Strefa Klienta
Cechy zawodu przyszłości:
- Jedno z najważniejszych stanowisk w strukturach sektora usług biznesowych
- Wymagane doświadczenie na stanowiskach związanych z zarządzaniem projektami
- Bardzo ważna skrupulatność i umiejętność zarządzania czasem
Business process outsourcing (BPO) stanowi niemałe wyzwanie dla każdej organizacji. Ten dynamicznie rozwijający się sektor gospodarki staje się coraz bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem biznesowym dla wielu przedsiębiorstw, które, aby móc skupić się na swoim zasadniczym profilu działalności, decydują się na przekazanie wielu swoich funkcji trzeciej stronie, czyli wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.
Każda innowacyjna organizacja wie, że korzystając z nowych technologii i opierając swoje działania na procedurach jest w stanie odnieść sukces na rynku. Aby móc sprostać wciąż zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, przedsiębiorstwa wybierają takie narzędzia, które będą w stanie zagwarantować im przejrzystość, mierzalność i efektywność w prowadzeniu procesów. Ten cel jednakże nigdy nie zostałby osiągnięty bez współudziału ekspertów, których wiedza i doświadczenie usprawnia zarządzanie funkcjami biznesowymi przedsiębiorstw. Zatrudnia ich właśnie sektor nowoczesnych usług, który od kilku lat dynamicznie rozwija się w Polsce.
Migracją (transition) w ramach sektora usług nazywamy cały proces przenoszenia wiedzy, systemów oraz działań operacyjnych od klienta do wyspecjalizowanej jednostki zewnętrznej. Warto podkreślić, że już na poziomie organizacyjnym ten projekt outsourcingowy wywołuje wiele modyfikacji, począwszy od struktury procesu, poprzez zastosowanie nowych rozwiązań technologicznych, po zmianę kultury organizacyjnej. Metodologia w zakresie zarządzania migracjami opiera się na kilku elementach:
- inicjacji – to wstępna faza projektu, w której centrum BPO poznaje oczekiwania klienta, zajmuje się mapowaniem procesów oraz ich identyfikacją;
- implementacji – to okres wdrożenia planu migracji wybranych procesów biznesowych, w którym jednocześnie przeprowadza się kontrolę jakości i wychwytuje ewentualne błędy projektu; na tym etapie bardzo ważne jest zrozumienie wszystkich potrzeb klienta i profilu jego działalności biznesowej oraz zaproponowanie optymalnych rozwiązań;
- optymalizacji – najważniejszy z elementów, który decyduje o sukcesie projektu; usługi oferowane przez centra BPO już dawno nie opierają się wyłącznie na działaniach operacyjnych, które służą administrowaniu procesami biznesowymi. Siła tego sektora tkwi w wartości dodanej, czyli usprawnianiu i poprawie procesów biznesowych, co oznacza oszczędność czasu oraz niższe koszty.
– Przez wiele lat procesami migrowanymi do centrów BPO/SSC były tak zwane procesy „wspomagające”, czyli funkcje finansowe i administracyjne. Chodziło o to, żeby klient mógł skupić się na zadaniach związanych z jego podstawowym profilem, a procesy dodatkowe mogły być wykonywane szybko, tanio i przez osoby do tego wykwalifikowane. Obecnie migracji do centrów BPO/SSC podlegają praktycznie wszystkie procesy, bo nie chodzi już tylko o koszty, ale o to, że w centrach tych zatrudniani są eksperci, którzy mogą dostarczyć klientowi światowej klasy procesy biznesowe – potwierdza Katarzyna Żrałka, Transition Manager w Capgemini Polska.
Za sukcesem wysokiej jakości usług stoją zespoły projektowe, którymi zarządza Tranistion Manager. Bez dobrze zaprojektowanego planu operacyjnego, kultury opartej na współpracy oraz otwartej komunikacji nie moglibyśmy mówić o sukcesie modelu biznesowego, którym jest outsourcing.
Profil i zakres obowiązków
Każda z firm outsourcingowych opracowuje własną, autorską metodologię w obszarze przenoszenia procesów biznesowych, jednak zakres obowiązków Transition Managera wydaje się być bardzo zbliżony.
