Strefa Klienta
Dowiedz się, czym zajmuje się dział Procure to Pay w centrum nowoczesnych usług biznesowych, jaki jest zakres obowiązków pracowników w firmie oraz jakie możliwości kariery oferuje P2P/PtP w księgowości.
Czym jest Procure to Pay – definicja
Procure to Pay to obok Record to Report (R2R/RtR) jeden z najważniejszych procesów mających na celu efektywne zarządzanie całym obszarem finansowo-księgowym w nowoczesnej organizacji. Podobnie jak w przypadku R2R obsługą tego procesu zajmują się wysoko wyspecjalizowane firmy outsourcingowe lub wydzielone wewnątrz danej organizacji centra usług wspólnych. Oddelegowanie tego rodzaju procesów pozwala każdemu przedsiębiorstwu skupić się na tzw. core business (czyli swojej głównej działalności). Powszechnie uważa się, że proces Procure to Pay jest domeną outsourcingu, do którego zalicza się wyżej wspomniane już shared service centres.
Proces Procure to Pay posiada bardzo wiele zalet – to przede wszystkim standaryzacja i automatyzacja, która pozwala organizacjom szybko i efektywnie monitorować obsługę procesów zakupowych. Dzięki P2P każda korporacja może uniknąć wystąpienia następujących obszarów ryzyka:
- braku integracji i współpracy z działem sprzedażowym i dostawcami;
- błędów związanych ze składaniem zamówień w procesie zakupowo-przetargowym;
- zbyt długim okresem płatności.
Warto również podkreślić, że rozwój metodologii P2P/PtP nastąpił w wyniku rozwoju Internetu oraz powstaniu systemów modułowych enterprise resource planning (w skrócie ERP), z których korzysta każda firma, chcąca sprawnie zarządzać obiegiem informacji pomiędzy pracownikami poszczególnych działów.
Procure to Pay jest częścią większego procesu, nazywanego End to End Process.
Czym zajmuje się dział Procure to Pay – zakres obowiązków
Dział Procure to Pay odpowiada za szeroki zakres procesów zakupowych i związanych z tym aspektów podatkowych. Są to m.in.:
- wielokanałowe odbieranie faktur zakupu;
- wstępna obróbka faktur i ich obiegu;
- zarządzanie płatnościami;
- obsługa podstawowych danych dostawców;
- archiwizowanie dokumentów P2P/PtP;
- obsługa autoryzacji;
- kontrola płatności.
Sercem procesu P2P/PtP jest dział zobowiązań (Accounts Payable), który zajmuje się weryfikacją i księgowaniem faktur od dostawców za zakup towarów i usług w korespondencji z zamówieniami (tzw. purchase order invoices, w skrócie PO, czyli faktury, które wymagają dokumentu sprzedażowego) lub bez zamówień (non purchase order invoices, w skrócie non PO).
Dodatkowo, pracownicy zajmujący się procesem Procure to Pay odpowiedzialni są za obszar podatkowy, jak VAT, CIT oraz podatek od środków transportowych; refakturowanie kosztów i rozliczanie pracowniczych delegacji służbowych.
Perspektywy rozwoju w dziale Procure to Pay – stanowiska w P2P/PtP
Karierę w dziale Procure to Pay rozpoczyna się na stanowisku młodszego specjalisty ds. księgowości w dziale zobowiązań lub krócej – młodszego księgowego (AP Junior Accountant). Czasem takie stanowisko określa się mianem eksperta w zakresie Procure to Pay (Process Expert Purchase to Pay). Wśród zakresu obowiązków młodszego księgowego w dziale P2P/PtP wymienia się:
- przygotowywanie przelewów bankowych;
- rozliczanie kont księgowych;
- monitorowanie płatności i faktur zgodnie z polityką wewnętrzną firmy;
- przygotowanie raportów dla audytu;
- przygotowanie rozliczeń dla procesu zamknięcia miesiąca;
- przygotowanie i aktualizowanie listy dostawców;
- analiza faktur i zapewnienie dokładności zamówień;
- monitoring duplikatów faktur, wykonywanie regularnego księgowania i wykrywanie rozbieżności;
- sprawowanie kontroli nad procesem księgowania wydatków pracowniczych;
- optymalizacja usług i koordynacja kosztów z departamentem finansowym.
Osoby, które chciałyby rozpocząć pracę na stanowisku Junior Accountant w departamencie P2P/PtP, powinny posiadać wykształcenie ekonomiczne (finanse i rachunkowość), znać biegle język angielski i drugi język obcy (np. niemiecki, czeski, fiński, szwedzki, francuski) oraz w stopniu biegłym znać obsługę programu MS Excel. Osoba, która w trakcie pracy na stanowisku księgowego, będzie potrafiła zarządzać zespołem, może objąć stanowisko P2P/PtP Team Leadera, który pełni funkcję administracyjną, nadzorując zespół księgowych i raportuje do P2P/PtP managera lub do dyrektora działu P2P/PtP (Chief Procurement Officer).
Poruszane tematy:
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.