Strefa Klienta
Tax compliance – definicja i znaczenie
Redakcja: Jak wytłumaczyć, na czym polega tax compliance?
Katarzyna Judkowiak, doradca podatkowy, Partner w Rödl & Partner: Tax compliance to prawidłowe (zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami podatkowymi) wypełnianie obowiązków podatkowych nałożonych na podatników. Do takich zadań należy m.in. sporządzanie deklaracji, raportów, sprawozdań i informacji, do których zobowiązana jest jednostka, a także wdrażanie procedur, standardów i procesów mających na celu zagwarantowanie dochowania należytej staranności, a co za tym idzie – długofalowego bezpieczeństwa podatkowego. Tax compliance może dotyczyć wszystkich podatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, a także innych opłat i zobowiązań publicznoprawnych.
Dlaczego tax compliance jest tak ważne w obecnych czasach?
Prawo podatkowe jest tą gałęzią prawa, która zmienia się szybko i dynamicznie. Częste zmiany i nowelizacje przepisów wynikają z jednej strony ze zmieniającej się rzeczywistości i otoczenia gospodarczego, a co za tym idzie chęci dopasowania się przez ustawodawcę do zmieniających się warunków, w tym coraz powszechniejszej cyfryzacji i automatyzacji, a z drugiej – z konieczności ograniczenia luk podatkowych, różnego rodzaju wyłudzeń i możliwości obejścia prawa poprzez nakładanie coraz to nowych obowiązków sprawozdawczych, ale także kar i sankcji za ich niewypełnianie. Do tego dochodzi jeszcze globalizacja i prowadzenie działalności w środowisku międzynarodowym, co z jednej strony może sprzyjać obchodzeniu prawa, tj. takiemu wykorzystaniu dostępnych mechanizmów, dzięki którym podmioty unikają (jakiegokolwiek) opodatkowania, z drugiej strony ma je chronić przed podwójnym opodatkowaniem.
W konsekwencji na znaczeniu zyskuje bycie na bieżąco ze wszystkimi skomplikowanymi zmianami oraz prawidłowe wypełnianie obowiązków wymaganych przepisami prawa lokalnego i międzynarodowego. Dotyczy to także przedsiębiorstw międzynarodowych, które w ramach grupy decydują się na jeden system finansowo-księgowy, który często nie jest dopasowany do wymogów lokalnych, i powierzają księgowość jednemu centralnemu działowi zlokalizowanemu za granicami Polski. W takim przypadku wypełnianie przez zagranicznych pracowników obowiązków sprawozdawczych wynikających z jurysdykcji innych państw jest tym bardziej utrudnione.
Jakie zmiany w prawie wymagają najwięcej zaangażowania z Państwa strony?
Dużo uwagi wymagają przede wszystkim te zmiany, które są rewolucyjne i wielopłaszczyznowe. Do takich na pewno należy wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF) i faktur ustrukturyzowanych, przy czym wiele podmiotów do tego tematu jeszcze nie podeszło z uwagi na fakt, że obowiązek ten wejdzie w życie najwcześniej 1 kwietnia 2023 r.
Spoglądając na wcześniejsze lata, na pewno wyzwaniem były takie zmiany jak: wprowadzenie SAF-T – najpierw w postaci JPK_VAT, a potem JPK_V7M, JPK przygotowywane na żądanie organów podatkowych, GTU, „biała lista”, split payment, podział przychodów podatkowych na przychody z zysków kapitałowych i z pozostałej działalności, podatek od przychodów z nieruchomości. Wszystkie te zmiany powodowały, że należało się przyglądać aktualnym systemom tax compliance i dopasowywać je do nowych wymogów prawa.
Jakie zalety daje wdrożenie tax compliance?
Efektywny system zgodności w obszarze podatkowym zapewnia bezpieczeństwo podatkowe minimalizując ryzyka z tym związane dla firm oraz osób nimi zarządzających, chroniąc je przed karami finansowymi i niefinansowymi. Dodatkowo służy prewencji, pozwala na bieżąco kontrolować wszelkie procesy zachodzące w firmie i reagować na ewentualne nieprawidłowości, a następnie, dzięki zastosowaniu odpowiednich środków zapobiegawczych, zmniejsza ryzyka.
