Integrated Gas Financial Controls Lead, Shell Business Operations

Czym zajmuje się dział Internal Controls?

Z definicji kontrola wewnętrzna to proces, którego celem jest dostarczanie informacji o efektywności i wydajności działalności operacyjnej, rzetelności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności z regulacjami czy wymogami prawnymi. Zadaniem działu Internal Controls będzie ocena efektywności działania systemów kontroli wewnętrznej jako całości, identyfikowanie obszarów wymagających działań naprawczych oraz wsparcie organizacji w usprawnianiu tych procesów. Dział, w którym pracuję, zajmuje się typowo systemem kontroli wewnętrznej w odniesieniu do sprawozdawczości finansowej związanym z wymogami SOX (Sarbanes-Oxley Act).

Czym zajmuje się Pani w swojej pracy? Jak wygląda w niej typowy dzień?

Myślę, że cały urok tej pracy polega na tym, że nie ma w niej typowych dni. Zadania w dużej mierze uzależnione są od fazy ‘Assurance cycle’, w jakiej się znajdujemy, oraz od projektu, nad którym pracujemy. Na co dzień zajmuję się analizą zmian zachodzących w biznesie i procesach finansowych oraz oceną wpływu tych zmian na system kontroli finansowej, oceną i raportowaniem efektywności funkcjonowania kontroli, adresowaniem zidentyfikowanych nieefektywności, a także współpracą z audytem wewnętrznym i zewnętrznym. Praca wymaga stałego kontaktu z osobami z obszaru finansów zarówno po stronie biznesu, jak i Finance Operations.

Czy może Pani opowiedzieć o najciekawszym projekcie, nad którym Pani ostatnio pracowała?

Największym projektem realizowanym przez nasz dział w ostatnim czasie była integracja systemu kontroli finansowych dla spółek z grupy British Gas w związku z nabyciem ich przez naszą firmę. Projekt polegał na zrozumieniu procesów finansowych w danych spółkach, ocenie ich istotności i ryzyka z punktu widzenia ich wpływu na sprawozdanie finansowe, a następnie wdrożeniu systemu kontroli finansowych. Projekt był dużym wyzwaniem w związku z istotnymi zmianami zachodzącymi w tych spółkach, związanymi ze standaryzacją i migracją procesów finansowych, zmianami organizacyjnymi a także zmianami systemu ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa).

Jak może wyglądać ścieżka kariery w Internal Controls?

Myślę, że karierę w ramach Internal Controls najłatwiej jest budować w oparciu o wykształcenie w kierunku finansów lub ekonomii. Osoby zaczynające pracę w Internal Controls powinny mieć dobre zrozumienie szeroko rozumianych procesów biznesowych oraz ich przełożenia na sprawozdanie finansowe, dlatego zazwyczaj są to osoby które mają doświadczenie w pracy w audycie wewnętrznym lub zewnętrznym lub różnych działach i procesach finansowych, a także w przypadku naszej firmy pracy w środowisku Shared Service Center.

Jeśli chodzi o dział Internal Controls w Shell ścieżka kariery oferuje wiele możliwości. Zaczynając od specjalistycznego zespołu testującego zajmującego się oceną efektywności systemy kontroli wewnętrznej przez zespół zajmujący się modelowaniem i wdrażaniem kontroli wewnętrznych aż po zespół wspomagający poszczególne procesy finansowe oraz biznesy grupy Shell w zarządzaniu systemem kontroli wewnętrznych. Posiadamy również zespół zajmujący się wsparciem aplikacji wykorzystywanych w ramach systemu kontroli wewnętrznej.

Czy Internal Controls i analiza ryzyka finansowego to dziedzina, która wymaga stałego dokształcania się i poszerzania wiedzy?

Tak, jest to istotny element pracy w tym zawodzie. Wynika to ze zmieniających się wymogów formalnych i prawnych w zakresie kontroli wewnętrznej czy też sprawozdawczości finansowej, a także z coraz szerszym rozwojem technik informatycznych wykorzystywanych w obszarze kontroli wewnętrznych.

Czego wymaga od specjalisty ta branża?

Jeśli chodzi o umiejętności twarde, to zdecydowanie kluczowa jest wiedza i doświadczenie z zakresu finansów i rachunkowości, zarządzania ryzykiem oraz znajomość zasad audytu. Jeśli chodzi o kompetencje miękkie, to istotna jest zdolność logicznego myślenia, krytyczne podejście, umiejętność dogłębnej analizy i wyciągania wniosków. Istotne są również umiejętności z zakresu budowania relacji oraz chęć ciągłego uczenia się.

