Szkolenia online – blaski, cienie i wyzwania

Nie ma chyba gałęzi gospodarki, w której pandemia „nie namieszała”. Branża szkoleniowa, podobnie jak wiele innych, stanęła przed sporym wyzwaniem. Grafik szkoleń, pieczołowicie ustalony na początku roku 2020, w ciągu zaledwie kilku dni został wywrócony do góry nogami. Sala szkoleniowa, o rezerwację której wcześniej niemal toczyły się bitwy, nagle opustoszała.

Kilkumiesięczna izolacja postawiła trenerski świat przed decyzją: albo siedzieć i czekać na powrót na sale szkoleniowe, narzekając na ciężkie czasy i wspominając przy tym z utęsknieniem, jak to jeszcze niedawno było dobrze, albo zacząć działać i spróbować się odnaleźć w nowej sytuacji.

Szybko okazało się, że czekanie może potrwać jeszcze całkiem długo, a co gorsza, nikt nie znał odpowiedzi na pytanie: długo, czyli ile? Brać trenerska, na tyle, na ile ją znam, to „ludzie czynu”, więc decyzja mogła być tylko jedna: trzeba zakasać rękawy i zmierzyć się z nową rzeczywistością.

I tak oto nawet najzagorzalsi przeciwnicy nauki online przeprosili się z tą formą przekazu i szkolenia przeniosły się do sieci.

Szkolenia online: cienie i blaski

Szkolenia online, jak większość rozwiązań, mają swoje zalety i wady.

Do niezaprzeczalnych plusów zaliczyłabym w pierwszej kolejności te same, które wynikają z pracy zdalnej: oszczędność czasu dojazdu na miejsce szkolenia, zarówno po stronie trenera, jak i uczestników. Jak podkreśla Monika Tomalczyk, trener wewnętrzny w Idea Getin Leasing, pracownicy sieci sprzedaży, którzy wzięli udział w szkoleniach zdalnych, właśnie ten atut wskazali jako najważniejszy. Jako trenerzy oszczędzamy również czas na przygotowanie materiałów – odpada nam pracochłonne rysowanie flipchartów, drukowanie, wycinanie. Jako organizatorzy – czas, który poświęcamy na zorganizowanie szkolenia stacjonarnego: szukanie sali, rezerwację i wybór menu do cateringu, rozplanowanie noclegów, itp. Do tego możliwość prowadzenia i uczestnictwa w szkoleniu z dowolnego miejsca, w którym dobrze się czuję. Szkolenie na plaży, z szumem morza w tle? Czemu nie!

Andrzej Chalecki, trener w Idea Getin Leasing i jednocześnie właściciel własnej firmy szkoleniowej, wskazuje również na dużą elastyczność w planowaniu szkoleń online. Przy braku ograniczenia czasem rezerwacji sali, możemy je zaplanować w niestandardowych godzinach, a jednodniowe szkolenie stacjonarne podzielić na kilka mniejszych modułów realizowanych nawet przez kilka dni. Do plusów szkoleń zdalnych dopisuje także wygodę: „Pracuję u siebie w domu, więc wszystko mam pod ręką. Jeśli czegoś zapomnę, mogę się odwrócić i wziąć to z półki”.

W parze z oszczędnością czasu idzie oszczędność kosztów związanych z dojazdem (po obu stronach) oraz kosztów organizacyjnych: noclegów, cateringu, wynajmu sali.

Skoro czas i pieniądze oszczędza także uczestnik, to może się to przekładać na lepszą frekwencję, szersze grono odbiorców. Jeśli mam jechać na szkolenie pół dnia w jedną stronę, to kilka razy się zastanowię. Jeśli w szkoleniu tej samej jakości mogę uczestniczyć siedząc na kanapie we własnym domu, to czemu nie?

Skoro wszystko wygląda tak wspaniale, gdzie zatem wady tego rozwiązania i dlaczego już dawno temu szkolenia online nie wyparły tych „na żywo”?

Wyzwanie pierwsze: komunikacja rodem z filmu „Avatar”

Szkolenia dla mnie, i chyba dla każdego trenera, to przede wszystkim spotkanie z ludźmi. To praca z uczestnikami w sali i nieformalne rozmowy poza nią, obserwowanie jak postępuje proces grupowy, wzajemne interakcje i emocje. Na szkoleniu online tracimy dużą część tych ważnych elementów. Zbudowanie relacji z uczestnikami czy kluczowej na szkoleniach atmosfery bezpieczeństwa i zaufania, w sytuacji, gdy uczestników widzimy nieraz tylko w postaci inicjałów czy awatarów, jest dla trenera trudne i wymagające, a osiągnięcie takiego poziomu, jak na szkoleniu stacjonarnym – wręcz niemożliwe. W przypadku szkoleń miękkich stwarza to ponadto duże ryzyko powierzchowności omawianych tematów. Gdy w uczestnikach brakuje poczucia bezpieczeństwa, to zmniejsza się ich chęć do aktywnego udziału, poruszania trudniejszych wątków czy dzielenia się swoimi doświadczeniami. Bez kontaktu wzrokowego trenerowi trudno „wyłapać” nastroje uczestników, wyczuć ich odbiór szkolenia, utrzymać uwagę czy rozpoznać właściwie przyjęte w grupie role. Wyzwaniem staje się nawet zapanowanie nad dyscypliną. O ile grupa 12-15 osób w sali szkoleniowej to optymalny standard, o tyle na szkoleniu zdalnym to już sporo ludzi, których ciężko będzie „okiełznać”, zwłaszcza przy akompaniamencie typowych dla pracy z domu rozmaitych dźwięków i hałasów.

