jest także wynagrodzenie pracownika, który poświęca na wykonywanie obowiązków zawodowych dużo więcej czasu, niż podczas zwykłego dnia w biurze.
Obsługa procesu, koszty księgowe oraz czas potrzebny na rozliczenia i zwroty, również należą do kwestii finansowych, które trzeba uwzględnić przy planowaniu podróży służbowej.
Koszt typowej podróży krajowej obejmuje zazwyczaj 1 nocleg z podróżą pociągiem i wynosi w przybliżeniu 619 zł. Wyjazd poza granice państwa zawiera średnio 3 noce spędzone w hotelu z lotem na miejsce oraz transfery – 4 109 zł. Podróż, która wymaga transportu poza Europę obejmuje 6 noclegów, loty i transfery wynosi około 16 702 zł.
Podróż służbowa to same pozytywy?
Prawie 50% badanych przyznaje, że lubi wyjeżdzać w podróże związane z pracą. Tylko niewiele ponad 10% twierdzi, że nie sprawia im to przyjemności i najchętniej unikaliby takich wyjazdów.
Pozytywne aspekty związane z podróżami służbowymi, zdaniem badanych pracowników, to:
- spotykanie nowych ludzi i znajomych – 55,1%,
- doświadczenia w podróży – 50,3%,
- możliwość spotkań bezpośrednich – 43,1%,
- doznania kulturowe – 41,9%,
- czas poza biurem i domem – 41,7%.
Mimo wielu plusów, pracownicy muszą zmierzyć się również z niedogodnościami, które, jak się okazuje, są nieodłączną częścią wielu podróży służbowych. Respondenci wymienili kilka kwestii, które nie podobają im się w związku z wyjazdami poza siedzibę firmy:
- bycie z dala od domu i rodziny – 42,4%,
- zaburzenie rytmu pracy – 28,5%,
- stres związany z podróżami – 24,6%,
- samotne podróżowanie – 19,7%,
- wyżywienie – 12,5%,
- oczekiwania społeczne – 11,7%,
- poczucie braku bezpieczeństwa – 11,5%,
- różnice kulturowe – 9,3%.
Źródło: Raport "Podróże służbowe", Hotailors, 2019.
Tagi
Autor
Wiktoria Garczewska
Młodszy redaktor, MBE group
Studentka IV roku dziennikarstwa i komunikacji społecznej na Uniwersytecie SWPS. W trakcie studiów licencjackich odbyła staż redaktorski w TVN24. Interesuje się sportem i psychologią.
