Dyrektor AP/AR, ArcelorMittal Business Center of Excellence

W jaki sposób ewoluują procesy księgowe w ramach centrów SSC lub BPO?

Ideą tworzenia organizacji typu SSC/BPO na początku ich działalności była przede wszystkich redukcja kosztów działalności przedsiębiorstw. Wyodrębnione, standardowe czynności były przenoszone do krajów o niższych kosztach obsługi, w tym do Polski. Realizowano też zyski wynikające z korzyści skali. Wraz z upływem czasu polscy pracownicy udowodnili swój profesjonalizm i gruntowną wiedzę. Pojawiały się także nowe potrzeby po stronie klientów. Aktualnie firmy oczekują od usługodawców wnoszenia wartości dodanych do obsługiwanych procesów. Sektor usług BPO/SSC w Polsce nie jest już postrzegany jako typowy back office obsługujący proste rutynowe procesy. Firmy przenoszą takie czynności do bardziej odległych lokalizacji (np. Indie), umieszczając w Polsce zarówno obsługę skomplikowanych procesów, jak i centra doskonałości. Centra te zatrudniają specjalistów z poszczególnych dziedzin i koncentrują się na wprowadzaniu najlepszych praktyk. Dokonują  przeglądu rozwiązań funkcjonujących w firmach, jak i dostępnych na rynku, a następnie proponują i wprowadzają najbardziej korzystne rozwiązania dla całych korporacji. Centra doskonałości powstają w zakresie podatków, zarządzania ryzykiem kredytowym czy ściągania należności. W ramach  działającego w Polsce Centrum Usług Wspólnych (SSC) Grupy ArcelorMittal w Dąbrowie Górniczej zostało powołane w 2013 roku centrum doskonałości dla potrzeb SOX i doskonalenia środowiska kontroli wewnętrznych. Zespół zatrudnia obecnie 7 osób i świadczy usługi związane z przygotowaniem do certyfikacji SOX dla kilkudziesięciu klientów w ramach Grupy ArcelorMittal w takich krajach, jak Francja, Hiszpania, Belgia, Niemcy czy Luksemburg. Oprócz testowania kontroli wewnętrznych nasi klienci mogą liczyć na dodatkowe usługi polegające na przeglądach i projektowaniu systemów kontroli wewnętrznych, uczestnictwa w analizie i wycenie ryzyka, jak również przeglądach zapobiegających przypadkom nadużyć gospodarczych. Z punktu widzenia naszych pracowników praca ta stwarza możliwości intensywnego podróżowania, poznawania kultury innych krajów i doskonalenia nie tylko zawodowego, ale również umiejętności językowych.

W obszarze księgowości coraz częściej kładzie się nacisk na wiedzę podatkowo-prawną. Dlaczego?

W kalkulacji podatków wykorzystywane są dane powstające w procesie księgowym. Aby wyeliminować konieczności dodatkowych kontroli na dalszych etapach, ważne jest, aby dokument w momencie księgowania spełniał wymogi prawno-podatkowe. Osoby księgujące np. faktury powinny posiadać wiedzę podatkową w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do określenia, czy dokument spełnia standardowe wymogi podatkowe. Jeśli pojawią się bardziej skomplikowane przypadki, księgujący musi mieć na tyle wyczuloną wrażliwość podatkową, aby zwrócić się do działu podatkowego o interpretację.

Czy w obszarze księgowości wykorzystuje się zarządzanie projektami?

Tak, jak najbardziej. Wiedza dotycząca zarządzania projektami jest aktualnie wykorzystywana w coraz szerszym zakresie. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta w zakresie dostarczania wartości dodanej w naszej firmie, realizujemy zarówno projekty związane z ciągłym udoskonalaniem procesów (LEAN, Six Sigma), jak również projekty biznesowe (np. zmiana systemu księgowego). Zarządzanie projektami można ująć jako określanie i osiąganie zamierzonych celów przy jednoczesnej optymalizacji wykorzystania dostępnych zasobów i ograniczania ryzyka porażki w trakcie całego cyklu realizacji projektu. Zarzadzanie projektem to koordynowanie współpracy wielu osób pełniących różne funkcje: kierownika, sponsora czy członka  zespołu projektowego. Do realizacji projektu potrzebne są osoby posiadające wiedzę z różnych obszarów. Pełniąc różne role zdobywa się nowe umiejętności i doświadczenie. Kierownikiem projektu można zostać, uczestnicząc wcześniej jako członek zespołu w kilku projektach.

