Strefa Klienta
Słowo "projekt" na dobre zadomowiło się w języku polskim. To prawdopodobnie jeden z najbardziej modnych i najczęściej używanych terminów. Nad projektami pracują artyści, politycy, pracownicy biurowi oraz właśnie finansiści. Co ważne, do niedawna rzeczownik "projekt" zgodnie z łacińską etymologią (projectus oznacza "wysuniętego do przodu") dotyczył wstępnej wersji czegoś większego, modelu bądź zarysu. Dzisiaj zakres semantyczny tego pojęcia bliższy jest angielskiemu terminowi project, który ma inny odpowiednik w języku polskim, a jest nim słowo "przedsięwzięcie".
Działalność posiadająca cechy projektu towarzyszyła ludzkości od początku. Już w starożytności można wyróżnić etapy, które przypominają współcześnie stosowane metody i techniki zarządzania projektem, takie jak tworzenie planów, organizowanie prac, czy też kontrola realizacji projektu. Jednakże dopiero w drugiej połowie XX wieku zaczęto podchodzić do przedsięwzięć w sposób świadomy i zaplanowany. Od tego czasu znaczenie zarządzania projektami sukcesywnie rosło – na początku w sferze wojskowej (co ciekawe, pierwsze dedykowane projektom metody planowania zostały opracowane w 1942 roku w trakcie amerykańskiego projektu Manhattan, dotyczącego budowy bomby atomowej) i sektorze publicznym, by później na stałe zaistnieć w działalności komercyjnej przedsiębiorstw. Lata 70. to prawdziwy renesans technik związanych z tym obszarem metodycznym. W 1969 roku powstaje Project Management Institute (PMI), organizacja non-profit, która promuje ideę zarządzania projektami i profesję kierowników projektu, a cztery lata wcześniej – International Management Systems Association (IMSA), znana obecnie pod nazwą International Project Management Association. Jako pierwsze międzynarodowe stowarzyszenia zrzeszające managerów projektu mają one znaczny wkład w starania o uznanie zarządzania projektem za dziedzinę naukową.
Nowe podejście w zarządzaniu
W latach 70. XX wieku odkryto, że osoba, która zarządza projektami, powinna posiadać całkiem odmienne kompetencje od managerów funkcjonalnych. Dwadzieścia lat później Project Manager stał się odrębnym zawodem, zwłaszcza w branżach stawiających na innowacyjne rozwiązania technologiczne, a dziedzina zarządzania projektami – de facto dziedziną naukową. W 1987 roku powstał pierwszy profesjonalny podręcznik "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (zazwyczaj stosuje się jego skróconą nazwę PMBOK Guide) – zbiór najlepszych standardów i rozwiązań w obszarze zarządzania projektami.
Lata 90. to doprecyzowanie paradygmatu w dziedzinie project management. Wprowadzono wiele nowych metod i technik, polegających m.in. na precyzyjnym określeniu zależności pomiędzy zadaniami, położono większy nacisk na zarządzanie jakością i ryzykiem oraz – co można uznać za najważniejszą modyfikację – zauważono, że najważniejszym ogniwem projektu są właśnie ludzie. Pod koniec ubiegłego wieku teorię zarządzania projektami zaczęto zatem wzbogacać o aspekty personalne i kulturowe.
Zarządzanie projektami zrobiło do tej pory zawrotną karierę w dużych, międzynarodowych organizacjach, a uogólnienie tych doświadczeń pozwoliło na wypracowanie standardów i metodyk, takich jak PMI, PRINCE2 czy IPMA.