Specjalistka ds. kontroli wewnętrznych, Shell Business Operations

Ukończyłam: Rachunkowość na Akademii Ekonomicznej im. Karola Adamieckiego w Katowicach,Podyplomowe studia z Controllingu na AE w Katowicach
Planuję MBA
Największe plusy mojej pracy: Międzynarodowe środowisko pracy i bezpośrednia współpraca z biznesem. Elastyczne godziny pracy. Ciekawe i niepowtarzalne zadania.
Dlaczego warto u nas pracować? Możliwości rozwoju. Atmosfera w pracy. Przejrzystość w każdym aspekcie, włączając system oceny, wynagradzania, możliwości rozwoju i awansu.

Czym zajmuje się Pani w ramach swojej pracy?

Pracuję w zespole Financial Controls for Upstream and Integrated Gas, w którym zajmujemy się szeroko pojętym aspektem finansowym kontroli wewnętrznych. Nasz zespół odpowiada za całokształt kontroli wewnętrznych dla biznesu wydobywczego (ropa, gaz), a każdy z osobna ma przypisane konkretne kraje oraz aktywności, za które odpowiada.

Trzeba tutaj zaznaczyć, iż pojęcie finansowych kontroli wewnętrznych jest węższe od pojęcia audytu wewnętrznego, to pierwsze jest bardziej wyspecjalizowane i nastawione na finansowy aspekt procesów i ich wpływ na sprawozdanie finansowe.

Do moim głównych obowiązków należy m.in.:

• wspieranie zarządu w celu uzyskania atestacji SOX (regulacje narzucone przez ustawę Sarbanes-Oxley Act dla spółek notowanych na giełdzie w Nowym Jorku),
• przeprowadzanie corocznej identyfikacji, analizy i oceny ryzyk finansowych oraz kontroli adresujących zidentyfikowane ryzyka,
• utrzymywanie efektywnego systemu kontroli wewnętrznych poprzez monitoring kontroli (w tym testowanie) oraz analizę zidentyfikowanych nieprawidłowości i doradzania w zakresie akcji naprawczych.

Jest to praca niezwykle ciekawa i niepowtarzalna, gdyż cykl pracy w odniesieniu do kontroli wewnętrznych jest roczny, a przy tym jesteśmy również bardzo mocno uzależnieni od zmian zachodzących w biznesie, organizacji, nowych projektów itp. Jednym z ciekawszych projektów, którym się ostatnio zajmuję, jest koordynacja integracji systemu kontroli wewnętrznych w związku z połączeniem Shell’a z British Gas, które nastąpiło w 2016 r. Następstwem połączenia był proces integracji obu grup kapitałowych we wszystkich ważnych aspektach, w tym również w zakresie systemu kontroli. W ramach tego projektu zajmuję się nadzorowaniem pełnej integracji systemu kontroli wewnętrznych z ramienia naszego biznesu wydobywczego, jak również nadzorowaniem i raportowaniem postępów w zakresie integracji kontroli dla całej grupy.

Inne ciekawe projekty to np. koordynowanie analizy najważniejszych procesów w danym kraju (np. proces zakupów, raportowania, sprzedaży itp.) od początku do końca, w celu utworzenia lub aktualizacji map procesu, szukania możliwości usprawnień, eliminacji podwójnej pracy, identyfikacji ryzyk i kontroli.

Są to projekty, które dają niesamowite możliwości rozwinięcia swojej wiedzy na temat biznesu, porównania jak dane procesy wyglądają w dwóch różnych organizacjach, szukania najefektywniejszego rozwiązania i synergii. Pozwalają również na rozwinięcie wielu miękkich kompetencji, ponieważ wymagają współpracy z wieloma działami, interakcji nie tylko wewnątrz organizacji, ale również na zewnątrz (np. z audytorami zewnętrznymi), często niełatwych dyskusji, podejmowania optymalnych decyzji.

Jak wygląda Pani dzień w pracy?

Mój typowy dzień pracy jest złożony na ogół z dwóch bloków – spotkań, głównie wirtualnych i telekonferencji, oraz pracy analityczno-raportowej. Praca w kontrolach wewnętrznych to przede wszystkich praca z ludźmi oraz praca analityczna skupiająca się na analizie zależności, ryzyk, ich wpływu na sprawozdanie finansowe.

Jakie umiejętności przydają się na Pani stanowisku? Które z nich są kluczowe?

Stanowiska w naszym dziale to w większości pozycje specjalistyczne, wymagające dużej samodzielności i odpowiedzialności. Jak wspomniałam wcześniej, jest to również praca przede wszystkich z ludźmi, przedstawicielami wewnętrznych działów, biznesów, funkcji, jak też z osobami spoza organizacji, jak audytorzy zewnętrzni. Dlatego bardzo ważne są umiejętności komunikacyjne, budowania więzi, efektywnej współpracy z innymi. Istotna jest także otwartość na inne poglądy i opinie.