Istotnym elementem jest również zapewnienie uniknięcia popełnienia analogicznego błędu w przyszłości oraz stały nadzór nad funkcjonującym systemem, a także zmieniającymi się przepisami podatkowymi. Dzięki wdrożonym mechanizmom i procedurom firmy są w stanie być na bieżąco mimo, zmieniających się dynamicznie ram prawnych.
Dodatkowym bardzo ważnym aspektem, jaki cały czas zyskuje na znaczeniu, który dotyczy dużych przedsiębiorstw, jest przewidziana przepisami Ordynacji podatkowej możliwość zawarcia z Krajową Administracją Skarbową tzw. Umowy o współdziałanie w zakresie podatkowym. Umowa ta daje szereg przywilejów, jak m.in. nienaliczanie (względnie obniżenie) odsetek za zwłokę, wyłączenie obowiązku raportowania schematów podatkowych (MDR), z wyjątkiem schematów transgranicznych, priorytetowe zwroty podatku. Jednym z warunków do spełnienia jest zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej posiadanie „skutecznego i adekwatnego zbioru zidentyfikowanych i opisanych procesów oraz procedur dotyczących zarządzania wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i zapewniających ich prawidłowe wykonanie (ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego)”. Takimi rami może być właśnie system tax compliance, a w zasadzie Tax Compliance Management System (zwany także Tax CMS).
Prawidłowo wdrożony Tax CMS pozwala na zarządzanie ryzykiem podatkowym w spółce, ograniczając odpowiedzialność osób zarządzających i gwarantując bezpieczeństwo podatkowe. Wypełnione są bowiem znamiona dochowania należytej staranności, co istotnie obniża odpowiedzialność karnoskarbową.
Jak stworzyć skuteczny tax compliance? Czy jest na to jedna recepta?
System tax compliance jest złożony, wielowątkowy i zintegrowany z wieloma niefinansowymi działami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie, takimi jak HR, IT, obsługa klientów, dostawców i gospodarka magazynowa. Obejmuje wszystkie strategiczne obszary prowadzonej działalności. Jest on wtedy skuteczny, kiedy zostaje prawidłowo zaimplementowany. Wymaga wnikliwej analizy wszystkich procesów zachodzących w firmie, analizy możliwości systemu finansowo-księgowego, spisania dobrych praktyk stosowanych przez przedsiębiorstwo, wprowadzenia procesów i procedur związanych z audytem i kontrolą wewnętrzną, dotyczących zarządzania wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, a także zapewniających ich prawidłowe wykonanie w zakresie wszystkich obszarów zgodności.
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności i dokonywanych transakcji, cele tax compliance mogą różnić się od siebie, a ich ustalenie na początku ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego procesu. Istotnie jest również określenie kontekstu organizacji, wewnętrznych i zewnętrznych okoliczności, które mogą stwarzać ryzyka w obszarze compliance dla przedsiębiorstwa. System tax compliance musi być oczywiście spisany, a pracownicy odpowiednio przeszkoleni. Same procedury należy dostosować do wymogów konkretnej organizacji, a zatem system tax compliance jest szyty na miarę. Nie ma tu uniwersalnego podejścia i rozwiązań dobrych dla wszystkich.
Tax compliance wyłonił się z audytu i kontrolingu. Do której z tych branż jest mu dziś bliżej? A może poszedł swoją drogą?
Tax compliance w pewien sposób wspiera i uzupełnia oba te obszary, jest jednak odrębną dziedziną, rozwija się i podąża swoją drogą, kładąc główny nacisk na prawidłowe wypełnianie obowiązków podatkowych. Ogólnie celem compliance jest dostosowanie działalności organizacji do wymogów prawa, w przypadku tax compliance do wymogów prawa podatkowego. Co do zasady audyt stanowi niezależną ocenę danej organizacji, skupia się na zgodności badanego przedsiębiorstwa z określonymi standardami, szeroko pojętymi przepisami prawa, w tym także podatkowego, normami, a także regulacjami wewnętrznymi (politykami, regulaminami) opracowanymi przez daną jednostkę. Pojęcie audytu jest zatem dużo szersze. Oczywiście jednym z obszarów audytu są podatki, niemniej jednak są one tam traktowane „z lotu ptaka” i w sposób mocno uogólniony. Tax compliance natomiast skupia się na podatkach i jego zadaniem jest permanentne, stałe wypełnianie obowiązków podatkowych.