Trochę teorii
Zasadniczo projekt charakteryzuje się czterema cechami, a są nimi unikalność, ograniczoność w czasie, koszt oraz celowość. Cechy te odróżniają projekt od działalności operacyjnej firmy (tzw. business as usual). Dlatego też przy takich przedsięwzięciach nie sprawdzają się operacyjne metody zarządzania. Już na samym początku planowania projektu bardzo ważnym etapem jest określenie jego celu. W tym przypadku stosuje się bardzo popularną mnemotechniczną regułę SMART, która dotyczy następujących pojęć zaczerpniętych z języka angielskiego: specific (S) – szczegółowy, measurable (M) – mierzalny, achievable (A) – osiągalny, realistic (R) – realistyczny oraz time-bound – określony w czasie. Ta ostatnia cecha wiąże się bezpośrednio cyklem życia projektu, w ramach którego najczęściej wyróżnia się cztery etapy, a są nimi: Definiowanie projektu – obejmuje trzy pomniejsze fazy, czyli inicjowanie, definiowanie i tworzenie zespołu projektowego. Do głównych obowiązków kierownika projektu należy określenie wymagań oraz głównego celu, jaki ma osiągnąć zespół projektowy.
Planowanie – to najistotniejszy etap, ponieważ poprawne zaplanowanie czynności pozwala zredukować ryzyko marnotrawienia czasu w trakcie ich wykonywania. Poza strukturą oraz harmonogramem bardzo istotne jest również określenie zasobów projektu.
Wykonanie planu projektu – dotyczy bezpośrednio delegacji uprawnień, czyli przypisaniu zadań poszczególnym członkom zespołu, oraz określeniu środków finansowych (budżetowanie).
Zamknięcie projektu – to formalna procedura przeprowadzana po osiągnięciu zaplanowanych rezultatów, która swoim zasięgiem obejmuje stworzenie sprawozdania zawierającego informacje na potrzeby planowania i realizacji projektów w przyszłości.
W każdym projekcie poza osobą Project Managera pojawia się wielu udziałowców (stakeholders). Są nimi nie tylko członkowie zespołu pełniący określone role, ale również klienci (użytkownicy mający wpływ na kształt procesu, usługi lub produktu) oraz sponsorzy. Zgodnie z nomenklaturą Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) możemy ich zdefiniować następująco:
Sponsor – odpowiada za projekt na poziomie zarządczym, czyli m.in. za zasoby, oraz pozyskuje fundusz.
Specjalista QA – coraz popularniejsze stanowisko w centrach nowoczesnych usług biznesowych. Specjalista, który wspiera m.in. pracę specjalistów process improvement. Odpowiedzialny za opracowanie, wdrożenie i nadzór standardów dotyczących zapewnienia jakości w różnych etapach trwania projektu.
Właściciel – definiuje i akceptuje zakres projektu oraz upewnia się, że pasuje on do strategii biznesowej.
Ekspert dziedzinowy – osoba dostarczająca ekspertyz w określonej dziedzinie biznesu. Ekspert wspiera definiowanie oraz akceptację wymagań funkcjonalnych projektu.
Warto podkreślić, że w przypadku projektów IT wyróżniamy dodatkowo analityków infrastruktury oraz biznesowych, architektów, analityków baz danych, deweloperów i użytkowników końcowych.
W stronę biznesu
O tym, jak dużą popularnością w świecie biznesu cieszy się zarządzanie projektami, najlepiej świadczy systematycznie wzrastająca liczba biur projektów (project management offices; PMOs), które przechowują zgromadzoną wiedzę dotyczącą cyklu życia projektów przeprowadzanych w organizacjach, określają standardy i metodyki oraz zarządzają portfelem projektów (project portfolio management; PPM), czyli zbiorem projektów oraz programów (grupa powiązanych ze sobą projektów). Dodatkowo przedsiębiorstwa decydujące się na utworzenie takich jednostek projektowych, oczekują od nich również bieżącego raportowania, zbierania danych historycznych oraz kontroli kosztów, czyli zarządzania finansami. We współczesnym świecie podejście projektowe, które propagują właśnie biura PMO, to już raczej wymóg w podejściu do otaczającej nas rzeczywistości, niż jedna z możliwości.
– W obecnych czasach nie wyobrażam sobie funkcjonowania firmy bez elementów zarządzania projektami. Im większa firma, tym te potrzeby są większe. Wynika to z rosnącego zapotrzebowania na efektywne zarządzanie organizacjami – uważa Piotr Szczepka, Project Manager w UBS.