– Transition Manager jest odpowiedzialny za migrację całego procesu od początku do końca. Jego obowiązkiem jest umożliwienie członkom zespołu, który będzie finalnie pracował dla klienta, wykonania ich pracy. Ponieważ transition jest projektem, podlega zasadom zarządzania projektami i właśnie te narzędzia i metodologie są wykorzystywane na co dzień. Zakres obowiązków obejmuje więc między innymi planowanie, sprawy budżetowe, monitorowanie przebiegu migracji, rozwiązywanie problemów i raportowanie – wyjaśnia Katarzyna Żrałka.
Aby zostać managerem w zakresie przenoszenia procesów, należy wcześniej zyskać doświadczenie na stanowisku Project Manager. Przyszły Transition Manager powinien wykazywać się wysoko rozwiniętymi umiejętnościami analitycznymi oraz komunikacyjnymi. Na tym stanowisku ceni się również skrupulatność, terminowość oraz umiejętność zarządzania czasem.
– Transition Manager to rola dla osób, które nie boją się wyzwań. To funkcja, która łączy pracę w międzynarodowym, międzykulturowym środowisku oraz elementy zarządzania zespołem i zarządzania projektem – podsumowuje Katarzyna Żrałka.
Perspektywy rozwoju
Poza powyżej wymienionymi kompetencjami na stanowisku Transition Managera świetnie sprawdzą się osoby, które posiadają bogatą wiedzę operacyjną z obszaru procesów biznesowych.
– Dobrym sposobem na rozpoczęcie przygody z transition management jest wzięcie udziału w procesie migracji jako uczestnik. To pozwoli ocenić "od kuchni", czy zadaniowy system pracy, wymagane tempo i obowiązki związane z projektem odpowiadają danej osobie – przyznaje Katarzyna Żrałka. Taki specjalista przy kolejnym projekcie może już wystąpić w roli eksperta, a w przyszłości rozwijać swoją karierę w kierunku menedżerskim.
Transition Manager
Jakub Jański: Zarządzanie procesami transition (przejściowymi/migracyjnymi) to jedno z najważniejszych wyzwań w sektorze BPO/SSC. Jak mogliby Państwo w kilku słowach opisać procesy transition? Co jest ich przedmiotem?
Katarzyna Żrałka: Transition polega na przeniesieniu procesów od klienta do centrum BPO/SSC. Tradycyjnie odbywałoby się to poprzez nauczenie się przez pracowników BPO/SSC procesów przejmowanych i wdrożeniu ich w centrum docelowym. Obecnie stosuje się nowoczesne metody łączące elementy transformacji i usprawnień procesu, przy jednoczesnym wprowadzeniu ich do centrum BPO/SSC.
Kiedy klient decyduje się na migrację wybranych procesów i dlaczego? Jakie procesy biznesowe mogą w ogóle podlegać migracji?
Przez wiele lat procesami migrowanymi do centrów BPO/SSC były tak zwane procesy ‘wspomagające’, czyli funkcje finansowe i administracyjne. Chodziło o to, żeby klient mógł skupić się na zadaniach związanych z jego podstawowym profilem, a procesy dodatkowe mogły być wykonywane szybko, tanio i przez osoby do tego wykwalifikowane. Obecnie migracji do centrów BPO/SSC podlegają praktycznie wszystkie procesy, bo nie chodzi już tylko o koszty, ale o to że w centrach tych zatrudniani są eksperci, którzy mogą dostarczyć światowej klasy proces.
Jaka jest rola Transition Managera w zarządzaniu migracją procesów? Jaki jest jego podstawowy profil i zakres obowiązków? Z jakich narzędzi i metodologii korzysta w swojej codziennej pracy?
Transition Manager jest odpowiedzialny za migrację od początku do końca – jego obowiązkiem jest umożliwienie zespołowi, który będzie finalnie pracował dla klienta wykonanie ich pracy. Ponieważ transition jest projektem, podlega zasadom zarządzania projektami i właśnie te narzędzia i metodologia są wykorzystywane na co dzień. Zakres obowiązków obejmuje więc między innymi planowanie, sprawy budżetowe, monitorowanie przebiegu migracji, rozwiązywanie problemów i raportowanie.