Audyt, który jest przeprowadzany w firmie z reguły raz do roku, nie wystarcza, aby zagwarantować bezpieczeństwo podatkowe, jakie zapewnia tax compliance realizowane w sposób ciągły. Także kontroling stanowiący system zarządzania przedsiębiorstwem, łączący w sobie zadania planowania – poprzez ustalenie określonych celów – oraz kontroli wewnętrznej – poprzez porównanie ustalonych celów do zrealizowanych zamierzeń – nie może być porównywany z tax compliance. W tax compliance konieczna jest precyzja i zdefiniowanie celów i procedur w sposób zapewniający bezpieczeństwo podatkowe. Konieczne jest także stałe monitorowanie zmian przepisów i podążanie za nimi.
Tax compliance jest teraz już zupełnie samodzielnym obszarem, łączącym elementy audytu i kontrolingu, ale także doradztwa podatkowego i księgowości.
Specjaliści ds. tax compliance posiadają dodatkowo wiedzę biznesową, znajomość otoczenia prawnego oraz specyfikę konkretnej firmy. Połączenie tych wszystkich obszarów ma minimalizować ryzyka związane z działalnością przedsiębiorstwa w sferze podatkowej i prowadzi do bycia tax compliant.
O pracy specjalistów ds. tax compliance
Czym dokładnie zajmują się specjaliści ds. tax compliance? Jaka jest ich rola?
Głównym zadaniem specjalistów ds. tax compliance jest terminowe sporządzanie i składanie w imieniu przedsiębiorstwa wszelkich deklaracji i informacji podatkowych, miesięcznych i rocznych, do sporządzenia których przedsiębiorca jest zobowiązany z mocy prawa, a podstawą których są zapisy księgowe wynikające z systemu finansowo-księgowego prowadzonego przez przedsiębiorcę. Z reguły to przedsiębiorca sam prowadzi swoją księgowość, a specjalista ds. tax compliance na bazie jego zapisów księgowych kalkuluje podatki i inne opłaty, a także sporządza deklaracje i informacje podatkowe, które w imieniu swojego mocodawcy przesyła do właściwego organu, informując przedsiębiorcę o konieczności ewentualnej zapłaty podatku (lub możliwości ubiegania się o zwrot podatku).
Specjaliści ds. tax compliance analizują na bieżąco wszelkie kwestie podatkowe wynikające z podejmowanych przez przedsiębiorców działań w przedsiębiorstwie, oceniają ich skutki podatkowe, minimalizują ryzyka podatkowe, a także ustalają strategię podatkową, biorąc pod uwagę (legalne) możliwości optymalizacji podatkowej. Poza tym istotnym obszarem ich działań, mających zapewnić bezpieczeństwo podatkowe, jest opracowywanie i wdrażanie wewnętrznych procedur należytej staranności, a także innych procesów i odpowiednich mechanizmów takich jak Tax Compliance Management System, mających na celu ograniczenie ryzyka podatkowego oraz dopasowanie działalności przedsiębiorstwa do zmieniającej się rzeczywistości, w tym także implementację automatyzacji i standaryzacji procesów.
Z uwagi na wszechobecną digitalizację i możliwość automatycznego analizowania danych przez organy podatkowe, konieczność rzetelnego przygotowania deklaracji istotnie zyskuje na znaczeniu. Wzrasta wykrywalność naruszeń podatkowych, a także nakładanie sankcji i kar wynikających z nieprawidłowości. Kwestie podatkowe powinny więc być szczególnie dopilnowanie. Biorąc pod uwagę zmiany w prawie podatkowym i związane z tym zawiłości, kompleksowy, przejrzysty i skuteczny system zarządzania zgodnością w obszarze podatków, można uznać za obowiązkowy nie tylko w dużych firmach. Specjaliści ds. tax compliance to tacy „strażnicy” prawidłowego wypełniania aktualnych obowiązków podatkowych w organizacjach.
Bywają sytuacje, że organizacje bagatelizują tax compliance, usprawiedliwiając się tym, że firma podlega przeglądom podatkowym organizowanym przez podmioty zewnętrzne. Należy wtedy szczerze się zastanowić, czy sporadyczne audyty na pewno są wystarczające, aby móc zweryfikować zgodność w obszarze podatkowym? Konsekwencje nieprzykładania odpowiedniej uwagi do tax compliance mogą okazać się bardzo nieprzyjemne w skutkach dla firmy oraz jej wiarygodności czy renomy, a także dla osób zarządzających.