Współczesną przestrzeń świata biznesu możemy opisać jako coraz bardziej globalną, transformacyjną i mobilną. W tym kontekście zarządzanie projektami staje się bardzo istotne, zwłaszcza w sytuacjach, kiedy przedsiębiorstwo podejmuje decyzję o przeniesieniu wybranych procesów biznesowych do innego kraju.
– Przejmowanie procesów z innych lokalizacji wymaga prawidłowej organizacji procesów migracji czynności oraz opracowywania krótko- i długoterminowych strategii dla firmy, jak i dla jej klientów. Jednak to dopiero część dziedziny zarządzania projektami. Praktycznie nie mamy w tym obszarze żadnych ograniczeń – dodaje Piotr Szczepka. – Zarządzanie projektami w finansach daje wymierne korzyści w obszarze poprawy jakości wykonywanych procesów, a co za tym idzie efektywnego alokowania zasobów ludzkich do pracy. Projekty pozwalają zapewnić, że dane finansowe, nad którymi organizacje "sprawują pieczę", są prawidłowe i tym samym pomagają również podejmować decyzje o niejednokrotnie kluczowym znaczeniu dla firmy.
Efektywne zarządzanie projektami pozytywnie oddziałuje również na cały rynek pracy. Za sukcesem projektów stoi przecież coraz silniejsza pozycja organizacji.
– Dobrze zorganizowana praca wpływa na tworzenie i utrzymywanie wiarygodnej marki pracodawcy i perspektywy kolejnych miejsc pracy. Bez projektów oraz prawidłowego nimi zarządzania nie byłoby możliwe osiąganie dobrych wyników – wyjaśnia Piotr Szczepka.
Świat finansów otwiera się na projekty
Zdaniem Project Management Institute regulacje świata finansów, które zostały wprowadzone w wyniku kryzysu finansowego, mają wpływ na wzrost znaczenia zarządzania projektami zarówno w bankach, jak i firmach ubezpieczeniowych. Jednym z obszarów, w których sięga się po metodyki project management, jest zarządzanie ryzykiem oraz fuzje i przejęcia w związku m.in. z konsolidacją sektora bankowego. O przewadze metodyk projektowych nad bardziej klasycznymi modelami zarządzania decyduje również wzrastająca rola nowych technologii, które mają ogromny wpływ na współczesną organizację.
– Podejście projektowe sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie mamy do czynienia z nowymi przedsięwzięciami z punktu widzenia danej firmy: czymś, co nigdy wcześniej nie było realizowane, jest realizowane bardzo rzadko w skali przedsiębiorstwa lub jest w pewien sposób unikalne – wyjaśnia Michał Saleh, Change Management Department Manager w The Royal Bank of Scotland, Global Hub Europe.
Podejście projektowe świetnie wpisuje się w proces myślenia poza utartymi schematami. Obecne organizacje uczą się, że zasady, które jeszcze kilka lat temu można by uznać za niezawodne, mogą okazać się za chwilę niezbyt efektywne. Myślenie projektowe cechuje otwartość na zmiany, różnorodność i kreatywność. Natomiast udział specjalistów w procesach biznesowych daje im możliwość rozwoju wielu wartościowych kompetencji.
– Myślenie projektowe z jednej strony sprawia, że pracownicy lepiej radzą sobie z nowymi wyzwaniami, z drugiej zaś, angażując się w inicjatywy wykraczające poza jeden departament, mają szansę pozyskać bardzo szerokie umiejętności, które kiedyś mogli nabyć zajmując stanowiska wyłącznie managerskie. Dla firm oznacza to nie tylko lepsze wyniki finansowe, lecz także o wiele większą pulę kandydatów do obsadzenia przyszłych stanowisk zarządczych – dodaje Michał Saleh.
Co ważne, udział w projektach staje się ważnym czynnikiem motywacyjnym. Unikając powtarzalności zadań, pracownicy takich instytucji, jak właśnie banki, mogą skonfrontować własną pracę z wiedzą i doświadczeniem pracowników z innych działów.