Które aspekty pracy Transition Managera uważają Państwo za najciekawsze?
Jest to praca, w której nie można się znudzić. Każdy projekt jest inny, głównie przez to, że zmieniają się ludzie, z którymi się pracuje. Każdy Transition Manager musi się nauczyć reagować na zmieniające się środowisko i dostosowywać do niego w zależności od potrzeb klienta. Poza tym, mało która rola może sie porownać do roli Transition Managera pod względem związanych z nią podróży. A jak wszystkim wiadomo - podróże kształcą.
Jakie kompetencje liczą się na tym stanowisku?
Przede wszystkim niezależność, samodzielne myślenie i umiejętność rozwiązywania problemów. Ważna jest też elastyczność oraz swoboda w odnajdywaniu się w nowych i niecodziennych sytuacjach.
Jak można zostać Transition Managerem i jak wygląda jego ścieżka kariery?
Dobrym sposobem na rozpoczęcie przygody z transition managementem jest wzięcie udziału w procesie transition jako uczestnik. To pozwoli ocenić "od kuchni" czy zadaniowy typ pracy, wymagane tempo i zadania związane z projektem danej osobie odpowiadają. W kolejnym projekcie można już wystąpić w roli eksperta od danego procesu i tak – razem ze zwiększającym się doświadczeniem – można rozwijać karierę w kierunku menedżerskim.
Dziękuję za rozmowę.
Starszy Specjalista ds. Księgowości i Raportowania
W Capgemini Polska od 2008 r.
Absolwent: Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
Kierunek studiów: Zarządzanie
Jestem w trakcie uzyskiwania: certyfikatu ACCA
Po godzinach: założenie i posiadanie szczęśliwej rodziny
Największy dotychczasowy projekt: uczestnictwo w re-transition do Indii oraz w transition procesów księgowych ze Szwajcarii
Jakub Jański: Co najbardziej Cię zaskakuje w Twojej codziennej pracy?
Dariusz Kuźma: Myślę, że dwa główne elementy to nieprzewidywalność sytuacji oraz nowe wyzwania, z którymi przychodzi mi się zmierzyć każdego dnia. Szczególnie dotyczy to obszaru transition, w którym dynamika i tempo zmian jest największe. Rosnące oczekiwania ze strony naszych zagranicznych partnerów, coraz wyższe wymagania w obszarze audytu, a także chęć bycia liderem wśród konkurencyjnych firm na rynku powodują, że każdy dzień pracy przynosi wiele nowych zadań i szans rozwoju.
Dlaczego praca w obszarze transition nie jest nudna?
Kariera zawodowa przypomina mi grę w karty. Co pewien czas każdy z nas ma propozycję uczestniczenia w ciekawych projektach. Przyjmijmy ten aspekt jako dobre rozdanie. Możemy podjąć decyzję o uczestniczeniu w tego typu projekcie, czyli wejść do gry, lub spasować i powiedzieć: „Nie, dziękuję, spróbuję w innym czasie”. Jeśli wejdziemy do gry, to przy odpowiednim wykorzystaniu umiejętności możemy zgarnąć pełną pulę. Uważam, że transition jest właśnie tym okresem w cyklu życia projektu, w którym tego typu możliwości, zaskakujących i pojawiających się z dnia na dzień, a niekiedy z godziny na godzinę, jest najwięcej. Jeśli dodamy do tego niezbędny element naszej „gry”, czyli ludzi, to mogę z całą pewnością powiedzieć na bazie mojego doświadczenia, że transition jest pasjonujące.
Jak Capgemini wspiera Cię w Twoim rozwoju zawodowym?
Każdego roku mam możliwość uczestniczenia w kilku wewnętrznych oraz zewnętrznych szkoleniach prowadzonych przez doświadczonych trenerów, otrzymałem dofinansowanie do nauki języka obcego, a w niedługiej przyszłości skorzystam z dofinansowania do kursu umożliwiającego w ciągu kilku lat uzyskanie certyfikatu ACCA. Dodatkowo mam możliwość uczestniczenia w projektach, w których mogę zastosować w praktyce umiejętności, które nabywam w czasie szkoleń.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.