Czym powinien charakteryzować się dobry specjalista ds. tax compliance?
Oprócz wiedzy księgowej i podatkowej, specjalista ds. tax compliance powinien rozumieć biznes, mieć opanowane podstawy ekonomii i prawa. Powinien na bieżąco analizować i dopasowywać rozwiązania stosowane przez firmę w kontekście zmieniającej się rzeczywistości, w tym także dopasowywać się do zmian wynikających z działalności operacyjnej (zmiany łańcuchów dostaw, modeli sprzedaży), ale także zmian prawa podatkowego (m.in. wprowadzanie JPK, raportowania MDR, Krajowy System e-faktur i e-faktur). Praca jako specjalista ds. tax compliance jest na pewno ciekawa i pełna wyzwań, nie ma tu czasu na nudę, a konieczna jest otwarta głowa i szybkie działanie.
Jakie aspekty sprawiają, że praca w tym obszarze jest pełna wyzwań?
W dużych organizacjach ilość tych wyzwań jest naturalnie większa. Firmy, które dynamicznie się rozwijają i systematycznie zwiększają zatrudnienie są szczególnie narażone na występowanie naruszeń w zakresie stosowania przepisów podatkowych. Jak już wskazywałam, wymagana jest tu wiedza nie tylko z zakresu prawa, ale również ekonomii i biznesu, praca ta ma charakter interdyscyplinarny. Konieczne są również wysoko rozwinięte umiejętności miękkie, ponieważ specjaliści ds tax compliance mają kontakt z różnymi pracownikami w organizacji i poza nią. Na jakość i ilość ich pracy w dużym stopniu wpływa świadomość i zaangażowanie innych pracowników firmy.
Dodatkowym wyzwaniem są również przedsiębiorstwa, które są obecne lub przewidują wejście na rynki zagraniczne lub przedsiębiorstwa zagraniczne, które poprzez spółki córki są obecne w Polsce. Wiąże się to z koniecznością dostosowania się do lokalnie obowiązujących przepisów podatkowych lub stosowanie polskiego prawa podatkowego z uwzględnieniem przepisów prawa międzynarodowego mających na celu unikanie podwójnego opodatkowania.
Przyszłość tax compliance
Jaka jest przyszłość obszaru tax compliance?
Tax compliance z pewnością będzie się nadal rozwijał. Ze względu na liczne zmiany legislacyjne, coraz większą odpowiedzialność osób zarządzających, dynamiczne zmiany otoczenia prawnego, cyfryzację i automatyzację procesów, tworzenie mechanizmów eliminowania niepożądanych z perspektywy państwa rozwiązań oraz częstsze kontrole Krajowej Administracji Skarbowej monitorowanie zgodności w obszarze podatkowym będzie istotnie zyskiwać na znaczeniu.
Dziękuję za rozmowę.
Ekspert: Katarzyna Judkowiak
Specjalizuje się w doradztwie podatkowym w zakresie podatku VAT i podatku dochodowego, z uwzględnieniem transakcji międzynarodowych, nadzoruje projekty z zakresu Tax Compliance, Tax Compliance Management System, Due Diligence podatkowego, audytów i przeglądów podatkowych oraz odpowiada za bieżące usługi doradztwa podatkowego dla polskich i zagranicznych przedsiębiorców. Autorka i współautorka licznych publikacji książkowych i artykułów o tematyce podatkowej. W 2021 roku wyróżniona tytułem najlepszego doradcy podatkowego w kategorii „Compliance” w rankingu Rzeczpospolitej, rok później ponownie wskazana w rankingu jako rekomendowany specjalista.
Absolwentka Uniwersytetu Europejskiego Viadrina we Frankfurcie nad Odrą, stypendystka DAAD Uniwersytetu w Montevideo. Doradza w językach: polskim, niemieckim, angielskim i hiszpańskim.
Autor: Karolina Zdunowska
Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. W przeszłości współpracowała z wydawnictwami: Media Regionalne, Ringier Axel Springer i Marquard Media. W Grupie MBE była odpowiedzialna za redakcję tekstów do magazynu „Kariera w Finansach i Bankowości” oraz na stronę KarierawFinansach.pl w latach 2018-2022.
Ⓒ 2008-2024 Grupa MBE sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.