Strefa Klienta
Centra usług wspólnych obsługują procesy finansowe dla spółek na całym świecie, co oznacza bardzo dużą liczbę zaangażowanych osób, współpracę z ludźmi innych narodowości i kultur, a także wysoką złożoność wykonywanych zadań. Centra te to również coraz częściej organizacje o strukturze macierzowej (ang. matrix organization), czyli działające na zasadzie interdyscyplinarnych zespołów projektowych.
Praca w matrix organization pozwala uczyć się każdego dnia, a jednocześnie stanowi duże wyzwanie. Tego typu struktura organizacyjna daje możliwość kreatywnej współpracy, wymaga też jednak dogłębnego poznania procesów biznesowych. Obecnie, aby osiągnąć ich najwyższą efektywność, co jest kluczem do realizacji strategii i zachowania konkurencyjności, organizacja musi postawić na optymalizację i standaryzację.
Tu otwiera się pole do działań dla specjalisty w zakresie process improvement, do którego zadań należą: przygotowywanie informacji z zakresu swojego działu, szukanie powiązań z procesami w innych częściach organizacji, proponowanie rozwiązań usprawniających oraz ich ostateczne wdrażanie.
– Specjalista ds. optymalizacji procesów pełni jednocześnie wiele funkcji: doradcy, eksperta, organizatora, koordynatora – opowiada Paweł Chełmecki, Solution Owner Ariba SAP, Procurement w Arla Global Shared Services. – Osoba na tym stanowisku wyznacza zadania oraz kontroluje ich przebieg. Często nadaje rytm działaniom zespołu, wskazując priorytety pod kątem ich wpływu na efektywność funkcjonowania procesów.
Usprawnianie procesów biznesowych pozwala na zmniejszanie stopnia ich złożoności, redukcję czasu pracy koniecznego do ich przeprowadzenia i zmniejszanie kosztu ich wykonywania.
Wyzwania dziś i jutro
Wyzwania na stanowisku specjalisty process improvement zależą od wielkości i dojrzałości organizacji.
W pierwszej kolejności organizacja wyznacza sobie za cel zbadanie obecnych procesów, stworzenie ich mapy oraz wdrożenie standaryzacji i harmonizacji. Znalezienie powiązań pomiędzy procesami zachodzącymi w organizacji – w centrum usług wspólnych także w aspekcie międzynarodowym i wielofunkcyjnym – to zadanie z jednej strony trudne, ale z drugiej niezwykle ciekawe, bo pozwalające poszerzyć zakres wiedzy.
Kolejnym krokiem po standaryzacji jest usprawnianie procesów biznesowych.
– Odpowiednio przygotowane procesy można poddać automatyzacji – tłumaczy Paweł Chełmecki. – Ważna staje się szczegółowa dokumentacja, która będzie, mówiąc w uproszczeniu, instrukcją dla programów automatyzujących.
Mechanizacja i coraz szersze wykorzystanie programów to narastający trend. Firmy sięgają po nowe systemy, które wpływają na pracę całej organizacji (np. systemy do obsługi faktur, zamówień). Niespodzianką nie powinno być także wkroczenie sztucznej inteligencji. Procesy biznesowe mają potencjał do automatyzacji, a nowoczesne centra usług wspólnych tworzą odrębne działy, zajmujące się analizą procesów i programowaniem usprawnień.
Przyszłość to także międzynarodowe zespoły projektowe, wykorzystujące nowoczesne narzędzia efektywnej komunikacji. Praca może przybierać wiele form, a techniki typu agile (z ang. zwinne) do zarządzania projektami i inicjatywami nabiorą jeszcze większego znaczenia.
Ścieżka kariery
Specjaliści w zakresie process improvement często wywodzą się z zespołów operacyjnych, gdzie szczegółowo poznali procesy i metody działania. Są to osoby wszechstronne, mające szeroki zakres wiedzy o zasadach działania organizacji. Posiadają również wypracowane metody identyfikowania i prezentowania problemów oraz uporządkowane podejście i znajomość metodologii usprawniania procesów.