Jak adept procesów księgowych może wykorzystać swoją wiedzę w innych obszarach sektora finansów w przyszłości? W jakim kierunku może zmierzać jego kariera?

Nie można zrobić kariery w finansach, podatkach czy kontrolingu bez znajomości podstawowych procesów księgowych. Im szersza wiedza i doświadczenie, tym większa wartość dodana wnoszona przez pracowników SSC. Także firmy z branży IT poszukują osób ze znajomością reguł księgowych. Praca w międzynarodowej korporacji daje możliwości rozwoju kariery poza granicami Polski. Nasi pracownicy często wspierają klientów w realizowanych przez nich projektach, dzieląc się wiedzą księgową. Są wtedy oddelegowywani na określony czas do pracy w siedzibie klienta. Kilkuosobowa grupa naszych pracowników zasiliła na stałe biura korporacyjne szczególnie w reportingu i finansach. Jeden z naszych byłych pracowników piastuje aktualnie stanowisko dyrektora finansowego w dużej spółce produkcyjnej grupy. Chciałabym nadmienić, że oprócz wiedzy merytorycznej, atutem jest także doświadczenie pracy w międzynarodowym, wielokulturowym środowisku.

Jakie Państwa zdaniem są najpopularniejsze obecnie języki, którymi posiłkują się zespoły pracujące przy procesach księgowych?

Znajomość języków obcych, zwłaszcza w sektorze SSC/BPO, jest jednym z kluczowych kryteriów oceny potencjalnego kandydata. Język angielski jest u większości pracodawców podstawowym wymogiem, gdyż używa się go głównie do celów raportowania korporacyjnego. W ArcelorMittal Shared Service Centre 85 proc. pracowników posługuje się nim w stopniu co najmniej dobrym. Natomiast obsługa klientów na poziomie operacyjnym odbywa się w językach lokalnych, stąd kluczowa jest ich dobra znajomość (na poziomie B1, B2). W ArcelorMittal Shared Service Centre pracownicy w codziennej pracy posługują się językami: francuskim, hiszpańskim, niemieckim, czeskim i polskim. W mniejszym zakresie wykorzystywany jest język holenderski i włoski.

Znajomości jakich regulacji uczą się specjaliści ds. księgowości w obszarze BPO/SSC?

Duży nacisk kładziemy na pogłębianie wiedzy z zakresu rachunkowości. Znajomość regulacji krajowych (dot. wszystkich obsługiwanych krajów) jest wykorzystywana przy przygotowywaniu sprawozdań według lokalnych przepisów. Organizujemy szkolenia w tym zakresie, których program jest przygotowywany specjalnie na nasze potrzeby. Specjaliści pogłębiają także swoja wiedzę w zakresie zasad raportowania zgodnie z IFRS. Jest to niezbędny element przy raportowaniu korporacyjnym. W ArcelorMittal kładziemy duży nacisk na szkolenia. Korzystamy ze szkoleń zewnętrznych ogólnodostępnych, jak i przygotowywanych konkretnie pod nasze potrzeby. Nasi pracownicy mogą doskonalić znajomość języków obcych korzystając z organizowanych w firmie kursów.  Akademia Finansowa Arcelor Mittal przygotowuje także  specjalne programów szkoleń merytorycznych czy miękkich, których celem jest podnoszenie kompetencji pracowników. Średnia liczba dni szkoleniowych przypadająca na jednego pracownika wyniosła w 2014 roku 4,1 dnia.

Z jakich, przykładowo, nowych technologii korzystają księgowi w drugiej dekadzie XX wieku?