By wykonywać tę pracę z przyjemnością i dobrymi efektami, na pewno bardzo przydaje się chęć uczenia się nowych rzeczy, umiejętność wyznaczania priorytetowych zadań, dobra organizacja pracy i samodyscyplina, jak również umiejętność pracy projektowej oraz zarządzania projektem i ludźmi bez formalnego zwierzchnictwa.

Jakie są perspektywy rozwoju: w Pani organizacji, w zawodzie?

Audyt wewnętrzny i kontrole wewnętrzne wywodzą się z potrzeby przeciwdziałania nadużyciom w obszarze finansów spółki oraz zapewnienia, by sprawozdanie finansowe było odpowiedniej jakości.

Obecnie zakres działań w obszarze finansowych kontroli wewnętrznych zdecydowanie się poszerzył – nie jest to już tylko sprawdzanie, czy procesy działają tak jak je zaprojektowano, czy działania są zgodne z procedurami i obowiązujących prawem. W chwili obecnej specjaliści z zakresu kontroli są również, jeśli nie przede wszystkim, doradcami w jaki sposób efektywniej zarządzać organizacją, mając na uwadze wymogi formalne, synergie w organizacji i ryzyka finansowe. Już teraz można zauważyć dość duży zakres ofert na stanowiska specjalistyczne w obszarze kontroli wewnętrznych, nie tylko skupiające się na monitorowaniu kontroli, ale przede wszystkim na szukaniu usprawnień, doradztwie w zakresie projektowania procesów z uwzględnieniem ryzyk oraz wykorzystywanych systemów IT, itp. Rynek zdecydowanie będzie rozwijał się w tym kierunku – będzie coraz więcej ról doradczych w zakresie architektury procesu, systemów IT i ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa), konkretnych zagadnień związanych z kontrolami na poziomie eksperckim. Perspektyw jest zdecydowanie dużo.

Co więcej, mając doświadczenie w zakresie kontroli wewnętrznych, otworem stają przed nami różne stanowiska specjalistyczne czy kierownicze w poszczególnych działach operacyjnych, czy też pozycje kontrolerskie. Specjalista ds. kontroli wewnętrznych bardzo dobrze rozumie procesy biznesowe, ma pełne zrozumienie jak dane procesy wpływają na sprawozdanie finansowe, jakie są główne ryzyka biznesowe, potrafi współpracować z innymi, łączyć fakty, analizować, wyciągać wnioski i działać. Taka wiedza i doświadczenie są bardzo cenione w działach operacyjnych i na pozycjach zarządzających.

Jeśli chodzi zaś o możliwości rozwoju w samym Shell’u, to nasz dział usytuowany jest w ramach struktury tzw. Controllers, czyli organizacji skupiających kontrolerów i daje możliwość dalszego rozwoju w ramach tych struktur, jak również w innych działach operacyjnych i biznesowych na wyższych stanowiskach. Shell wspiera również cykliczne zmiany ról, również poza dotychczasowymi obszarami zaangażowania, oferując np. wsparcie w nauce.

Jak Pani myśli, jaka będzie przyszłość Pani branży i zawodu?

Standaryzacja i automatyzacja to ogólne trendy w zakresie procesów finansowych, a co za tym idzie, również dla kontroli wewnętrznych.

Rozwój z zakresie automatyzacji to oczywiście poszukiwanie takich rozwiązań, które pozwolą ograniczyć do minimum manualną pracę na rzecz kontroli opartych na systemach lub w pełni systemowych, dlatego na pewno warto zainteresować się bliżej architekturą systemów ERP/IT i rozwijać swoją techniczną wiedzę na ten temat. Dla samego tematu kontroli to również rozwój tzw. Continuous controls monitoring, czyli zautomatyzowanego ciągłego w czasie monitorowania kontroli i transakcji, które pozwala na szybsze wykrywanie nieprawidłowości i wskazuje na obszary, na których należy się skupić.

Standaryzacja zaś wiąże się silnie z trendem outsourcowania wewnętrznego lub zewnętrznego procesów biznesowych do wyspecjalizowanych centrów usług wspólnych i poszukiwania takiej ścieżki działań, która może być wykorzystywana przez wszystkie kraje/działy bez wyjątków. Ten trend będzie się pogłębiał i na pewno wymagał dobrej znajomości zasad działania centrów usług wspólnych i środowiska tzw. BPO/SSC, by dobrze doradzać w zakresie kontroli w takim środowisku.