– Osoby zaangażowane w pracę projektową charakteryzują się innym sposobem myślenia w wielu sferach życia (tzw. project management mindset). Podświadomie szukają możliwości ułatwienia sobie pracy, są zmotywowani do dalszych wysiłków i nie są znudzeni wykonywaną pracą. Podejście projektowe umożliwia zdobywanie nowych obszarów wiedzy i umiejętności, a w dalszej perspektywie jest to jeden z najmocniejszych motywatorów. Reasumując, młodzi finansiści powinni być praktycznie już na początku kariery edukowani z zakresu zarządzania projektami, gdyż bardzo wymiernie wpłynie to na ich dalszy rozwój zawodowy – konkluduje Piotr Szczepka z UBS.
Warto sobie zadać pytanie, czy szkolnictwo wyższe jest w stanie nauczyć młode osoby takiego nowego sposobu myślenia.
– Na studiach coraz częściej formą zaliczenia przedmiotu jest przygotowanie projektu na zadany temat. Studenci dobierają się w zespoły projektowe, dzielą się zadaniami i rozpisują poszczególne etapy prac. Są też przedmioty, które są dedykowane zarządzaniu projektami w przedsiębiorstwie. Wszystkie te aktywności przyczyniają się do wzrostu świadomości młodych osób w obszarze zarządzania projektami i na pewno pozytywnie wpływają na ich pierwsze kroki w organizacji, w której praca w głównej mierze opiera się na działaniu projektowym – wyjaśnia Emilia Arciszewska, HR Manager w Crido Taxand.
Dojrzałość w cenie
Udział w projektach pozwala również na wykształcenie u młodego kandydata poczucia odpowiedzialności za wykonywane zadania całego zespołu.
– Zarządzanie projektem można porównać do przewodzenia ekspedycji, gdzie zaangażowanie i współpraca uczestników decydują o jej powodzeniu. Projekt z definicji jest niepowtarzalny, więc odkrywa nieznane dotychczas terytoria, dlatego też przed graczami stawia się dodatkowe wymagania. Oprócz wiedzy eksperckiej krytyczne są umiejętności społeczne, takie jak dojrzałość emocjonalna, czy polityczna wrażliwość. Gracze wytyczają kierunki dla projektu oraz tworzą tymczasową, dostosowaną do sytuacji organizację. Gotowy proces czy metodyka mają tu niewiele do zaoferowania, w przeciwieństwie do myślenia, przywództwa oraz indywidualnego wkładu każdego z uczestników projektu, dlatego też każdy projekt potrzebuje zarówno kompetencji eksperckich, jak i społecznych – wyjaśnia Małgorzata Kusyk, Prezes PMI Poland Chapter.
Generacja Z, której prawdopodobnie jesteś częścią, ma niespotykaną szansę na rozwój nowego sposobu myślenia czerpiącego doświadczenie z wielu dziedzin wiedzy. Podejście omni, które cechuje pracę projektową, czyli wielozadaniowość oraz wyjście poza stare, utarte reguły gry, już za chwilę stanie się istotnym elementem stanowiska, na które będziesz aplikować.
Koniec zawodu Project Managera
A może jego ponowne narodziny? Nad tym głowią się obecnie organizacje projektowe, managerowie HR oraz biura projektowe, które coraz rzadziej określa się mianem PMO offices. W ich miejsca pojawiają się biura CMO, zajmujące się zmianą. W globalnych strukturach korporacyjnych podlegają im nierzadko działy IT oraz prawne. Ta zmiana spowoduje, że ekspert zarządzający projektem jako osobne stanowisko nie będzie miał już tak istotnego znaczenia. Jednakże samo podejście projektowe nie zniknie. Wręcz przeciwnie – umocni się, ponieważ kompetencji w zarządzaniu projektami będzie oczekiwało się od każdego kandydata. W dzisiejszym świecie mamy jeszcze wiele do nadrobienia – aż 88 proc. projektów według wyliczeń Project Management Institute kończy się niepowodzeniem. Tematyką projektową warto się jednak zainteresować jak najwcześniej, ponieważ rokrocznie powstaje 1,2 mln nowych miejsc pracy związanych z tym obszarem.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.