Współczesny księgowy to osoba wykorzystująca nowości technologiczne, które zarówno pozwalają zoptymalizować wykonywaną pracę, jak i podnieść efektywność obsługiwanego procesu. Następuje eliminacja papierowych dokumentów. W zakresie procesu AP obserwujemy zjawisko zastępowania faktur papierowych przez dokumenty przesyłane  w formie PDF lub w bardziej zaawansowanej formie EDI. Odpowiednie oprogramowanie pozwala na automatyczną identyfikację ważnych dla procesu księgowego pól faktury, a następnie połączenie ich z danymi już ujętymi w zintegrowanych systemach informatycznych. Jeśli dane są zgodne, następuje automatyczne jej zaksięgowanie. W przypadku różnic korespondencja z klientem także odbywa się elektronicznie za pomocą specjalnego narzędzia, które dodatkowo archiwizuje uzyskane w ten sposób informacje razem z fakturą. P2P zmierza w kierunku rozwiązań kompleksowych – portal dostawcy, który pozwala na: samorejestrację dostawców, przesyłanie zamówień drogą elektroniczną, e-invoicing, śledzenie przez dostawcę aktualnego statusu faktury. Dokumenty księgowe powstające w księdze głównej także mają formę elektroniczną. Osoby akceptujące te dokumenty po stronie klienta mają podgląd do pełnej dokumentacji w systemie. Po ich zatwierdzeniu następuje automatyczne księgowanie. Śledzenie postępu zamknięcia miesiąca także może odbywać się elektronicznie w realnym czasie, dzięki czemu wszyscy uczestnicy tego procesu posiadają bieżące informacje. Wykorzystywane są w tym celu narzędzia oparte o zintegrowane systemy. Chciałabym zaznaczyć, że coraz więcej firm wdraża także zasady metodologii Lean Six Sigma. W naszej firmie także promujemy i rozwijamy kulturę ciągłego udoskonalania procesów. W 2013 roku został stworzony Zespół Ciągłego Doskonalenia Procesów, który jest odpowiedzialny za szerzenie wiedzy w tym zakresie wśród pracowników, jak i wspieranie podejmowanych przez nich inicjatyw. Pracownicy uczestniczą nie tylko w „dużych” projektach, ale zachęcamy ich również do  zgłaszania małych usprawnień, tzw. kaizenów, które pozwalają na szybkie wyeliminowanie czynności nieprzynoszących wartości dodanej dla klienta oraz usprawniają wykonywaną pracę. Wszyscy pracownicy AM SSCE zostali przeszkoleni w zakresie Lean Six Sigma i posiadają certyfikaty White Belt, 21 pracowników uzyskało certyfikaty Green Belt, a 16 jest w trakcie certyfikacji Black Belt. W 2014 roku zostało zrealizowane 209 kaizenów i 15 dużych projektów.

Dlaczego praca księgowych w ramach międzynarodowych organizacji ma tak duże znaczenie dla funkcjonowania transnarodowych przedsiębiorstw?

Duże, międzynarodowe koncerny działające na rynkach międzynarodowych są zobowiązane do prezentacji swoich wyników, osiąganych przez poszczególne krajowe firmy, w sposób jednorodny.  Bardzo ważnym czynnikiem jest zapewnienie standaryzacji procesu raportowania. Wszelkie sprawozdania są przygotowywane w oparciu o zaksięgowane dokumenty. Jakość pracy wykonywanej przez księgowych czy to w momencie księgowania dokumentów, czy w momencie raportowania, ma ogromne znaczenie dla poprawności dokumentów, które są następnie udostępniane wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom. Dzięki koncentracji procesów księgowych w jednym miejscu możliwe staje się zastosowanie tych samych zasad ujmowania i prezentacji zdarzeń gospodarczych dla wszystkich spółek wchodzących w skład grupy.

Które kompetencje są Państwa zdaniem najważniejsze w obszarze księgowości w ramach sektora BPO/SSC?

