Strefa Klienta
Dlaczego organizacja pracy jest tak ważna? Odpowiednie zarządzanie zasobami czasowymi daje wyraźny obraz ilości pracy, jaką musimy poświęcić na wykonanie danego zadania. Umożliwia planowanie dnia pracy i jednocześnie monitorowanie postępów. Co więcej pomaga prognozować ewentualne przeszkody, które mogą opóźnić realizację poszczególnych zadań. Zarządzanie projektami, za które jesteśmy odpowiedziani, pozwala na stałą kontrolę organizacji pracy, co znacząco wpływa na naszą efektywność!
Wybór narzędzi do organizacji pracy i zarządzania projektami może stanowić niemałe wyzwanie, ponieważ na rynku wciąż ich przybywa. Poniżej znajdziesz kilka naszych propozycji.
Sticky Notes
Najprostsza aplikacja dla zwolenników narzędzi, które łatwy sposób synchronizują się z e-mailem służbowym na Outlooku. Sticky Notes idealnie nadaje się do szybkiego zapisywania istotnych, bieżących informacji. Narzędzie służy do tworzenia notatek składających się z tytułu i opisu.
Ta aplikacja mobilna nie sprawdzi się w przypadku zarządzania wieloma zadaniami, dlatego lepszym rozwiązaniem jest używanie jej wyłącznie w przypadku sporadycznej potrzeby zapisu ważnych danych, które bezpiecznie trafią do chmury.
Microsoft To Do
Gdy zanotujemy w notatkach zadania do wykonania, możemy przenieść się do darmowej aplikacji Microsoft To Do, która daje możliwość zarządzania zadaniami. Działa ona zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i pulpicie komputera lub wersji online. Za pomocą Microsoft To Do tworzymy dowolną listę zadań którą w dodatku możemy udostępniać wybranym osobom, np. przełożonej lub współpracownikom z zespołu. Co więcej narzędzie dysponuje możliwością ustawiania powiadomień, co może okazać się bardzo przydatne.
Aplikacja Microsoft To Do jest zintegrowana z zadaniami programu Outlook, a także synchronizuje informacje pomiędzy telefonem iPhone, systemem Android, systemem Windows i Internetem. Prosto i skutecznie!
Kalendarz Google
Kolejnym programem do zarządzania zadaniami w pracy jest dobrze znany Kalendarz Google. Korzystanie z tego narzędzia jest uzależnione od posiadania konta na Gmailu. Kalendarz Google jest bardzo łatwy w obsłudze, a jego prostota pozwala efektywnie planować czas i alokować godziny w zależności od twojej dostępności w danym tygodniu pracy. Pomaga również w sensownym planowaniu przyszłych spotkań.
Kalendarz uzupełniony w wygodne przypomnienia nie pozwoli Ci zgubić się podczas wykonywania zadań w pracy czy umówionych spotkań. Bez problemu przygotujesz tu również wspólny kalendarz dla całego zespołu. Dostępny jest na urządzeniach mobilnych i komputerach.
Wrike
To jeden z darmowych programów do zarządzania projektami, który zdecydowanie ułatwia pracę zespołową. Przy pomocy Wrike możesz zarządzać projektami, terminami, harmonogramami i innymi procesami, a także śledzić ich przebieg. Narzędzie pozwala na załączanie plików, dyskutowanie o zadaniach, rejestrowanie swojej pracy oraz otrzymywanie w czasie rzeczywistym informacji o postępach w pracy.
Użytkownicy mogą tworzyć listy zadań i je monitorować za pomocą zwizualizowanej osi czasu, ale również odtworzyć szablony używane wcześniej w celu przyspieszenia swojej organizacji pracy. Co więcej Wrike oferuje samouczek, który pozwoli Ci na pełne i bezproblemowe korzystanie z dostępnych opcji.
IC Project
Jednym z polskich narzędzi do zarządzania projektami jest IC Project. Darmowa wersja obejmuje trzech użytkowników i trzy projekty. Program jest bardzo intuicyjny, a za jego pomocą możesz zorganizować pracę swojego zespołu i zapanujesz nad obiegiem plików. Całość zdecydowanie usprawni komunikację i pozwoli na efektywniejsze wykonywanie swoich zadań.
Rozbudowany system posiada funkcje zarządzania etapami zadań, ale i projektów. Komunikację usprawnia wbudowany w program komunikator. Funkcjonalność narzędzia z pewnością usprawnią pracę konkretnej osoby, jak i całego zespołu, co da możliwość sprawnego zarządzania zespołem. IC Project pozwala również tworzyć raporty, które są pomocne w tworzeniu budżetu czy analizie rentowności danego projektu.
Trello
Nieco mniej rozbudowanym, ale równie skutecznym dla pojedynczych użytkowników, ale i niewielkich zespołów jest narzędzie Trello. To popularny program do zarządzania projektami bazujący głównie na intuicyjnej tablicy, która umożliwia tworzenie zadań i przypisywanie do nich użytkowników. Program umożliwia użytkownikom dodawać komentarze do zadań oraz udostępniać pliki.
Trello pozwala jednym ruchem myszki przenosić zadania na inną listę celów lub przypisywać je do poszczególnych etapów realizacji. To wygodne narzędzie, które nie ogranicza się do pracy w zespole. Jedną z najciekawszych funkcjonalności Trello jest możliwość udostępniania tablicy, co znajduje zastosowanie w przypadku projektów wymagających szerszego feedbacku.
Asana
Ostatnim narzędziem na naszej liście jest program Asana. Służy do zarządzania projektami i zadaniami zespołu, oferując szereg funkcji, które ułatwią codzienną pracę. Koordynacja zadań, możliwości współpracy nad wieloma projektami, aktualizacja statusów czy funkcja komentowania pomagają być na bieżąco z wszystkimi istotnymi informacjami.
Bezpłatna wersja narzędzia pozwala pracować w zespole maksymalnie 15 osób. Nie posiada limitu prowadzonych projektów, zadań czy konwersacji. Możemy wyświetlać projekty w widoku listy, tablicy lub widoku kalendarza. Bez problemu przygotujemy tutaj zarówno małe przedsięwzięcie jak i naprawdę spory projekt – przypiszemy osoby i deadline na wykonanie danego zadania. Asana jest niezwykle przejrzysta i nie rozprasza niepotrzebnymi informacjami. Dostępna jest również mobilna wersja programu, która pozwoli na monitorowanie postępów w każdym miejscu i czasie.
Obecnie rynek oferuje wiele narzędzi do organizacji czasu pracy i zarządzania projektami. Wybór programu, który odpowiada Twoim potrzebom i jest wystarczająco intuicyjny, nie pozwoli Ci zapomnieć o żadnym spotkaniu czy zadaniu w pracy.
Co więcej, wiele aplikacji posiada integrację z innymi narzędziami, np. wspominanym Kalendarzem Google, co usprawnia pracę między różnymi programami.
Przy odrobinie dobrych chęci możesz sprawnie zorganizować swoją pracę i priorytetyzować zadania tak, by niwelować pokusy oderwania się od aktualnych obowiązków.
Autor: Wiktoria Jackowska
Magistrantka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Czynna uczestniczka konferencji naukowych. Pasjonatka kultury, lingwistka.
W Grupie MBE jest odpowiedzialna za redakcję tekstów do magazynu „Kariera w Finansach i Bankowości” oraz na stronę KarierawFinansach.pl.
Członkini Stowarzyszenia Bliżej ADHD działającego z misją edukacji o neuroróżnorodności.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.