– Zaczynałem od działu Accounts Payable (AP), obecnie jestem na stanowisku Solution Owner w dziale Zamówień (Procurement) – czyli w dziale połączonym z AP kilkoma procesami – opisuje swoją ścieżkę kariery Paweł Chełmecki. – Wiedza o tym, co zachodzi w danej części organizacji, jest niezwykle pomocna, a nawyki szukania optymalnych rozwiązań przydają się w każdej dziedzinie.
Poszukiwane umiejętności
W zawodzie tym kluczowe są kompetencje eksperckie, umiejętność zarządzania projektami, zdolność pracy w zespole.
Konieczna może okazać się wiedza specjalistyczna z dziedziny, w której optymalizuje się procesy, np. znajomość Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) dla specjalisty w dziale Records to Report.
Ponieważ zespoły wykorzystują różne techniki w zależności od stopnia złożoności zagadnienia, przydatna jest znajomość metodologii rozwiązywania problemów oraz pracy w zespołach projektowych.
Specjalista ds. optymalizacji procesów pracuje z danymi i dokumentacją, zatem jego cennym atutem będzie umiejętność wyciągania wniosków oraz formułowania opinii. Ważne jest również, by osoba na tym stanowisku potrafiła wyznaczać zadania oraz kontrolować ich przebieg.
Co ekspert radzi zainteresowanym rozwojem zawodowym w kierunku process improvement?
– Sprawdź, czy znasz procesy zachodzące w Twoim dziale i rozumiesz, dlaczego są wykonywane – jeśli nie, zapytaj współpracowników lub team leadera – odpowiada Paweł Chełmecki. – Jeśli widzisz elementy do poprawy w elementach pracy swojej, swojego zespołu, ale także w innych procesach, postaraj się, by Twoje sugestie zostały wysłuchane i odnotowane. Dobrą praktyką jest praca na przykładach oraz przekazywanie pomysłów na ulepszenia. Pamiętaj, że nie musisz znać wszystkich zależności i wychodzić z kompletnym planem – wystarczy, że zainicjujesz proces usprawnień.
Solution Owner Ariba SAP, Procurement , Arla Global Shared Services
Kim jest specjalista process improvement w Centrum Usług Wspólnych? Czy pełni funkcję doradcy, eksperta, organizatora, a może koordynatora?
Można powiedzieć, że powinien pełnić każdą z tych funkcji jednocześnie. Specjaliści ds. optymalizacji procesów wywodzą się przede wszystkim z działów operacyjnych, są to doświadczone osoby, z wieloma pomysłami na ulepszenie pracy w zakresie swojej ekspertyzy.
Ważne, by osoba na tym stanowisku potrafiła wyznaczać zadania oraz kontrolować ich przebieg. Process Improvement Specialist często nadaje rytm działaniom zespołu, wskazując priorytety pod kątem ich wpływu na efektywność funkcjonowania procesów.
Jaki jest zakres jego zadań? Czym zajmuje się w swojej pracy?
Zakres może się różnić od aktualnych potrzeb organizacji. Główne zadania to dostarczenie ekspertyz na temat zakresu swojego działu, szukanie powiązań z procesami w innych częściach organizacji, proponowanie rozwiązań usprawniających oraz ich ostateczne wdrażanie. Ja zaczynałem od udziału w projekcie inicjującym nowe systemy i zharmonizowane procesy w source to pay.
Pamiętajmy, że centra usług wspólnych to także bardzo duża liczba osób zaangażowanych, kooperacja z filiami zagranicznymi, wielokulturowość. Pracowanie w tzw. matrix organization to wyzwanie – i przyjemność poznawania wieloaspektowości zadań.
Jakie metodologie związane z optymalizacją procesów są wdrażane i stosowane w Państwa firmie?
