Siła komunikacji, czyli dlaczego współczesne organizacje potrzebują analizy biznesowej

Jakub Jański: Na czym polega Pani rola w ramach Shell Business Operations?

Magdalena Kotuła: Obecnie pracuję na stanowisku managera zespołu zajmującego się raportowaniem zarządczym dla upstream. W naszej codziennej pracy dostarczamy osobom zarządzającym oraz działom zajmującym się relacjami inwestorskimi i raportowaniem giełdowym ważne z punktu widzenia spółki informacje. Nasze raporty nie opierają się wyłącznie na danych finansowych, choć te są oczywiście podstawą naszej pracy, bazują także na szerokiej wiedzy o biznesie i zrozumieniu tego, co się wydarzyło w analizowanym okresie. Przedstawiamy wyniki całego segmentu wraz z jasnym komentarzem zawierającym analizę głównych wydarzeń i czynników je kszałtujących w danym okresie.

Jak moglibyśmy zdefiniować upstream?

Magdalena: Upstream w przemyśle petrochemicznym (rafineryjnym) rozpoczyna się od momentu poszukiwania złóż i dotyczy szeregu prac geotechnicznych, będących podstawą późniejszej inwestycji w platformy wiertnicze wydobywające ropę. Upstream kończy się wtedy, kiedy surowiec trafia do sieci przemysłowo-dystrybucyjnej.  

Wróćmy do raportowania. Czy Państwa praca ma coś wspólnego z analizą biznesową?

Magdalena: Analiza biznesowa to nieodłączny element naszej pracy. Naszym zadaniem jest zrozumienie i jasne przekazanie najważniejszych czynników wpływających na sytuację finansową w całym segmencie upstream. Aby przekazać informacje na poziomie segmentu, analizujemy dane finansowe poszczególnych jednostek w oparciu o system konsolidacyjny. Analizujemy zarówno liczby, jak również wyjaśnienia zmian przedstawione w postaci komentarzy do poszczególnych pozycji rachunku wyników i rachunku przepływów pieniężnych. Ze względu na wielkośc firmy i różnorodne potrzeby w Shell analiza biznesowa odbywa się wielostopniowo, m.in. na poziomie poszczególnych jednostek, na poziomie dywizji oraz na poziomie całego segmentu. Nasz zespół przeprowadza analizy na poziomie całego segmentu, czerpiąc także informacje z analiz przeprowadzanych przez analityków pracujących dla poszczególnych jednostek i dywizji. Kluczowym celem jest przekazanie jasnej informacji, wybór najistotniejszych faktów, które powinny być wzięte pod uwagę przez osoby zarządzające i jak najrzetelniej przedstawiających wyniki działalności całego segmentu.

Mariusz Capiga: W Shell poszczególne jednostki (kraje) zestawia się w tzw. line of business – tworzą je spółki o podobnym profilu biznesowym, w których pracują specjaliści odpowiadający za prawidłowy przebieg procesu raportowania. Naszym zadaniem natomiast – mówiąc w bardzo dużym skrócie – jest zrozumienie danych finansowych i głównych zdarzeń na nie wpływających. Pracując na danych, głównie finansowych, staramy się prześledzić i zrozumieć działalność danej spółki, co wydarzyło się w danym okresie i jak wpływały na nią czynniki makroekonomiczne. Jasne przekazanie informacji pomaga kierownictwu podjąć trafne decyzje biznesowe. 

Państwa praca posiada zatem charakter globalny. Czy cała komórka zajmująca się analizą i raportowaniem znajduje się w Krakowie w ramach Shell Business Operations?

Magdalena: Jeżeli mówimy o sektorze upstream, to obecnie przenosimy część czynności związanych z raportowaniem zarządczym do Krakowa z Hagi. 

Z jakiego rodzaju informacjami bądź danymi finansowymi mają Państwo do czynienia?