Czy można coś z tym zrobić? Monika radzi, aby na szkoleniach zdalnych nie rezygnować z kontraktu i ustalić od samego początku z uczestnikami jasne reguły pracy, zasugerować rozwiązania, które zapobiegną chaosowi, np. mówienie pojedynczo, wyłączenie telefonów, wyciszanie mikrofonu, o ile mówi ktoś inny, itp. A potem konsekwentnie się ich trzymać. Dodatkowo wskazuje, że na swoich szkoleniach zdalnych nie daje uczestnikom chwili wytchnienia: zwraca się po imieniu, wciąga w dyskusje, zadaje pytania i wywołuje do odpowiedzi konkretne, coraz to inne osoby, angażuje wybrane osoby np. w pisanie notatek dla całej grupy.

Andrzej z kolei przypomina o przygotowaniu odpowiedniej przestrzeni do pracy na czas szkolenia po stronie trenera. Skoro nie mamy wielkiego wpływu na to, co się dzieje po stronie uczestnika, zadbajmy przynajmniej o to, co u nas. „Upewnij się, że nikt ci nie będzie przeszkadzał. Zabij drzwi do pokoju gwoździami i zostaw tylko okienko do podawania napojów”.

Ja dodam jeszcze, że szkolenia online nie mogą być za długie. Choćbyśmy nie wiem jak się starali, a uczestnicy byli nie wiem jak wytrwali i zaangażowani, nie utrzymamy ich uwagi przez cały dzień. Lepiej sprawdzi się szkolenie podzielone na 2 godzinne moduły i rozłożone w czasie na kilka dni, niż jednodniowe 8-godzinne szkolenie, nawet z regularnymi przerwami.

Wyzwanie drugie: żeby jakoś(ć) to było

W rozważaniach o wyzwaniach trenera w realizacji szkoleń zdalnych pojawia się jeszcze jedno hasło klucz: jakość. Zapewnienie na szkoleniu zdanym porównywalnego poziomu nauki do tego ze szkolenia stacjonarnego to, obok wspomnianej wcześniej komunikacji, moim zdaniem największe wyzwanie tej formy rozwoju.

Ryzyko „trenera gadającej głowy” jest dużo większe niż w przypadku szkoleń stacjonarnych. „Gadająca głowa” długo uwagi uczestników nie utrzyma. Sztuką jest zatem tak poprowadzić szkolenie, żeby nie było ono „szkoleniem do kotleta” czy wykładem słuchanym jednym uchem przy myciu naczyń.

Zdaniem Tomasza Janika, trenera wewnętrznego w Idea Getin Leasing, aby to osiągnąć trzeba zadbać o różnorodność, wykorzystywać wszelkie możliwe pomoce dostępne online: prezentację, film, białą tablicę wbudowaną w system, grafikę. Nie rezygnować przy tym z aktywizacji uczestników poprzez pracę w parach czy podgrupach, które znamy ze szkoleń stacjonarnych. Wiele dostępnych na rynku narzędzi i programów daje możliwość interakcji nie tylko na linii trener-uczestnik, ale także uczestnik-uczestnik.

Mariusz Bilski, trener, coach i facylitator w Idea Getin Leasing, podkreśla również inną ważną rzecz: szkolenie zdalne trzeba przygotować na nowo, nawet jeśli w sali zrealizowaliśmy je wcześniej sto razy. Szkolenie zdalne wymaga innych ćwiczeń, innej prezentacji, innych materiałów. Nie można w 100% liczyć na to, że jeśli coś świetnie działało na szkoleniu stacjonarnym, to zadziała i na szkoleniu zdalnym.

Podsumowując: jeśli ma być ciekawie, różnorodnie i na wysokim poziomie, nie ma co liczyć na „spontan”. Trzeba się prostu przygotować tak samo solidnie, jak do szkolenia stacjonarnego. Zadbać o sferę merytoryczną szkolenia, jak i kwestie techniczne oraz warsztatowe (sprawdzić sprzęt, połączenie internetowe, światło, dźwięk, nauczyć się dobrze funkcji programu, z którego korzystamy, itd.).

Coś optymistycznego na koniec

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że poprowadzenie szkolenia online może nas przerosnąć. Na szczęście, jak to zwykle bywa z nowościami, nie taki diabeł straszny, jak go malują.

W Idea Getin Leasing szkolimy się w ten sposób od marca br., niemal od początku wprowadzenia ograniczeń w kontaktach bezpośrednich. Zrealizowaliśmy do tej pory ponad 100 szkoleń zdalnych, wśród nich zarówno twarde, jak i miękkie, w których udział wzięło ponad 1000 osób, w tym także nowi pracownicy, w ramach zdalnego powitania w firmie. Równolegle cały czas rozwijamy naszą wewnętrzną bazę szkoleń e-learning.

Najważniejsze to nie bać się podejmować prowadzenia szkoleń zdalnych i dać sobie czas na przyzwyczajenie się do innych warunków. Poprzez praktykę mamy okazję przetestować różne opcje i pomysły, korygować własne błędy, nabrać wprawy i doświadczenia. A przy tym zdobyć nowe umiejętności. Na pewno warto, bo szkolenia online otwierają przed światem trenerskim wiele nowych możliwości i jestem pewna, że zostaną z nami na dobre, nawet jak już wrócimy do sal szkoleniowych.