Źle urządzone biuro się nie opłaca

Aranżacja przestrzeni biurowej jest jednym z ważnych czynników pozwalających na optymalne zarządzanie organizacją. Właściwie zorganizowane biuro wspiera użytkowników w wykonywaniu zadań i jest dopasowane do ich stylu pracy. Natomiast nieodpowiednio urządzona przestrzeń przekłada się na spadek efektywności. Potwierdzają to badania Citrix. Wynika z nich, że nieefektywnie zaprojektowane biuro sprawia, że pracownicy mogą marnować nawet 17 dni roboczych w roku. Prawie miesiąc pracy zajmują nieproduktywne czynności, takie jak szukanie wolnej sali konferencyjnej lub cichego miejsca do pracy sprzyjającego skupieniu. Tymczasem wydaje się, że wielu pracodawców nie przykłada do aranżacji przestrzeni wystarczającej wagi. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Mikomax Smart Office wśród pracowników firm z sektora usług dla biznesu, 65 proc. respondentów uważa, że wygląd i organizacja stanowiska pracy są ważne, ale tylko co piąty ankietowany zgadza się ze stwierdzeniem, że jego obecne biuro wspiera go w efektywnym działaniu. Dla 85 proc. miejsce, w którym przebywają mogłoby lepiej odpowiadać na ich zawodowe potrzeby.

Popularny w wielu biurach open space nie zawsze gwarantuje optymalne warunki do pracy. Jego zaletą jest z pewnością to, że pozwala na bardzo efektywne wykorzystanie przestrzeni. Jednak ten model nie bierze pod uwagę różnorodnych potrzeb i stylów pracy użytkowników biura. Większość pracowników, aby dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni zarówno do indywidualnej pracy w ciszy, jak i do wymiany myśli i spotkań w mniejszym lub większym gronie – ponieważ obie formy działania wzajemnie się uzupełnią. Dobre i sprzyjające efektywnej pracy biuro to zatem takie, które pozwala pracującym w nim osobom wykonywać różne formy aktywności.

 

Z naszych badań wynika, że zespołową pracę koncepcyjną za ważną uznaje 58 proc. ankietowanych w grupie wiekowej 26–35 lat i 76 proc. respondentów pomiędzy 36. a 45. rokiem życia. Możliwość uczenia się od innych jest wartością dla około 70 proc. badanych. Jednak interakcja pomiędzy pracownikami może przeszkadzać tym użytkownikom biura, którzy w danej chwili potrzebują akurat ciszy i skupienia. Dlatego dobrze jest pomyśleć o mniej lub bardziej formalnych strefach spotkań, czy też wydzielonych miejscach dedykowanych rozmowom telefonicznym. Jest to odpowiedź na różne potrzeby pracowników przy jednoczesnej dbałości o komfort wszystkich.

Planując nowe biuro warto też zastanowić się w jakim modelu pracują członkowie naszego zespołu. Być może część z nich w niektóre dni tygodnia pracuje zdalnie albo znaczną część czasu spędza w podróżach służbowych. Z badań jednoznacznie wynika, że w wielu biurach duża część stanowisk pracy pozostaje niewykorzystana. Na przykład w ankiecie przeprowadzonej przez The International Facility Management Association 60 proc. badanych przyznało, że w ich biurach znajdują się nieużywane przez nikogo miejsca pracy. Stąd coraz popularniejsza staje się idea hot deskingu. Niektóre firmy całkowicie rezygnują z przypisanych konkretnej osobie miejsc pracy. W modelu tym pracownicy nie posiadają z góry przypisanych biurek – codziennie wybierają nowe miejsce, w którym chcą usiąść w zależności np. od rodzaju zadań, które mają do wykonania. Praktyka pokazuje, że tego typu rozwiązanie może wspierać efektywność; ułatwia interakcję nie tylko wewnątrz zespołów, ale także pomiędzy pracownikami różnych działów.

Optymalizacja biura nie musi być czasochłonnym i kosztownym procesem. Obecnie w aranżacji biur odchodzi się od stałych rozwiązań, których zmiana jest nie tylko pracochłonna, ale wymaga również znacznych nakładów finansowych. Efekt optymalizacji przestrzeni biurowej można osiągnąć także dzięki odpowiednio zaprojektowanym meblom. Na przykład biurka ze ściankami działowymi oraz kanapy i fotele z wysokimi oparciami pozwalają wydzielić w open space przestrzeń do pracy zespołowej czy do spotkań. Korzystnym rozwiązaniem jest także wykorzystanie mebli biurowych z miejscem do przechowywania umieszczonym nad biurkiem. Pozwala to zredukować powierzchnię, którą zajmuje jedno stanowisko pracownicze nawet o 2 m kw.

Przed podjęciem decyzji o zmianach ważne jest, aby dokładnie określić cele: jakie są potrzeby pracowników i co chcemy poprzez wdrożenie nowych rozwiązań osiągnąć. W większych organizacjach, zatrudniających powyżej 300 osób, warto wykorzystać do tego celu dedykowane narzędzie badawcze, które pozwoli ocenić efektowność miejsca pracy. Z narzędzi analitycznych pomagających optymalizować powierzchnię biurową coraz częściej korzystają międzynarodowe korporacje. Dla przykładu, badania opinii pracowników przeprowadzony powyższą metodą zleciła jeszcze w 2012 roku firma LinkedIn, początkowo szukając uzasadnienia biznesowego dla rozwoju swoich biur w Londynie. Docelowo badaniem zostały objęte wszystkie siedziby LinkedIn na świecie (31 budynków w 17 krajach). Podobnej ewaluacji zostały poddane biura m.in. firmy KPMG, Merck, BBC, Vodafone czy Volvo. 

Warto pamiętać, że wdrożenie rozwiązań mających na celu optymalizację przestrzeni biurowej to nie koniec procesu. Nawet najlepiej dopasowane do potrzeb organizacji biuro nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli z zastosowanych w nim rozwiązań nie będą korzystać pracownicy, czyli np. strefy do pracy w skupieniu nie będą wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. Dlatego ważne jest wsparcie całego procesu poprzez komunikację wewnętrzną.

Zuzanna Mikołajczyk jest Dyrektorem Marki i Członekiem Zarządu Mikomax Smart Office.

Mikomax Smart Office jest polską, rodzinną firmą z ponad 22-letnim doświadczeniem w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych. Posiada 16 salonów w Polsce i 15 partnerów za granicą. Ma ok. 250 współpracowników w centrali i salonach.