Wpływ zmian w organizacji na pracowników. Czym jest „change fatigue”?

„Change fatigue” – co to znaczy?

Change fatigue to dosłownie „zmęczenie zmianami”. Termin ten oznacza stan psychicznego i fizycznego wyczerpania spowodowanego zmianami w codziennej pracy. Najczęściej do change fatigue dochodzi wtedy, gdy zmiany te są zbyt częste lub wdrażane w zbyt chaotyczny czy też mało zrozumiały sposób. Na cierpienie z powodu tego stanu narażeni są zarówno „zwykli” pracownicy, jak i liderzy.

Modyfikacje dotychczasowego modelu pracy nierzadko łączą się z potrzebą zmiany dotychczasowych nawyków, stanem ciągłej gotowości do nauki, zmęczeniem psychicznym spowodowanym natłokiem nowych informacji, a także niepewnością o swoją pozycję w firmie. Innowacyjność i nowe decyzje biznesowe to bez wątpienia istotny element każdej rozwijającej się organizacji, warto jednak przyjrzeć się temu, jak wpływają one na pracowników.

Przyczyny change fatigue

Jakie sytuacje mogą wywołać u pracowników zmęczenie zmianami? Oto najczęstsze przyczyny change fatigue:

1. Wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych

Choć w ostateczności korzystanie z nowych systemów ma usprawnić codzienne obowiązki, to na początku wymaga to od pracowników o wiele większego zaangażowania intelektualnego niż wcześniej, kiedy wykonywali codzienną pracę w sposób dla nich znany i komfortowy.

2. Zmiany w strukturach firmy

Czyli sytuacje takie jak: zmiany w kierownictwie, reorganizacja struktury, fuzje i przejęcia. Burzy to dotychczasowy porządek zarówno w organizacji, jak i wśród pracowników, szczególnie tych z dłuższym stażem: do tej pory wiedzieli, kto jest kim w firmie, do kogo zwracać się z poszczególnymi problemami, z kim lubią, a z kim nie lubią pracować. Duże zmiany w strukturze organizacyjnej przypominają zmianę pracy – wymagają ciągłej obserwacji otoczenia i szybkiego przyswojenia wielu nowych informacji.

3. Zmiany w polityce firmy

Obecnie u wielu pracowników duży stres wywołują decyzje ich firm odnośnie modelu pracy, na przykład zmiana z modelu zdalnego na hybrydowy lub z hybrydowego na stacjonarny. Czynnikami powodującymi change fatigue mogą być także zmiany w benefitach pozapłacowych czy nowe zasady dotyczące kultury pracy, takie jak dress code czy wprowadzenie większej ilości spotkań. Te kwestie uderzają w pracowników najmocniej, gdyż nie tylko zmuszają ich do nauki i przystosowania się do nowej rzeczywistości w miejscu pracy, ale także ograniczają ich osobisty komfort (na przykład mniej wolnego czasu przez dojazdy do biura).

Czytaj: Wellbeing – w jaki sposób firmy dbają o pracowników?

Zmęczenie zmianami u pracowników – jak je rozpoznać?

Dobrą praktyką byłoby założyć, że każda zmiana to dla naszego personelu wyzwanie, a potem działać zgodnie z zasadami pomagającymi ograniczyć change fatigue, o których piszemy niżej. W praktyce jednak niekoniecznie zawsze będzie to możliwe – przez natłok własnych obowiązków możemy o tym po prostu zapomnieć, być może też pracownicy już teraz cierpią przez modyfikacje wprowadzone wcześniej.

Szczery feedback wobec przełożonego to niestety wciąż rzadka umiejętność, ponadto pracownik może nie chcieć się „skarżyć”, aby nie zostać odebranym jako leniwy, niekompetentny czy sprawiający problemy.

Jakie są więc sygnały niewerbalne, które mogą świadczyć o przeżywaniu change fatigue?