W Centrum Usług Wspólnych wykorzystujemy metodologie lean. Każdy pracownik na każdym poziomie w organizacji jest zachęcany do dzielenia się pomysłami w tzw. Lean Farm – zbiorze pomysłów z całej firmy.
Posiadanie Lean Farm pozwala nie tylko na zebranie pomysłów i docenienie zaangażowanych pracowników. Jest to też początek inicjatyw, projektów i duży potencjał dla rozwoju organizacji.
Jakie są największe i najciekawsze wyzwania dla Process Improvement Specialist – dziś i jutro?
Wszystko zależy od dojrzałości organizacji. Na początku każda powinna wyznaczyć sobie za cel zbadanie obecnych procesów, następnie stworzyć ich mapę oraz podjąć decyzję o standaryzacji i harmonizacji. Znalezienie powiązań pomiędzy procesami zachodzącymi w organizacji (w centrach usług wspólnych – często międzynarodowych) to trudne, ale jednocześnie i niezwykle ciekawe, pozwalające na rozszerzenie zakresu swojej wiedzy.
Czy i dlaczego jest to zawód przyszłości?
Zachowanie konkurencyjności jest jednym z najważniejszych elementów strategii w każdej branży. Jako Process Improvement Specialist możemy się do tego przyczynić. Usprawnianie procesów biznesowych to zmniejszanie stopnia ich złożoności, redukcja czasu pracy potrzebnego na wykonywanie procesów i zmniejszanie kosztu wykonywania procesów.
Kolejnym krokiem po standaryzacji jest automatyzacja procesów biznesowych. Można jej poddać odpowiednio przygotowane procesy, do czego potrzebni są eksperci i szczegółowa dokumentacja, która będzie, mówiąc w uproszczeniu, instrukcją dla programów automatyzujących.
Jaka może być przyszłość specjalisty process improvement w świecie finansów przyszłości?
Programy automatyzujące procesy będą wykorzystywane w coraz większym stopniu. Firmy sięgają po nowe systemy, które wpływają na pracę całej organizacji (np. systemy do obsługi faktur, zamówień). Procesy biznesowe mają potencjał do automatyzacji, a nowoczesne centra usług wspólnych tworzą odrębne działy, zajmujące się analizą procesów i programowaniem usprawnień. Niespodzianką nie powinno być także wykorzystanie sztucznej inteligencji.
Specjalista ds. optymalizacji procesów będzie członkiem międzynarodowych zespołów projektowych, wykorzystujących nowoczesne narzędzia efektywnej komunikacji. Praca może przybierać wiele form, a techniki typu agile (z ang. zwinne) do zarządzania projektami i inicjatywami nabiorą jeszcze większego znaczenia.
Jakie umiejętności są kluczowe w tym zawodzie?
Ważne są kompetencje eksperckie, zarządzania projektami, pracy zespołowej. Specjalista w zakresie process improvement pracuje z danymi i dokumentacją. Umiejętność wyciągania wniosków oraz tworzenia rekomendacji będzie cennym atutem dla kadry zarządzającej.
Przydatne będą wszelkie techniki podejścia do rozwiązywania problemów oraz pracy w zespołach projektowych, bowiem wykorzystywane są różne techniki w zależności od stopnia złożoności problemu.
Posiadanie wiedzy z dziedziny, w której optymalizuje się procesy, z pewnością jest pomocne, a w niektórych dziedzinach może być koniecznie (np. znajomość Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej dla specjalisty w dziale records to report). Specjaliści często wywodzą się z zespołów operacyjnych, gdzie szczegółowo poznali procesy i metody działania.
Jakie są możliwości awansu i dalsze ścieżki zawodowe dla Process Improvement Specialist?
Specjaliści process improvement to bardzo często osoby wszechstronne – mające szeroki zakres wiedzy o zasadach działania organizacji. Wypracowane metody pokazywania problemów oraz ustrukturyzowane podejście z wykorzystaniem znanych metodologii do ich usprawniania jest elementem, który docenią menadżerowie w organizacji.
