O2C (OtC)

Order to Cash to ,obok Record to Report (R2R/R2R) oraz Procure to Pay (P2P/PtP), jeden z najważniejszych procesów mających na celu efektywne zarządzanie całym obszarem finansowo-księgowym w nowoczesnej organizacji. Podobnie jak w przypadku R2R/RtR czy P2P/PtP obsługą tego procesu zajmują się wysoko wyspecjalizowane w procesach finansowych firmy outsourcingowe lub wydzielone wewnątrz danej organizacji centra usług wspólnych, które odpowiadają za finanse i księgowość spółki matki. W terminologii SSC/BPO określa się je terminem Financial Shared Service Centres (FSSC). Wydzielenie wyspecjalizowanej komórki wewnątrz organizacji, zajmującej się takimi obszarami, jak fakturowanie, należności czy zakupy pozwala firmie skupić się na głównej gałęzi biznesu, tzw. core business.

 

Proces Order to Cash posiada bardzo wiele zalet – to przede wszystkim standaryzacja i automatyzacja, usprawnienia procesów logistycznych zachodzących w łańcuchach dostaw – od zamówienia do zapłaty, przy wyeliminowaniu tradycyjnych dokumentów papierowych. O2C/OtC pozwala każdej firmie uniknąć wielu błędów związanych ze złym obiegiem informacji:

• utraty lub zagubienia zamówień klientów;
• marnowania drogocennego czasu na ręczne porządkowanie i wypełnianie zamówień;
• spowolnienia procesu wystawiania faktur, czego powodem jest opóźnienie tzw. cash flow, czyli przepływu pieniędzy w relacji business to business (B2B).

Warto również podkreślić, że rozwój metodologii O2C nastąpił w wyniku rozwoju Internetu oraz powstaniu systemów modułowych enterprise resource planning (w skrócie ERP), z których korzysta każda firma, chcąca sprawnie zarządzać obiegiem informacji pomiędzy pracownikami poszczególnych działów.

 

Order to Cash jest częścią większego procesu nazywanego End to End Process.

Jak sama nazwa wskazuje, dział Order to Cash zajmuje się całym procesem od złożenia zamówienia przez klienta po płatności za produkt lub usługę, czyli:

• zarządzaniem zamówieniami wraz z oceną kredytową, przyjmowanie zamówień, wprowadzanie danych i logistykę;
• usługami fakturowania, w tym dopasowywanie danych na fakturach, wystawianie i rozsyłanie faktur;
• zarządzaniem monitami, w tym rozstrzyganie sporów, monity i wezwania do płatności;
• windykacją należności zarówno polubowną, jak i sądową;
• alokowaniem płatności.

Order to Cash powstał w wyniku konsolidacji dwóch pomniejszych procesów: Order to Invoice (O2I/OtI) oraz Invoice to Cash (I2C/ItC).  

 

Sercem procesu O2C/OtC jest dział należności (Accounts Receivable), który zajmuje się prowadzeniem rozrachunków dla kontrahentów firmy, kontrolą należności, uzgadnianiem sald, wyjaśnianiem reklamacji z kontrahentami oraz działami kontrolingu i administracji sprzedaży.

Pracę w obszarze Order to Cash rozpoczyna się na stanowisku młodszego specjalisty ds. księgowości w dziale należności lub krócej – młodszego księgowego (AR Junior Accountant). Wśród zakresu obowiązków młodszego księgowego w dziale O2C/OtC wymienia się:

• sprawdzanie dokumentów księgowych;
• księgowanie;
• rozpatrywanie i analiza zapytań rachunkowo-finansowych;
• uzupełnianie danych w systemie ERP, np. SAP.

Osoby, które chciałyby rozpocząć pracę na stanowisku Junior Accountant w departamencie O2C/OtC, powinny posiadać wykształcenie ekonomiczne (finanse i rachunkowość), znać biegle język angielski i drugi język obcy (np. niemiecki, czeski, fiński, szwedzki, francuski) oraz w stopniu biegłym znać obsługę programu MS Excel. Ponieważ na tym stanowisku ogromne znaczenie ma kontakt z klientem, niebagatelną rolę ogrywają kompetencje miękkie, czyli umiejętność prowadzenia rozmów z wymagającym odbiorcą, jakim jest każdy kontrahent firmy, oraz umiejętność negocjacji w przypadku ściągania należności.

 

Średnio po 2 lub 3 latach młody pracownik awansuje na stanowisko starszego specjalisty w dziale O2C/OtC, którego zakres obowiązków obejmuje obszar tzw. transition, czyli m.in.:

• księgowanie wpływów od klienta
• księgowanie wyciągów bankowych
• sprawdzanie rozrachunków z klientami, wyjaśnianie różnic
• aktualizację danych bankowych klientów w systemie
• bieżącą analizę spływu należności
• poprawę wskaźników rotacji należności
• weryfikację standingu finansowego klientów

Osoba, która w trakcie pracy na stanowisku księgowego, będzie potrafiła zarządzać zespołem, może objąć stanowisko O2C/OtC Team Leadera, który pełni funkcję administracyjną, nadzorując zespół  księgowych i raportuje do O2C/OtC managera lub do dyrektora działu O2C/OtC (Order to Cash Officer).