Wiedza merytoryczna, adekwatna do zakresu wykonywanych zadań, i znajomość języków obcych idą ze sobą w parze i są nierozłączne. Dodatkowo, istotna jest znajomość metodologii Lean Six Sigma, pozwalającej na eliminowanie strat w procesach oraz ich usprawnienia. Jeśli chodzi o kompetencje miękkie, to otwartość na zmiany, proaktywne zachowania (eliminowanie przyczyn, a nie „gaszenie pożarów”), gotowość do podnoszenia swoich kwalifikacji oraz otwartość na nowe technologie.

Młodszy Specjalista ds. Księgowości, ArcelorMittal Business Center of Excellence

W ArcelorMittal SSC Europe od 2014 r.

Absolwent: Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach
Kierunek studiów: Finanse i Rachunkowość
Planuję rozpocząć: certyfikat Ministra Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg
Najbardziej lubię w mojej pracy: przyjazną atmosferę, kontakt z ludźmi różnych narodowości, wykonywanie ciekawych, rozwijających zadań
Wartości, które wyznaje moja organizacja, to: zrównoważony rozwój, jakość, przywództwo, nastawienie na klienta

Jakie perspektywy rozwoju zawodowego oferuje Twój pracodawca?

Każdy pracownik ma własną, wytyczoną ścieżkę kariery poprzez cele, które sam wyznacza i dąży do ich realizacji. ArcelorMittal SSCE z kolei dba o rozwój kompetencji pracowników, dając nam sposobność udziału w wielu wartościowych szkoleniach, projektach, poszerzając bądź zmieniając zakres wykonywanych obowiązków.

Jak wyglądają poszczególne etapy rekrutacji do Twojego działu?

Pierwszym etapem rekrutacji jest selekcja dokumentów aplikacyjnych. Następnie przeprowadzona zostaje rozmowa z osobą z działu HR, która dotyczy edukacji, doświadczenia zawodowego i umiejętności miękkich. Kolejnym elementem jest rozwiązanie testów sprawdzających wiedzę z rachunkowości oraz testów weryfikujących znajomość języków obcych. Ostatnim etapem rekrutacji jest rozmowa z przyszłym przełożonym, która dotyczy przede wszystkim danego stanowiska, obowiązków oraz wzajemnych oczekiwań.

Dlaczego księgowość może być fascynująca?

W pracy często spotykamy się z nowymi zadaniami, problematycznymi kwestiami, które wymagają analitycznego bądź bardziej innowacyjnego podejścia. Właśnie dlatego praca w księgowości dla mnie jest ciekawa i nie zgadzam się w żaden sposób z panującym stereotypem, gdzie rachunkowość kojarzy się z monotonią.

W jakich szkoleniach brałaś udział po dołączeniu do ArcelorMittal SSC Europe?

Początkowe szkolenia to takie, które przechodzi każdy pracownik, czyli BHP, związane z firmą, strukturą pracy oraz kodeksem etyki biznesu. Natomiast jeżeli mówimy o szkoleniach specjalistycznych, to w ArcelorMittal SSC Europe funkcjonuje kalendarz szkoleń z obszaru finansów, dzięki czemu każdy pracownik może wybrać te tematy, które najbardziej go interesują i są przydatne w pracy. Dotychczas sama wzięłam udział w kilku warsztatach, m.in. z Six Sigma, rezerw i zobowiązań oraz z wykorzystania zaawansowanych narzędzi arkusza Excel 2010. Szkolenia są bardzo praktyczne i zawierają wiele przykładów.

Czy masz do czynienia w swojej pracy z odmiennymi kulturami?

Tak, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio poprzez kontakt mailowy i telefoniczny. Pracę w ArcelorMittal SSC Europe cechuje kontakt z międzynarodowym otoczeniem ze względu na obsługiwanie ponad 200 spółek z różnych krajów Europy. Dla mnie jest to ciekawe doświadczenie, ponieważ można poznać „od kuchni” kulturę innych narodowości.

Jakie cechy osobowości mają znaczenie w zawodzie księgowego?

Wydaje mi się, że najważniejszymi cechami są dokładność, przywiązywanie uwagi do szczegółów oraz rzetelność. Praca z danymi liczbowymi wymaga skupienia i dokładności.