• zmniejszona produktywność;
• apatia, obojętność wobec wykonywanej pracy;
• cyniczne lub negatywne podejście do wprowadzanych nowości;
• zostawanie „w tyle”, nieterminowość w codziennych obowiązkach, choć wcześniej nie sprawiało to pracownikowi problemu.

Ważnym sygnałem, ze na change fatigue może cierpieć więcej niż jeden pracownik, jest duża rotacja w firmie, szczególnie jeśli była ona poprzedzona dużymi zmianami.

Jak przeciwdziałać change fatigue – 5 skutecznych sposobów

Nie ma wątpliwości, że zmęczenie zmianami to poważny problem, który wpływa na dobrostan pracowników, ich jakość pracy oraz morale w firmie. Alternatywą nie jest jednak brak zmian, a skuteczne nimi zarządzanie. Oto sposoby, które pomogą na lepszą adaptację pracowników z nowościami w organizacji.

1. Cierpliwość i empatia

Mówi się, że aby odbiorca zapamiętał nasz przekaz, należy powtórzyć ten sam komunikat od 2 do aż 7 razy. Dlatego nie powinno się oczekiwać od pracownika, że zapamięta wszystkie nowe wytyczne od razu. Wielokrotne tłumaczenie tych samych rzeczy może być uciążliwe, jest jednak konieczne, tak jak to, aby robić to cierpliwie. Wówczas podwładny nie tylko lepiej przyswoi informacje, ale przez życzliwe nastawienie odczuje mniejszą presję (co zmniejszy change fatigue) i bardziej swobodnie będzie zadawał pytania w przyszłości, co usprawni pracę i komunikację.

Ważne jest również okazanie pracownikom wsparcia na różnych etapach wdrażania innowacji, na przykład dowiadywanie się, jak sobie radzą i czy potrzebują pomocy lub dodatkowych informacji.

Czytaj: Chcesz osiągnąć sukces biznesowy? Zadbaj o swoich pracowników

2. Zaangażowanie i określenie celu

Pracownicy powinni wiedzieć, z jakiego powodu wprowadza się zmiany. Slogany w stylu „zmieniamy się na lepsze” czy „idziemy z biegiem czasu” to za mało, potrzebne są konkrety. Jeżeli pracownik wie tylko tyle, że pracuje ciężej niż do tej pory i wraca do domu bardziej zmęczony, pojawia się w nim naturalne uczucie buntu i niechęci do swoich obowiązków lub do miejsca pracy.

Postaraj się poinformować swoich podwładnych:

• Czym spowodowane są zmiany;
• W jaki sposób ulepszą one funkcjonowanie firmy;
• W jaki sposób w przyszłości ulepszą pracę na ich stanowiskach;
• Jaką wartość niesie ich rola w tym procesie;
• Jaki jest harmonogram wprowadzania zmian.

Niezwykle ważna będzie też priorytetyzacja, czyli co trzeba będzie przyswoić już teraz, a co czeka nas w przyszłości. Na tyle, ile to możliwe, warto starać się angażować pracowników w procesy: słuchać ich pomysłów, przypisywać i modyfikować nowe obowiązki na podstawie ich możliwości i zainteresowań.

3. Komunikacja i feedback

Zmiany w organizacji to dynamiczny proces, który można modyfikować i ulepszać, tak, aby był on jak najbardziej dogodny dla wszystkich. Szczera komunikacja z pracownikami to najlepszy sposób na monitorowanie ich samopoczucia, dlatego warto otworzyć się na konstruktywną krytykę z ich strony, na przykład poprzez anonimowe ankiety. Możemy do woli zastanawiać się, jak się czują i czego potrzebują nasi podwładni, ale ostatecznie nikt nie wie tego lepiej niż oni sami.

Informacje zwrotne dotyczące przeprowadzania zmian w firmie warto zbierać zarówno w trakcie, jak i po skończonym procesie – jako podsumowanie, które może dać nam sugestie na przyszłość.

 

Źródła:

[1] NeuroLeadership, Change Is Inevitable – But Change Fatigue Doesn’t Have To Be