Zaczynałem od działu Accounts Payable, obecnie jestem na stanowisku Solution Owner w dziale zamówień (Procurement) – czyli w dziale połączonym z AP kilkoma procesami. Wiedza o tym, co zachodzi w danej części organizacji, jest niezwykle pomocna, a nawyki szukania optymalnych rozwiązań przydają się w każdej dziedzinie.
Subject Matter Expert, Arla Global Shared Services
Ukończyłam: Skandynawistykę na Uniwersytecie Gdańskim (studia magisterskie), kierunek Tester oprogramowania w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku (studia podyplomowe)
Kwalifikacje dodatkowe: Certyfikowany tester ISTQB, Kurs Podstawy Księgowości Stowarzyszenia Księgowych w Polsce
Największe plusy mojej pracy: Możliwość poznawania nowych narzędzi, metodologii i programów oraz zawsze ciekawe i różnorodne problemy do rozwiązywania. Atmosfera pracy w Arli: swobodny styl ubierania się oraz stosunek pracy, nikt nikomu się mówi per „Pan/Pani”. Zawsze mam ciekawe i różnorodne problemy do rozwiązywania. Lubię poznawać szczegóły i odkrywać dlaczego coś nie działa i jak można to naprawić.
Dlaczego warto u nas pracować? Misją Arli jest wspieranie zdrowego żywienia i zdrowego trybu życia. Dobrze się pracuje w firmie, której zależy na innych. Co więcej, Arla to kooperatywa, więc wszyscy pracujemy tak naprawdę dla mleczarni i mleczarzy.
Czym zajmuje się Pani w ramach swojej pracy?
Subject Matter Expert to jedno ze stanowisk zajmujących się optymalizacją procesów. Największe wyzwanie stanowi tu współpraca pomiędzy wieloma osobami, które biorą udział w tworzeniu procesu i są za niego odpowiedzialne.
Zawsze dużą satysfakcję czerpię z samej analizy procesów oraz poszukiwań najlepszych rozwiązań i usprawnień.
Jak wygląda Pani dzień w pracy?
Są to głównie spotkania i konsultacje dotyczące automatyzowanych lub usprawnianych procesów. Najwięcej czasu jednak zajmuje sam proces zbierania danych i tworzenia odpowiednich dokumentów używanych później przez developerów.
Pracuję w międzynarodowym zespole, co łączy się z wieloma wyjazdami, szczególnie do Danii. Cenię sobie tę możliwość, ponieważ dzięki temu cały czas mam kontakt z językiem duńskim.
Jakie umiejętności przydają się na Pani stanowisku? Które z nich są kluczowe?
Kluczem do sukcesu jest dobra organizacja pracy oraz umiejętność negocjacji. Subject Matter Expert zawsze stara się pogodzić wiele różnych wymagań w jak najlepszy sposób. Przy tworzeniu dokumentacji ważne są także umiejętności analityczne.
Przez wiele lat zajmowałam się testami nowych rozwiązań. Dzięki temu rozumiem, jak ważne są precyzyjne wymagania, dokumentacja, ale też współpraca z ludźmi.
Jakie są perspektywy rozwoju w Pani zawodzie?
Automatyzacją można zajmować się na wiele sposobów, nie tylko jako developer. Aby automat czy robot dobrze wykonywał pracę człowieka, proces musi zostać dobrze zbadany i opisany. Ja właśnie zajmuję się tą częścią. Czuję, że jest to ważne i potrzebne.
Jak Pani myśli, jaka będzie przyszłość Pani branży i zawodu?
Automatyzacja i standaryzacja procesów to temat przyszłości w wielu centrach finansowych. Nawet firmy, które przeżyły przygodę z automatyzacją teraz będą zajmowały się coraz to bardziej skomplikowanymi i wymagającymi procesami. Myślę, że doświadczenie jest kluczowe w tego rodzaju pracy.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.