Mariusz: Dane finansowe, z którymi mamy do czynienia, dotyczą wszystkiego, co wiąże się z działalnością analizowanych spółek. Tylko dzięki temu możemy zrozumieć, co wydarzyło się w danym okresie sprawozdawczym. W procesie analizy kierujemy się wskaźnikami efektywności (ang. key performance indicators), takimi jak m.in. produkcja, koszty, amortyzacja, wynik finansowy, przepływy pieniężne, zwłaszcza na poziomie operacyjnym, kapitał obrotowy czy poziom inwestycji. Dodatkowo analiza pokrywa również obszar cen, które spółki osiągają ze sprzedaży ropy naftowej. Praca analityka biznesowego obejmuje zatem obszar analizy finansowej, czyli zrozumienia działalności przedsiębiorstwa oraz przedstawionych w sprawozdaniu finansowym wyników.

Magdalena: Pracujemy przede wszystkim w oparciu o raporty z systemu konsolidacyjnego, które analizujemy i weryfikujemy ich poprawność. Dotyczą one nie tylko danych finansowych, ale również wartości obrazujących produkcję czy sprzedaż dla poszczególnych kategorii produktów. Innym bardzo ważnym źródłem informacji są analizy przeprowadzane na poziomie poszczególnych jednostek czy dywizji. Efekty naszej pracy przekazujemy osobom zarządzającym, często w postaci prezentacji zawierającej zarówno liczby, komentarze, jak i odpowiednią formę graficzną. 

Informacja przekazana w odpowiedni sposób odbiorcom to jeden z najważniejszych wyznaczników dobrej analizy biznesowej. Jak uczą się Państwo właściwie dostosowywać styl komunikacji do odbiorców? 

Mariusz: Trafne zestawienie i interpretacja wyników finansowych są bardzo istotne. Bardzo ważne jest zrozumienie potrzeb odbiorcy oraz jakie informacje będą pomocne w podjęciu decyzji. Część naszej pracy jest wykonywana w oparciu o standardowe analizy, np. porównanie rzeczywiście osiąganych wyników czy ich estymat z planem rocznym. Duża część informacji natomiast to odpowiedź na bieżące potrzeby zarządcze, m.in. w oparciu o bieżącą sytuację makroekonomiczną czy zmiany zachodzące na rynku oraz w spółce. Odbiorcami naszych analiz są osoby zarządzające najwyższego szczebla; dostarczenie im dobrej jakości analizy jest zatem naszym priorytetem. Styl komunikacji jest w dużej mierze uzależniony od tego, czemu ma służyć dana analiza. Kluczem jest zrozumienie potrzeb odbiorcy. Czasem wiemy, iż przygotowana analiza ma być w formie tabelarycznej czy w formie graficznej, zazwyczaj jednak to my jesteśmy odpowiedzialni za przedstawienie propozycji i to naszym zadaniem jest, aby dobrać najbardziej odpowiednią formę i przedstawić dane w sposób czytelny i klarowny.

Jakich kompetencji wymaga się w ramach business performance reporting?

Magdalena: Ogromne znaczenie w naszej profesji mają z pewnością kompetencje analityczne, logiczne myślenie i umiejętność wyciągania właściwych wniosków na podstawie skomplikowanych zbiorów danych. Specjaliści związani z raportowaniem powinni również posiadać wysoko rozwinięte kompetencje komunikacyjne, aby w jasny i przejrzysty sposób móc przekazać swoje spostrzeżenia odbiorcom. W Shell wymagana jest także bardzo dobra znajomość języka angielskiego.

Mariusz: Do tego zestawu cech, o których wspomniała Magda, dodałbym jeszcze wrażliwość kulturową oraz umiejętność zarządzania czasem. Pracujemy często pod presją czasu, a naszym obowiązkiem jest dostarczenie wartościowych informacji w wyznaczonym terminie. To ogromne wyzwanie, które bardzo doceniam.

Z jakich narzędzi korzysta Państwa zespół?

Magdalena: Cały system raportowania zarówno finansowego, jak i zarządczego działa w oparciu o jeden system konsolidacyjny (Report One). Dodatkowo, ze względu na charakter naszej pracy, korzystamy z różnych oprogramowań wspomagających naszą pracę np. Spotfire. Poza tym oczywiście podstawowymi narzędziami są Excel i PowerPoint.

Państwa praca ma wiele wspólnego z business intelligence. Na czym tak naprawdę polega inteligentne przetwarzanie danych finansowych na informację biznesową?

Mariusz: Nasze zadanie nie polega na opatrzeniu danych finansowych ogólnym komentarzem. Nie takich informacji oczekują od nas dyrektorzy Shell. Osoby zarządzające potrzebują o wiele bardziej szczegółowych danych, wskazania zależności zachodzących pomiędzy decyzjami zarządczymi a wynikami danej spółki. Ważne jest również uwzględnienie trendów rynkowych w takich prezentacjach. Całość trafnie zestawiona pozwala dość precyzyjnie zrozumieć działalność i ocenić podjęte wcześniej decyzje. 

Czy obszar raportowania i analizy biznesowej można uznać za przyszłościową branżę? 

Magdalena: Oczekiwania biznesu odnośnie roli finansów zmieniają się wraz ze zmianami rynkowymi. Jednym z czynników jest postępująca automatyzacja procesów księgowych, która przyczynia się do tego, że coraz większego znaczenia nabiera właśnie analityczna rola finansów. Analiza biznesowa ma na celu wspomagać procesy decyzyjne, a także oceniać rezultaty decyzji zarządczych podjętych wcześniej. W obecnych trudnych dla sektora warunkach makroekonomicznych, przy spadających cenach ropy naftowej, inwestorzy jeszcze bardziej niż zwykle oczekują od zarządów spółek podejmowania trafnych decyzji. Przedstawienie jasnych i rzetelnych danych z właściwymi wnioskami istotnie wspomaga proces decyzyjny. Reasumując, studenci i młodzi specjaliści, którzy chcieliby w przyszłości związać się z sektorem finansowym, powinni pomyśleć właśnie o ścieżce analitycznej.

Czy, aby związać się z obszarem analizy biznesowej, należy wcześniej zdobyć doświadczenie na stanowisku analityka finansowego?

Mariusz: Doświadczenie finansowe ma ogromne znaczenie w naszej branży, dlatego bardzo często analitycy z działów raportowania finansowego przechodzą właśnie do działów zajmujących się analizą biznesową. Oczywiście prowadzimy również zewnętrzne rekrutacje, ale ze względu na profil działalności naszego pracodawcy, znajomość biznesu Shell bardzo ułatwia pracę analitykom. W tej branży odnajdą się również osoby, które pracowały wcześniej w firmach audytorskich, ponieważ potrafią spojrzeć na całą spółkę całościowo.

Jakie przykładowe stanowiska można by wymienić w ramach business performance reportingu?

Magdalena: W ramach zespołu raportowania zarządczego pracują osoby na stanowiskach analityków biznesowych oraz starszych analityków biznesowych. W naszej organizacji mamy także role analityczne na stanowiskach analityków finansowych czy starszych analityków fiansowych. 

Jak kształtowała się Pana ścieżka kariery w Shell Business Operations?

Mariusz: Trafiłem do centrum biznesowego Shell w 2007 roku zaczynając pracę przy pierwszych migracjach działów do Krakowa. Dwa lata później zająłem się raportowaniem kilku spółek w dziale GL Reporting. Następnie, w lutym 2014 roku, trafiłem do centralnego zespołu teamu raportowania zarządczego (BPR), w którym pracuję do dzisiaj.

Dlaczego praca specjalistów z obszaru analizy biznesowej jest ciekawa? Które aspekty Pana pracy przynoszą Panu najwięcej satysfakcji?

Mariusz: Cenię swoją pracę za jej niepowtarzalność, co jest wynikiem zarówno dynamiki w przemyśle petrochemicznym, jak i zmieniających się oczekiwań odbiorców naszych analiz. Cały czas zatem staramy się ją usprawniać i dostosowywać do otoczenia biznesowego. Każdego dnia uczę się wielu nowych rzeczy – przyglądam się, jak funkcjonują poszczególne spółki Shell, a na zbiory danych, nad którymi pracujemy, patrzę z perspektywy globalnej. Analiza biznesowa to zatem fascynująca przygoda dla osób, które świetnie odnajdują się w dynamicznym środowisku pracy.